Формирование дел в организации

Формирование – это подшивка исполненных документов в дела на основании номенклатуры и систематизации документов внутри дела.

Дело – это совокупность документов по одному вопросу, подшитых в одну папку.

Формирование дел осуществляется с целью систематизации хранения исполненных документов для выполнения справочной работы и дельнейшей подготовки для сдачи в архив. Работа эта выполняется службой делопроизводства в течение календарного года и может осуществляться как централизованным способом, так и децентрализованным.

При формировании дел руководствуются следующими нормативными документами:

1. Основные правила работы архивов организации;

2. инструкция по ведению делопроизводства в организации;

3. Типовой перечень.

При формировании дел пользуются следующими признаками:

1. номинальный (по видам и разновидностям документов);

2. предметно-вопросный (по определенным темам, вопросам, функциям…);

3. корреспондентский (по наименованию корреспондента и физического и юридического);

4. авторский (по авторам и физ. и юр., названиям организаций, фамилиям должностных лиц, которые являются авторами документов);

5. хронологический (по определенным временным периодам, по дате документа, кварталам, годам…);

6. географический (по названию административно-территориальных единиц, в которых находятся корреспонденты);

I. Общие правиле формирования дел

1. формированию подлежат только исполненные и правильно оформленные документы. Если в документе нехватает каких-либо реквизитов (особенно «в дело»), документ возвращается исполнителю на доработку;

2. документы, относящиеся к одному вопросу, подшиваются в одно дело;

3. приложения должны быть подшиты с основным документом. Если приложение не больше 25 листов. Если больше, то его подшивают в отдельную папку, на обложке которой обозначается, к какому документу относятся эти приложения. И в основной папке сделать пометку (см..);

4. в дела формируются документы одного календарного или учебного года. Исключение составляют переходящие дела, судебные, арбитражные;

5. документы с разными сроками хранения нельзя подшивать в одно дело, исключение составляют документы разных сроков хранения, но относящиеся к одному вопросу. В таком случае на папке проставляется максимальный срок хранения одного из документов. Документы отдельных временных периодов (квартальные, годовые) подшиваются в отдельные дела.

6. в дело нельзя подшивать черновые, копийные документы, за исключением тех случаев, когда на них имеются визы резолюции, являющиеся дополнением к основному документу;

II. Правила формирования отдельных видов документов

1. документы с грифом ограничения пользования формируются в отдельные дела и на папках проставляется соответствующий гриф ограничения (ДСП, К);

2. Обращения граждан формируются по алфавиту фамилий заявителей. Ответ на обращение должен быть подшит в одной папке вместе с основным документом;

3. личные дела сотрудников формируются в течение всей трудовой деятельности, а внутри документа систематизация по хронологическому признаку;

4. приказы по основной деятельности подшиваются в одно дело, так как они имеют постоянный срок хранения. Приказы по личному составу формируются отдельно, так как у них долговременных срок хранения. Приказы по административно-хозяйственной деятельности формируются отдельно, так как у них временный срок хранения;

5. приказы внутри дела систематизируются по номерам. Остальные распорядительные документы могут быть подшиты в отдельную папку (если их немного), а если их большое количество, то сначала они распределяются по номинальному признаку, а внутри дела по хронологии;

6. протоколы сначала группируются по тематическому признаку. Внутри каждой группы протоколы подшиваются по номерам. Если есть документы на основании которых готовились совещания и оформлялись протоколы, то они подшиваются вместе с ними. Акты систематизируются по той же схеме;

7. организационные документы (уставы, положения, инструкции) должны быть сформированы в отдельное дело по хронологии.