Тема № 4. Сучасні вимоги до оформлення службових документів
Поняття «реквізит», «бланк», «формуляр», їх значення для юридичних документів.
Основні вимоги до складання та оформлення службових документів
реквізити назви юридичних документів.
реквізити датування і індексації.
реквізити оформлення тексту.
реквізити затвердження документів.
реквізити про отримання і виконання.
Реквізити та оформлення ділового документа
Діловий документ має юридичну силу, коли його правова функція доповнюється відповідним складом і розташуванням реквізитів, відповідними зовнішніми ознаками, часовими й територіальними межами та об'єктами його дії.
Реквізит (лат. requisition – потрібне, необхідне) – сукупність обов'язкових даних, без яких документ не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.
Оформлення документа – це проставляння необхідних реквізитів, їх написання й розташування на бланку.
Для уніфікованих форм документів застосовують папір форматів A3 (297х420мм), А4 (210х297мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм).
Діловий документ з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка.
Формуляр-зразок – єдина модель побудови форми документа, що встановлює галузь застосування, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки й основні реквізити.
Для кожного формату (А4 і А5) встановлюються два варіанти розміщення реквізитів: кутовий і поздовжній.
Найменування виду документа. У всіх документах, окрім листів, наводиться назва виду документа, що сприяє швидкому сприйняттю його змісту.
Автор ділового документа – це юридична особа: установа, підприємство, організація
Дата. Документ датується у день його підписання або затвердження (за винятком матеріалів колегіальних органів, що датуються у день проведення колегії). Елементи дати наводяться в одному ряду трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік.
Індекс. Цей реквізит забезпечує оперативний довідково-інформаційний пошук документа, його збереження й контроль виконання. Він містить три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи в номенклатурі підрозділу, третя – порядковий номер по журналу обліку. Наприклад, вхідний номер № 03-12/97.
Місце складання або видання. Цей реквізит містить назву міста або іншого населеного пункту, де створюється розпорядчий, організаційний або колегіальний документ.
Адресат. Документ адресується організації, структурному підрозділу, службовій або приватній особі. Основні елементи реквізиту «адресат» – назва установи, підрозділи, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса.
Гриф затвердження. Затвердження – спосіб посвідчення документа після його підписання, санкціоноване розширення дії документа на певне коло структурних підрозділів, організацій або службових осіб. Елементи грифа затвердження: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, посада особи, що затверджує документ, підпис. Документ має юридичну силу з моменту його затвердження.
Заголовок до тексту. Цей реквізит відображає головну ідею документа. Мета заголовка – прискорення процесу обробки документа й проходження через структурні підрозділи до його реального виконавця.
Заголовок є невід'ємною частиною документа, оформляється на бланку або аркуші паперу формату А4 незалежно від його виду й призначення. Він з максимальною повнотою розкриває зміст документа.
Підпис. Формою виразу законності документа й відповідальності за його зміст є його огляд. Головні способи огляду документів – підпис, затвердження й печатка.
Печатка додається до документів, що вимагають особливого огляду їх автентичності. Вона може бути гербовою або простою.
Відмітка про виконання документа та направлення його до справи. Цей реквізит містить такі дані: коротку довідку про виконання, слова «у справу» і номер справи, до якої буде підшитий документ, дату направлення документа у справу, підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.
БЛАНК це друкована стандартна форма якогось документа з реквізитами, що містять постійну інформацію.
Бланк це аркуш паперу з відбитком на ньому штампу або документ з частково надрукованим типографським або іншим способом текстом, який для остаточного складання документу потребує подальшого заповнення відповідних реквізитів (наприклад, існують бланки паспортів, трудових книжок, документів про освіту та вчені звання, нотаріальних документів).
Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.
Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.
Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів. Він передбачає реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах.
Розрізняють два основних види формулярів — із поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх обробку.
Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.
Бланк — це друкована стандартна форма якогось документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними даними. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Бланки містять трафаретний текст.
