Оформление результатов экспертизы ценности документов

1. Протокол заседания экспертной комиссии, в нем фиксируются все решения комиссии, о выделении документов к уничтожению или выделении к дальнейшему хранению.

Этими протоколами согласовываются архивные описи и акты о выделении документов к уничтожению.

2. Акт о выделении документов к уничтожению, потерявших свою практическую ценность.

3. Архивные описи. Составляются на документы, передаваемые в архив организации или в госархив. Составляется отдельно по следующим категориям документов:

   1. На документы постоянного срока хранения

   2. Долговременного

   3. По личному составу

   4. На специальных носителях

Пример определения хранения и уничтожения документов:

Например, в 2000 году дело сформировано, но еще год оно будет храниться в структурном подразделении для справочной работы.

В 2001 году определяют срок хранения этого дела по типовому перечню и готовят для дальнейшего хранения. Документы с постоянным и долговременным сроком хранения будут переданы в архив организации, а с временным будут храниться в структурных подразделениях.

Если срок хранения определен 5 лет, то в 2006 году срок хранения истекает полностью, но выделять к уничтожению можно только не ранее 1 января 2007 года. Позже уничтожать можно.

Экспертиза ценности документов на электронных носителях проводит та же комиссия. При этом используется комплекс общих и специальных критериев, таких как:

Значимость и полнота док., его аутентичность, отсутствие дубликатов на бумажной основе. При приеме в архив док. На спец носителях учитываются следующие факторы:

1. ограничения на прием таких документов.

2. Завершенность процесса создания таких документов

3. Стоимость возможного перевода эл.док. в другой формат. Наличие необходимой законодательной базы и наличие сопроводительной документации.

4. затраты на обеспечение сохранности.

Подготовка эл.док. к передаче в архив состоит из следующих этапов:

1. Проверка физического состояния носителей.

2. Запись документа на магнитные носители.

3. Проверка качества записи

4. Описание электронного документа

5. Проставление архивных грифов

6. Подготовка комплекта сопроводительной документации

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

Акты могут составляться ежегодно в крупных учреждениях, они составляются в каждом структурном подразделении. В небольших учреждениях такие каты могут составляться 1 раз в несколько лет в централизованном порядке.

Перед составлением акта ЭК проверяет истечение сроков хранения и полистно просматривает каждое дело и свое решение протоколируют.

Акт составляется на бланке организации, имеет свой номер и дату. Номер указывается порядковый, дата – дата совершения акта. Такие акты утверждаются руководителем организации. Акт составляется на основании либо типового либо ведомственного перечня с указанием сроков хранения. Сведения о документах вписываются в таблицу, которая имеет следующие графы:

1. Номер по порядку – порядковые номера дел, квл. в акт;

2. Заголовок дела – списывается или с обложки дела или из номенклатуры, сверяясь;

3. Дата дела или крайние даты – если дело за 1 год, указывается этот год, если дела переходящие, то указывается несколько лет.

4. Индекс дела по номенклатуре – выписывается из номенклатуры;

5. Количество томов, дел – здесь указывается количество томов, заведенных по одному заголовку.

6. Сроки хранения и номера статей по перечню – из номенклатуры.

7. Примечания – необходимые пояснения.

В конце таблицы подводят итог. Указывается еще количество цифрой и прописью единиц хранения или томов, внесенных в этот акт (по 5 графе) и указывается за какие годы.

Подпись сотрудника, отвечающего за делопроизводство в данном учреждении или структурном подразделении.

Акт должен быть согласован протоколом ЭК (или ЦЭК). Если организация самостоятельно уничтожает документы, то тогда в акте пишут «Документы уничтожены в присутствии ЭК» и вся комиссия, председатель, члены комиссии расписываются.

Если организация сдает документы на уничтожение в пункт вторичной переработки сырья, то составляется продолжение к акту, в котором указывается общее количество документов в томах и их вес, куда они сданы, номер и дата приема – сдаточной накладной. Ставится подпись лица, сдавшего документы и вносятся изменения в учетные документы.

В номенклатуре в графе «Примечание» напротив уничтоженных документов пишут «Уничтожен по акту», номер и дату акта.