Виготовлення копій
Копії документів виготовляються і видаються лише з дозволу керівника установи або керівника відповідного структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і приватних нотаріусів).
Вирішуючи питання про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчуючи їхні трудові, житлові та інші права, а також формуючи особові справи працівників, установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про освіту тощо).
Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи про відповідність копії оригіналу. Відмітка «Копія» зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.
Напис про засвідчення документа складається із слова «Згідно», найменування посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту «Підпис».
Приклад |
|||||||||||||||
|
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення.
Приклад |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||
На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими їх погоджено, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповідної установи (негербовою) або її структурного підрозділу (канцелярії). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.