Трафаретний текст — це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.
Застосування бланків для складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.
Склад реквізитів документів встановлений п. 4.1 ДСТУ 4163-2003:
01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим;
02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);
03 - зображення нагород;
04 - код організації;
05 - код форми документа;
06 - назва організації вищого рівня;
07 - назва організації;
08 - назва структурного підрозділу організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва виду документа;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний індекс документа;
13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
14 - місце складення або видання документа;
15 - гриф обмеження доступу до документа;
16 - адресат;
17 - гриф затвердження документа;
18 - резолюція;
19 - заголовок до тексту документа;
20 - відмітка про контроль;
21 - текст документа;
22 - відмітка про наявність додатків;
23 - підпис;
24 - гриф погодження документа;
25 - візи документа;
26 - відбиток печатки;
27 - відмітка про засвідчення копії;
28 - прізвище виконавця і номер його телефону;
29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;
31 - відмітка про надійдення документа до організації;
32 - запис про державну реєстрацію.
ХАРАКТЕРИСТИКА РЕКВІЗИТІВ
1 Державний герб – використовують на бланках державних установ і підприємств.
2 Емблема організації (товарний знак) – графічне зображення, яке реєструють відповідним чином. Розташовують зліва від назви установи.
3 Зображення нагород – позначають зліва від назви установи.
4 Код підприємства – надають при реєстрації установи згідно “Класифікатору підприємств і організацій” (ЄДРПОУ), проставляють у правому верхньому куті.
5 Код документа – визначають згідно “Державного класифікатора управлінської документації” (ДКУД), проставляють у правому верхньому куті під кодом підприємства.
6 Назва міністерства або відомства.
7 Назва підприємства, установи, фірми.
Реквізити 6, 7 розташовують у центрі робочого рядка великими літерами.
8 Назва структурного підрозділу – оформлюють малими літерами під назвою службового документа.
9 Довідкові дані – вказують на бланках для службових листів: поштову адресу, телефон, факс, розрахунковий рахунок в банку, адресу електронної пошти.
10 Назва виду документа – цей реквізит присутній на всіх документах крім службового листа. Друкують великими літерами.
11 Дата документа – оформлюють у лівому верхньому куті.
12 Реєстраційний індекс (номер) документа – проставляють на вхідних, вихідних та внутрішніх документах поруч з реквізитом “Дата”.
13 Посилання на індекс і дату вхідного документа – оформлюють на службових листах–відповідях. Проставляють під реквізитами “Дата” та “Номер” документа.
14 Місце укладання документа – позначка населеного пункта, де було створено документ: м.Київ, м.Одеса, с-ще Кучаково, смт Миронівка тощо.
15 Гриф обмеження доступу до документа – проставляють на документах, які містять секретну або конфіденційну інформацію.
Конфіденційно
прим.№ 1
16 Адресат фірми–отримувача – проставляють на службових листах, довідках, доповідних записках, факсах тощо. Складається з таких елементів:
– назва посади
– назва фірми
– назва підрозділу (якщо необхідно)
– ініціали та прізвище посадової особи
– поштова адреса
Приклад 1: Директорові АТ “Граніт”
п.Проценку І.Д.
вул.Шовкуненка, 19
м.Київ, 03043
17 Гриф затвердження – проставляють на планах, інструкціях, актах:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор ЗАТ “Омега”
В.І.Кулик
11.03.2007
18 Резолюція – це стисла письмова вказівка керівника щодо виконання службового документа. Розташовують на вільній верхній площині аркуша. Реквізит складається з таких елементів: прізвище виконавця, зміст доручення, термін виконання, підпис керівника та дата підписання.
Наприклад: Савченку П.В.
Підготувати пропозиції про умови
контракту до 25.04.2007 р.
О в ч а р е н к о
20.04.2007 р.
19 Заголовок до тексту – це стислий виклад змісту документа, який відповідає на запитання “Про що?” або “Чого?”. Розташовують зліва перед текстом документа.
