Занятие 13 Рекомендательное письмо как жанр Вопросы для обсуждения:

1. История развития жанра, исторические типы рекомендательных писем.

2. Структура рекомендательных писем, их назначение.

3. Методика подготовки рекомендательных писем.

4. Составьте текст рекомендательного письма, используя следующие методические указания¹:

Примерная структура рекомендательного письма:

1. Заголовок письма, например: рекомендательное письмо для Иванова И.Н.

2. С какого по какое время, и в каком качестве, Вы были полезны рекомендателю.

3. Указание компании, в которой Вы работали, и описание Ваших должностных обязанностей (например: «работал с такого-то по такое-то время в такой-то компании», или «участвовал в таком-то проекте в качестве того-то»).

4. Краткая характеристика (какие Ваши достижения и сильные стороны может отметить рекомендатель).

5. Рекомендательное письмо должно быть на бланке компании, заверено печатью и подписью.

6. Контакты рекомендателя: должность, фамилия, имя, отчество и его контактный телефон

При подготовке письма учтите следующее:

Рекомендательные письма служат для того, чтобы представить дополнительную информацию о соискателе – о том, как он учился, работал, занимался чем-то еще. В нем должна быть представлена общая картина о личностных качествах сотрудника, его опыте, сильных сторонах, потенциале и навыках.

Если вы не знаете, с какой стороны приступить к написанию письма, удобно начать с составления списка ключевых слов и фраз, относящихся к достижениям и качествам сотрудника. Такой список поможет избежать абстрактных фраз и метафорических формулировок. Все, что вам нужно – четко изложить позицию и представить доказательства.

Распределите ключевые слова и фразы по категориям: 1) Профессиональные навыки:

• Обладает ли сотрудник необходимыми для его должности компетенциями?

• Умеет ли он выполнять работу качественно и в срок?

• Насколько хорошо он знает свою профессиональную сферу?

• Умеет ли менеджер быстро и конструктивно принимать решения?

2) Личностные характеристики:

• Как у сотрудника складываются отношения в коллективе?

• Обладает ли он чувством юмора?

• Аналитический ли у него склад ума?

• Насколько человек стрессоустойчив?

• Является ли этот человек лидером?

3) Успехи и достижения

• Продумайте два-три достижения сотрудника за то время, что он работал под вашим руководством.

4) Слабые стороны

• На что человеку следует обратить внимание, чтобы развиваться дальше в своей карьере?

• Умеет ли человек извлекать уроки из своих прошлых ошибок?

5) Потенциал

• Как вы считаете, чего может достичь этот сотрудник?

Структура рекомендательного письма

Письмо, как правило, не превышает в длину одной страницы (5-7 абзацев) и состоит из трех частей: вступления, основной части и заключения.

Вступление Начните с определения того, в каком качестве и в течение какого периода времени вы знаете человека, которому даете рекомендацию. Если человек ваш сотрудник, укажите продолжительность его работы в компании, выполняемые им обязанности и все значительные проекты, которые он разрабатывал или осуществил. Можно добавить пару строк о самой компании и сфере ее деятельности.

В заключительном предложении вступления можно подвести итог и высказать ваше общее мнение о рекомендуемом сотруднике.

Основная часть В основной части вы даете более подробную характеристику человека с точки зрения его профессиональных качеств. Опишите его умение справляться с выполнением определенных задач и перечислите основные достижения. Какие достоинства и недостатки рекомендуемого сотрудника проявляются на работе? Какое впечатление он производит при общении и взаимодействии с другими людьми?

Удобнее всего указать какое-нибудь качество и подтвердить его фактами, рассказав историю, как оно проявляется на практике. Например, вы отмечаете, что у Алексея аналитический склад ума и творческий подход к делу, и рассказываете, как ему удалось придумать способ оптимизировать процедуру доставки товара в вашей компании. Возьмите две-три основные характеристики.

Для создания более четкой картины, дайте характеристику человека с точки зрения его личностных качеств и поведения. Проявил ли он себя как ответственный, вежливый, приветливый человек или как ленивый, несговорчивый, неприветливый, язвительный?

Заключение Упомяните о дальнейших планах сотрудника, и почему вы считаете, что это правильно намеченный путь. Напишите, почему вы рекомендуете этого человека, какой вклад он мог бы сделать в компанию, куда он пойдет работать. Наконец, вы можете указать, насколько вы рекомендуете сотрудника на искомую должность: настоятельно, с некоторыми оговорками, не рекомендуете.

В конце письма представьте свои контактные данные и предложите связаться с вами в случае, если адресат захочет получить дополнительные сведения.

Не забудьте разместить письмо на фирменном бланке компании, поставить печать и подпись

1 При подготовке рекомендаций использовались материалы интернет-ресурсов.