Виды заголовков дел, используемых в миДе

В МИДе используется 2 вида заголовков: глухие и развернутые.

Глухие используются для документов нулевого раздела ЕКД, сформированных в наряды. Они формируются по номинальному признаку, по этом содержание не раскрывается и заголовок соответствует названию индекса по ЕКД.

На дела, сформированные по предметно-вопросному признаку, составляют развернутые заголовки. В них в виде описательных статей выносятся все вопросы, но не содержание каждого документа, о котором идет речь в переписке.

Дела, сформированные из документов консульского характера ,касающихся отдельных граждан, могут иметь общий заголовок с перечислением фамилий в алфавитном порядке.

Бывают случаи, когда в одном документе идет речь о двух самостоятельных вопросах, тогда оба они выносятся в заголовок.

Если в деле есть большая подборка документов по одному вопросу, в заголовок выносится один вопрос независимо от количества документов в подборке. Вопрос выносится в заголовок кратно, допускаются только общепринятые сокращения.

Если заголовок получился длинным, на обложку выносится название дела по ЕКД с оговоркой «Развернутый заголовок, см внутри дела». В этом случае описательные статьи заголовка перечисляются на отдельном листе, который подшивается в деле перед листом исполнения.

В функциональных подразделениях, работающих по всем странам, заголовки могут быть составлены с перечислением всех стран, о которых идет речь в переписке.

Дела, подготовленные для хранения, складываются в папку. На папку наклеивается поисковый ярлычок. На нем указывается название фонда, название структурного подразделения департамента, за какие годы, номер описи, номер дел, помещенных в эту папку, номер самой папки.

Оформление обложки дела, сдаваемого в архив организации

Обложка содержит следующие реквизиты:

1. Архивный шифр, который содержит № фонда

2. № описи, в которую вписано это дело

3. № самого дела (индекс из номенклатуры)

4. 2 архивных шифра

5. Код госархива и наименование госархива. Только тогда, когда сдается туда.

6. Наименование учреждения полностью

7. Наименование структурного подразделения

8. Дело №

9. № тома

10. Заголовок дела прописными буквами из номенклатуры.

11. Количество листов

12. Крайние даты

13. Срок хранения с указанием статьи, выписывается из номенклатуры.

Сроки сдачи в архив миДа отдельных категорий документов

Подготовкой дел к сдаче в архив занимается зав. канцелярией департамента. Она несет ответственность за полную и своевременную сдачу дел в архив. Отбором документов, подлежащих длительному хранению, временному хранению или уничтожению, занимается ЭК департамента во главе с зав. канцелярией. Руководствуется комиссия инструкцией по делопроизводству и ЕКД.

В архив сдаются документы постоянного и долговременного сроков хранения, законченные делопроизводством в соответствии с ЕКД. Документы до 5 лет вкл. В архив не сдаются. Они учитываются по номенклатуре дел и хранятся в канцелярии своих департаментов. После истечения сроков хранения они уничтожаются в соответствии с актом. Акт – 2 экз. 1 – в ИДД, 2 – подшивается в дело и хранится в канцелярии департамента.

Обязательно в структуре МИДа сдаются в архив различные регистрационные формы (рег. карточки, журналы регистрации, эл. носители)

Сразу же после поступления в структурное подразделение или учреждение (в двухнедельный срок в Москве или с первой диппочтой) направляются на хранение в ИДД с сопроводительным письмом:

1. Подлинники и переводы всех договорных актов, заключенных от имени Российской Федерации и от имени Правительства Российской Федерации, а также от имени МИД России (в том числе путем обмена нотами или письмами).

2. Подлинники документов об установлении дипломатических отношений России с другими странами.

3. Подлинники нот о вступлении в силу международных договоров.

4. Подлинники документов о ратификации и присоединении к международным договорам.

Заверенные копии вышеперечисленных документов направляются в Правовой департамент МИД. В делах структурных подразделений могут оставаться копии.

Документы государственных делегаций на встречах, конференциях, совещаниях, семинарах и т.д. длительного или постоянного срока хранения сдаются в обработанном виде в ИДД МИД в месячный срок после окончания соответствующей встречи.

Сразу после поступления направляются также в ИДД подлинники и официально заверенные копии правовых документов (с переводом на русский язык) по оформлению или переоформлению недвижимого имущества Российской Федерации.

Книги записей актов гражданского состояния, оформленные в загранпредставительствах, направляются первый с подлинниками документов, послуживших основанием для регистрации, по истечении года с сопроводительным письмом направляются в Московский городской архив ЗАГС по адресу: г.Москва, М.Харитоньевский пер., 10; Второй (отрывной) экз. с очередной дипломатической почтой и сопроводительным письмом – в Архивное управление ЗАГСов администрации Московской области по адресу: Москва, Онежская ул., 13.