Тема 6. Информационные системы и электронная коммерция

Основные понятия информационных систем

В настоящее время практически любая организация имеет компьютеризированную (автоматизированную) информационную систему. Сложность и уровень функциональности этих систем различается в зависимости от специфики организации (ее целей, стратегии информатизации, возможностей) и отрасли, в которой работает организация. Общий уровень компьютеризации систем управления в организациях в стране зависит от уровня развития, распространения в ней высоких информационных и Интернет-технологий, а также готовности организаций и менеджеров к их использованию. Хотя разница в развитии информационных технологий между различными странами несколько сглаживается за счет внедрения зарубежных разработок, Россия достаточно сильно отстает в этой области. Сегодня далеко не все крупные отечественные организации имеют в своем распоряжении современную информационную систему управления (как по аппаратным, так и по программным составляющим), позволяющую получать дополнительный экономический эффект от ее использования. Соответственно, говорить о более или менее приемлемом уровне компьютеризации малых и средних российских организаций не приходится. Практически единственным исключением здесь являются организации нефтегазового комплекса, а также ВПК.

Любая организация в своей работе нуждается в информации. Информация нужна для анализа проблем и возможностей, приня­тия любых решений, контроля хода производства товаров и услуг и т. д. Любая функциональная зона (маркетинг, персонал, финансы, производство и т. д.) организации, уровень управления также нуж­дается в информации. Для того чтобы получить информацию, необ­ходимую для успешного функционирования организации, требуется собрать данные, передать их на обработку, привести в форму, удоб­ную для дальнейшего использования, а затем передать пользовате­лям полученные результаты по установленной форме. Методы сбора, обработки, передачи данных и информации, в том числе формы ее представления, определяют понятие существующей в организации информационной системы. Дадим несколько определений.

Бизнес-модель – это описание организации как сложной систе­мы с заданной точностью. В рамках бизнес-модели отображаются все объекты (сущности), процессы, правила выполнения операций, существующая стратегия развития, а также критерии оценки эффективности функционирования системы. Форма представления бизнес-модели и уровень ее детализации определяются целями модели­рования и принятой точкой зрения.

Информационная модель – подмножество бизнес-модели, описывающее все существующие (в том числе не формализованные в документальном виде) информационные потоки в организации, правила обработки и алгоритмы маршрутизации всех элементов информационного поля.

Любой информационный процесс – основной элемент комму­никационного процесса в системе управления организацией. Информация – совокупность сведений о внутреннем и внешнем со­стоянии объекта управления, используемых для оценки ситуации и разработки управленческих решений.

Коммуникациями называется обмен информацией, на основе ко­торого менеджер получает данные, необходимые для принятия ре­шения. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.

Существует следующая класси­фикация информации:

• по объекту - показатели качества товара, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства;

• по принадлежности к подсистеме управления — информация по научным исследованиям, управляющей подсистеме, экономике и менеджменту;

• по форме передачи – вербальная (словесная) и невербальная;

• по изменчивости во времени – условно-постоянная и условно-переменная;

• по способу передачи – спутниковая, электронная, телефонная и др.;

• по режиму передачи – в нерегламентированные сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;

• по назначению – экономическая, техническая и др.;

• по стадии жизненного цикла объекта – стадия маркетинга, НИОКР, подготовки производства и утилизации;

• по отношению объекта управления к субъекту – между организацией и внешней средой, между подразделениями внутри организации по горизонтали и вертикали и др.

К качеству информации предъявляют следующие требования:

• своевременность;

• достоверность — процент реальных сведений к общему объему информации;

• достаточность — минимально полный объем информации, позволяющий менеджеру принять обоснованное решение;

• надежность (с определенной степенью риска);

• комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, по стадиям жизненного цикла товара и т. д.);

• адресность;

• правовая корректность;

• многократность использования;

• высокая скорость сбора, обработки и передачи;

• возможность кодирования;

• актуальность.

Массив информации – совокупность однородных данных, харак­теризующих какой-либо объект управления или процесс, рассмат­риваемых как одно целое и упорядоченных определенным образом.

