Особенности оформления номенклатуры дел мид рф

1. Номенклатура дел в МИД РФ составляется на основе Единого классификатора документов (ЕКД). Составляется номенклатура дел ежегодно заведующим канцелярией департамента. Для загранучреждений разработана типовая номенклатура дел.

2. Номенклатура дел в МИД РФ представляет собой перечень дел, учетных форм и стабильное досье, которые могут быть заведены в данном подразделении или загранучреждении с учетом его компетенций.

3. Дела в номенклатуре располагаются в порядке возрастания индексов ЕКД. При этом каждое дело получает свой порядковый номер. Номенклатура должна отражать содержание всех видов документов, которые возникают в процессе деятельности подразделений МИД РФ или загранучреждений.

4. Номенклатуру дел подписывает зав.канцелярией, утверждает руководитель департамента, затем она направляется в ИДД для согласования с руководителем АВПРФ. Согласованный экземпляр возвращается обратно в канцелярию департамента для работы. Загранучреждения посылают для согласования 2 экземпляра номенклатуры, после согласования один возвращается обратно для работы, а другой остается в ИДД и подшивается в дело.

5. В МИД РФ дела формируются по двум основным признакам:

   1. Номинальный (дела состоят и документов одной разновидности, так называемые наряды, независимо от их содержания, например, ноты, записи бесед, обзоры прессы).

   2. Предметно-вопросный (дела состоят из документов разного рода, но относятся к одному или группе вопросов, входящих в один и тот же раздел ЕКД).

6. Номенклатура дел территориального департамента имеет свои особенности: в качестве разделов номенклатуры используются наименование стран, которые располагаются в алфавитной последовательности.

В конце номенклатуры делается итоговая запись, к которой указывается общее количество дел, внесенных в номенклатуру, в том числе количество регистрационных форм и количество дел, не подлежащих сдаче в архив.

Регулирование делопроизводства и архивного дела в мид рф

1. Инструкция по ведению несекретного делопроизводства в учреждениях МИД РФ (ДСП)

Данная инструкция определяет единый порядок ведения несекретного делопроизводства в департаментах центрального аппарата МИД и загранучреждениях. Кроме этого она регулирует вопросы обеспечения правильного комплектования, систематизации и формирования дел при сдаче их на хранение в АВПРФ.

Данная инструкция содержит следующие разделы:

1. общие положения;

2. функции несекретной канцелярии;

3. обеспечение сохранности документов;

4. организация документооборота;

5. составление номенклатуры дел;

6. ведение стабильных досье;

7. подготовка дел к сдаче в архив;

8. порядок работы с документами для служебного пользования.

2. Единый классификатор документов (ЕКД)

ЕКД разработан в целях совершенствования систем делопроизводства и документооборота, хранение, оперативного поиска и подготовки документов к сдаче на архивное хранение в системе МИД РФ.

Правила пользования:

1. ЕКД представляет собой перечень вопросов, по которым в делопроизводстве систематизируются документы, отражающие деятельность МИД РФ: подразделений центрального аппарата (ЦА), представительств МИД РФ на территории РФ и загранучреждений (ЗУ).

2. ЕКД построен по десятичной системе. В нем имеется 10 разделов, определяющих основные категории документов; разделы разбиты на 10 групп; группы в свою очередь могут быть разбиты на 10 подгрупп.

ЕКД содержит следующие графы:

1. Индекс документа – представляет собой цифровое обозначение соответствующего вопроса и составляется следующим образом:

   1. первая цифра – раздел;

   2. вторая – группа;

   3. третья – подгруппа;

   4. четвертая – подподгруппа.

Индексы, не имеющие названия, называются резервными.

1221: 1–политические отношения, 2–военные вопросы, 2–российское военное присутствие, 1– миротворческая деятельность.

2. Заголовок дела – здесь указывается наименование дел в соответствии с индексом ЕКД.

3. Срок хранения документов – указаны сроки хранения документов, относящихся к тому или иному вопросу. Для некоторых документов вместе со сроком хранения проставлены буквы ЭК. Это означает, что документы до их уничтожения должны быть просмотрены полистно ЭК департаментов или загранучреждений. Если будет установлено, что по своему содержанию эти документы сохраняют политическое и научное значение или не потеряли еще практической (справочной) ценности, то ЭК продлевает их срок хранения.

4. Подразделения МИД, которые должны сдавать документы в архив.

В этой графе указано, в составе каких департаментов сдаются документы в архив. Если эта графа не заполнена, то это означает, что данная категория документов в архив не сдается. Документы со сроком хранения до 5 лет, включая, хранятся в канцеляриях департаментов. после истечения сроков их хранения ЭКД решает вопрос либо об уничтожении, либо о продлении сроков хранения.