6.7. Особливості регулювання адміністративної діяльності в організації

Виявлені на засадах контролювання проблеми і порушення процесу адміністративної діяльності, а також негативні його результати вимагають здійснення регулювання.

Регулювання – вид управлінської діяльності, спрямований на усунення відхилень, збоїв, недоліків тощо в керованій системі шляхом розроблення і впровадження керуючою системою відповідних заходів.

Регулювання покликане усунути всі недоліки, відхилення, збої, виявлені у процесі контролювання. При цьому регулювальні заходи можуть застосовуватись на всіх попередніх етапах технології менеджменту (планування, організування, мотивування). Для цього вдаються до коригуючих дій, що базуються на виборі таких рішень:

• усунення відхилень;

• перегляд стандартів і критеріїв;

• усунення відхилень з переглядом стандартів і відхилень.

Особливість регулювання полягає в тому, що, на відміну від функцій планування, організування та мотивування, які удосконалюються безпосередньо в керуючій системі організації, регулювання, як і контролювання, вдосконалюється в керуючій та керованій системах. На рис. 6.2 зображено графічну модель процесу регулювання під впливом різних факторів, які потребують змін у плануванні, організуванні, мотивуванні.

У табл. 6.1 охарактеризовано процеси регулювання в організації на конкретних прикладах.

Успішна діяльність підприємства значною мірою залежить від ефективності регулювальних заходів, що покликані усунути недоліки в роботі та запобігти потенційним втратам. Виявлення у процесі контролювання недоліків, відхилень, збоїв є необхідною, але не достатньою умовою стабілізації діяльності підприємства. Адже без розроблення дієвих заходів щодо їх усунення та прийняття відповідних управлінських рішень ситуація в організації не може поліпшитись.

Таблиця 6.1.

Характеристика процесів регулювання

Управлінське рішення (приймається в керуючій системі)	Виконання управлінського рішення в керованій системі	Контролювання (виявлення недоліків, відхилень, неточностей тощо)	Регулювання (усунення недоліків, відхилень, неточностей тощо)
1. Впровадження нової технологічної лінії для виробництва хлібних виробів	Відповідно до розробленого в керуючій системі технологічного процесу здійснюється впровадження технологічної лінії та виробництво з її допомогою продукції	Під час контролю в керованій системі виявлено високий відсоток браку, понаднормове використання сировини (муки, яєць)	Каналами зворотного зв’язку інформація про брак та пере використання сировини надходить у керуючу систему, де опрацьовується та аналізується. Керуюча система готує нове управлінське рішення щодо вдосконалення окремих технологічних процесів на новій технологічній лінії, яке спрямовується у керовану систему
2. Укладання угоди з новим партнером щодо постачання необхідних матеріальних ресурсів	Керована система отримує необхідні матеріальні ресурси для здійснення виробничо-господарської діяльності	У процесі здійснення контролю виявлено, що отримані матеріальні ресурси не відповідають встановленим критеріям якості	Інформація про невідповідність матеріальних ресурсів обумовленим у договорі стандартам якості надходить каналами зворотного зв’язку у керуючу систему, де опрацьовується та аналізується, а також приймається рішення щодо висунення постачальнику претензій з метою компенсації втрат
3. Застосування нової системи матеріального стимулювання для основних робітників (запровадження премій, надбавок, доплат)	Основні робітники отримують інформацію про нову систему матеріального стимулювання на підприємстві	Контролюються результати роботи робітників, продуктивність їхньої праці, виконання запланованих завдань, кількість прогулів. Виявлено, що продуктивність праці знизилась, а планові завдання недовиконані	Інформація про зниження продуктивності праці та невиконання планових завдань надходить каналами зворотного зв’язку у керуючу систему, де опрацьовується та аналізується. На основі результатів аналізу приймається управлінське рішення щодо внесення окремих змін у систему матеріального стимулювання основних робітників

В системі здійснення функції регулювання можна виділити дві постійно взаємодіючі підсистеми:

• систему саморегулювання;

• систему свідомого, цілеспрямованого регулювання.

Якщо дію першої підсистеми засноване на ініціативі працівників організації, то друга є наслідком вираження волі керівників.

Схема взаємодії системи саморегулювання та системи свідомого, цілеспрямованого регулювання представлена ​​на рис. 6.3.

Незначні відхилення

Процес саморегулю-вання

Протидія

Планові завдання

Процес виконання завдань

Нормальний режим функціонування

Успішне виконання завдання

Опір

Цілеспрямо-ване регулю-вання

Значні відхилення

Внесення коректив у планові завдання

Рис. 6.3. Система регулювання адміністративної діяльності організації

При здійсненні такої оцінки основне завдання менеджера - визначити, конструктивна або деструктивна поставлена ​​перед організацією мета.

Конструктивні (або позитивні) цілі характеризуються тим, що їх досягнення сприяє комплексному, інтегрованому і гармонійному розвитку всіх елементів адміністративної системи. Деструктивні (або негативні) цілі, навпаки, спрямовані на розчленування організації, тобто на ліквідацію окремих її елементів або наділення таких елементів повноваженнями та функціями, що суперечать цілям та завданням всієї організації.

Ставлячи перед підлеглими деструктивні цілі, керівник заздалегідь закладає в програму їх дій потенційну можливість заподіяння шкоди організації. І чим більше ставиться деструктивних цілей перед працівниками, тим частіше потрібно регулятивне втручання керівника в процес виконання виробничих завдань.

Якщо ефективність системи саморегулювання визначається якістю формулювання мети, то для нормального функціонування системи цілеспрямованого регулювання необхідна наявність добре налагодженого зворотного зв'язку. Завдяки наявності зворотного зв'язку суб'єкт управління може завжди мати повну і достовірну інформацію про хід виконання його вказівок та своєчасно вносити необхідні корективи, як в процес функціонування, так і в утримання виробничих завдань.

Система цілеспрямованого регулювання діяльності організації наведена на рис. 6.4.

Суб’єкт управління

1

3

2

Виробниче завдання

Звіт про хід виконання виробничого завдання

Корегуючий вплив

1

3

2

Господарська діяльність організації

Рис. 6.4. Система цілеспрямованого регулювання діяльності організації

На схемі цифрами позначені:

1. Прямий зв'язок.

2. Зворотній зв'язок.

3. Коригувальний вплив (регулювання).

Процес функціонування системи свідомого цілеспрямованого регулювання діяльності організації включає в себе три основних етапи. Перший етап полягає у формулюванні виробничого (робочого) завдання і доведення його змісту до виконавців. На другому етапі здійснюється виконання отриманого завдання і складається звіт (або регулярні звіти) про хід виконуваних робіт і відхилення. Сутність третього етапу полягає в аналізуванні суб'єктом управління отриманої в звітах інформації, розробці на основі зазначеного аналізу програм регулюючого впливу і доведенні змісту цих програм до виконавців.