Цель создания массива информации – повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления в соответст­вии с характером решаемых задач.

Информационный массив должен обеспечивать:

• прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее использования;

• полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях;

• оперативный поиск и выдачу информации по запросу;

• предохранение информации от искажения;

• защиту от несанкционированного доступа к информации.

Информационная система (ИС) – это вся инфраструктура орга­низации, задействованная в процессе управления всеми информа­ционно-документальными потоками, включающая в себя следую­щие укрупненные элементы:

• информационную модель, представляющую собой совокупность правил и алгоритмов функционирования ИС. Информационная модель включает в себя все формы документов, структуру справочников и данных и т. д.;

• стратегию развития информационной модели и правила внесения в него изменений;

• кадровые ресурсы (департамент развития, привлекаемые консультанты), прочие специалисты, отвечающие за функционирование ИС;

• набор методов и процедур, реализующих алгоритмы и условия функционирования информационной модели. На современном этапе – это программный комплекс (ПК), конфигурация которого соответствует требованиям информационной модели;

• аппаратно-техническую базу, соответствующую принятым стандартам функционирования;

• регламент работы – инструкции, правила использования и поддержки ИС.

Информационная технология – это совокупность методов и средств, в том числе программно-технических, объединенных в тех­нологическую цепочку, обеспечивающую сбор данных, обработку, хранение, транспортировку (передачу) и отображение информации и первичных данных для снижения трудоемкости процесса исполь­зования информационных ресурсов, снижения возникающих по всей информационной цепочке затрат, а также повышения его на­дежности и оперативности.

Соответственно, информационная система основывается на ин­формационных технологиях, предназначенных для решения задач системы. Здесь следует сделать важное замечание: информационные технологии не тождественны компьютерным, но в настоящее время должны включать их в себя и быть основанными на них. Более того, существует большое число технологий, относящихся к компьютер­ным, которые могут быть применены для решения тех или иных информационных задач. Так, по способу выполнения информаци­онной задачи, рассматриваемые системы делятся на:

• ручные – все операции по сбору, переработке, хранению и передаче данных осуществляются вручную (ручная технология);

• механизированные – частичное использование специальных устройств на различных операциях цепочки ввода, обработки и вывода информации;

• автоматизированные системы – используют ЭВМ на этапах ввода, обработки, хранения и передачи информации конечному пользователю по запросу (компьютерная технология).

Преимущества автоматизированных информационных систем вытекают из преимуществ компьютерных технологий, в том числе:

• многофункциональности, т. е. способности решать разнообразные задачи;

• одноразовости ввода данных и подготовки информации, т.е. единожды введенные данные, сформированные отчеты могут многократно использоваться при решении различных задач без их повторного ввода и обработки;

• независимости процесса сбора и обновления (актуализации) данных от процесса их использования отдельными аппаратно-программными средствами, т. е. новые или скорректиро­ванные данные после их ввода становятся тут же доступными для всех процессов, нуждающихся в них;

• независимости прикладных программ от физической организации данных, т. е. возможности интегрировать в систему ПО различных разработчиков через предоставляемые стандартные интерфейсы представления данных;

• развитых средств лингвистического обеспечения, т. е. возможности работать с данными и информацией на различных языках, в том числе развитие средств автоматического перевода и др.

В СССР автоматизация различных управленческих задач и функций развивалась в рамках автоматизированных систем управле­ния (АСУ). АСУ — это человеко-машинная система, основанная на комплексном использовании экономико-математических методов и технических средств обработки информации для решения задач управления. Такие системы обслуживали одну или более функций управления в рамках функциональных зон организации и могли ох­ватывать несколько уровней управления.

В АСУ обобщались данные, поступавшие из систем регистрации и первичной обработки транзакций, обрабатывались и сводились в отчеты. АСУ того периода обычно отвечали на фиксированные, за­ранее известные вопросы. Эти системы, как правило, не обладали высокой гибкостью и широкими аналитическими возможностями. Современные автоматизированные системы управления значитель­но расширили свои возможности за счет мощного аналитического аппарата и гибкости функционирования в рамках действующей ор­ганизации.