20 Відмітка про контроль – позначають від руки червоним фломастером або спеціальним штампом “КОНТРОЛЬ” на лівому полі на рівні заголовку до тексту на документах, які підлягають контролю за дорученням керівника.
21 Текст – основна частина документа. Головна вимога до складання тексту – стислість, об’єктивність, юридична бездоганність. Тон службового документа повинен бути привітний та нейтральний. Формулювання тексту повинно бути чітким, що не припускає двозначності сприйняття змісту. Текст може складатися з кількох частин:
а) вступна – містить причину або мотиви складання документа;
б) основна – викладають факти, явища або події;
в) заключна – висловлюють висновки, пропозиції, прохання та рекомендації.
Тексти можуть бути оформлені у вигляді анкети, таблиці, на основі шаблона або трафарета. Тексти, які мають великий об’єм інформації, поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти:
1 Розділ
1.1 підрозділ
1.1.1 пункт
1.1.1.1 підпункт
22 Відмітка про наявність додатків – розташовують після тексту документа від лівого поля. Наприклад:
Додаток: на 3 арк. у 2 пр.
23 Підпис – обов'язковий реквізит будь–якого документа, як службового так і особистого. Документ набуває юридичної сили при наявності підпису посадової особи.
Склад реквізиту “Підпис”:
– назва посади особи, яка підписала документ;
– особистий підпис;
- розшифрування підпису (ініціали та прізвище).
24 Гриф “Узгодження” – позначають на документах, які необхідно узгодити з відповідальною посадовою особою або установою вищого рівня. Розташовують від лівого поля після реквізиту “Підпис”:
УЗГОДЖЕНО
Директор МК “Колос”
Ю.С.Максименко
20.01.2007
25 Візи – це внутрішнє узгодження проекту документа посадовою особою для перевірки доцільності або своєчасного складання документа спеціалістом установи. Розташовують нижче реквізиту “Підпис”. На вихідних документах візи ставлять на примірнику документа, який лишається в установі або фірмі.
26 Відбиток печатки – підпис відповідальної особи повинен бути завірений печаткою на документах, які засвідчують права фірми, фіксують факт витрат грошових коштів або матеріальних цінностей. Відбиток печатки проставляють так, щоб він захоплював частину назви посади й підпису посадової особи.
27 Відмітка про завірення копій – у випадку підписання керівником тільки 1–го примірника, решту завіряє службова особа:
Згідно з оригіналом
Інспектор ВК
підпис О.М.Фещенко
21.03.2007
28 Прізвище виконавця і номер його телефону – дуже важливий реквізит для оперативного зв’язку з тим, хто безпосередньо готував документ, для уточнення і розв’язання порушених у документі питань. Визначають від лівого поля нижче реквізитів «Підпис» та «Візи»:
Садовський 440–21–09
або
Садовський Ігор Данилович 440-21-09
29 Відмітка про виконання документа й направлення його у справу – проставляють у лівому нижньому куті аркуша після того, як всі питання щодо виконання даного документа вирішені:
У справу № 01–05
Лист відправлено 24.01.2007
підпис Г.Т.Красовський
25.01.2007
30 Позначка про перенесення даних на машинний носій – при перенесенні документа на ПК у центрі нижнього поля ставлять спеціальну позначку, в якій вказують ім’я файла, місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані.
31 Відмітка про надходження документа – проставляють у правому нижньому куті першого аркуша документа. Складається з таких елементів:
· назва підприємства-одержувача документа;
· реєстраційний індекс;
· дата надходження документа:
АТ “Прометей”
вх.№ 75
11.02.2007
32 Запис про державну реєстрацію – проставляють у правому верхньому куті.
ЗАРЕЄСТРОВАНО
в Міністерстві юстиції України
“16” червня 2007 р.
за № 311/5921
Керівник реєструвального
органу підпис