66

А кадемия управления при Президенте Республики Беларусь с истема открытого образования

И.В. Гваева

А.А. Тепляков

Делопроизводство

Курс лекций

Минск

2005

УДК

ББК

Г

Серия основана в 2001 году

Рекомендовано к изданию Комиссией по приемке и аттестации электронных версий учебных и учебно-методических материалов Академии управления при Президенте Республики Беларусь.

Печатается по решению редакционно-издательского совета Академии управления при Президенте Республики Беларусь.

Гваева, И.И.

Г             Делопроизводство: курс лекций / И.В. Гваева, А.А. Тепляков – Мн.: Акад. упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2005. – 222 с.

ISBN 985-457-481-4

Курс лекций посвящен изучению технологии организации делопроизводства. Он содержит как теоретические сведения, касающиеся делопроизводства и документоведения, так и большое количество практических примеров. Модульность построения материала позволяет освоить материал, начиная с любого раздела. Пособие предназначено для самостоятельной работы слушателей, студентов Академии управления при Президенте Республики Беларусь.

УДК

ББК

ISBN 985-457-481-4		Гваева И.В., Тепляков А.А., 2005
		Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2005

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 7

ТЕМА 1. ПРЕДМЕТ, СОДЕРЖАНИЕ И ЗАДАЧИ КУРСА 11

Контрольные вопросы к теме №1 21

ТЕМА 2. ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ. СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 22

Понятие о документе 22

Функции документов 24

Способы документирования 28

Материальные носители информации 30

Свойства документа 32

Классификация документов по различным признакам 35

Контрольные вопросы к теме №2 38

ТЕМА 3. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 40

Унификация и стандартизация 40

Оформление реквизитов 42

Требования к бланкам документов 59

Требования к изготовлению документов 62

Контрольные вопросы к теме №3 63

ТЕМА 4. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 67

Организационно-распорядительная документация 69

Информационно-справочные документы 79

Документирование деятельности коллегиальных органов 85

Система плановой документации 87

Система отчетной документации 89

Кадровая документация 91

Основные виды документов по личному составу 95

Система бухгалтерской документации 101

Контрольные вопросы к теме №4 102

ТЕМА 5. ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 104

Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне 106

Государственные стандарты на документацию 112

Общегосударственные классификаторы технико-экономической и социальной информации 114

Ведомственные нормативные акты 115

Контрольные вопросы к теме №5 116

ТЕМА 6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 118

Понятие «документооборот» и его развитие 118

Основные правила организации документооборота в организации (учреждении) 119

Схема движения и технология обработки документов 122

Учет объема документооборота 127

Регистрация документов 128

Контроль исполнения документов 133

Контрольные вопросы к теме №6 135

ТЕМА 7. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, МЕТОДИКА ЕЕ СОСТАВЛЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ В ПРАКТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 137

Номенклатура дел 137

Виды номенклатур дел 138

Требования к составлению номенклатуры 140

Заголовки и их составление в номенклатуре дел 141

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 144

Требования к заполнению формы номенклатуры дел 146

Установление сроков хранения дел 149

Контрольные вопросы к теме №7 150

ТЕМА 8. ФОРМИРОВАНИЕ И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ 152

Формирование и оформление дел 152

Организация оперативного хранения дел 155

Контрольные вопросы к теме №8 157

ТЕМА 9. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ДЛЯ ДАЛЬНЕЙШЕГО ХРАНЕНИЯ 158

Экспертиза ценности документов 159

Проведение экспертизы ценности 165

Оформление дел 167

Оформление обложки дела 170

Составление описей 172

Порядок передачи документов на хранение в архив 175

Контрольные вопросы к теме №9 176

ТЕМА 10. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА 178

Организация работы с документами, которые отнесены к государственным секретам 180

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию 183

Права доступа к конфиденциальным документам организации 185

Прием регистрация конфиденциальных документов 186

Печатание, размножение и рассылка документов 187

Группировка исполненных документов в дела 189

Использование документов, дел и изданий, снятие с дел грифа ограничения доступа 191

Контрольные вопросы к теме №10 193