6.5. Суцільний та вибірковий способи контролю

Адміністративний контроль може бути неоднаковим за такими важливими характеристиками, як інтенсивність, об'єкт, зміст поведінки, що піддається нагляду.

Суцільний адміністративний контроль має неперервний характер; нагляду та оцінці піддається весь процес організаційно-трудових відносин і діяльності без вилучення будь-яких його елементів. Об'єктом уваги однаковою мірою стають усі індивіди і мікрогрупи, що входять до організації.

За вибіркового контролю його функції дещо обмежені, вони поширюються на щось головне, значуще. Наприклад, спостерігаються та оцінюються тільки кінцеві результати, найвідповідальніші завдання і функції чи періоди їх здійснення, найслабші ланки в дисципліні відповідно до статистики підприємства, тільки обмежена (яка викликає сумнів) частина персоналу тощо.

Використання суцільного чи вибіркового типу адміністративного контролю зумовлюється багатьма факторами: індивідуальними особливостями суб'єкта контролю, модою, традиціями в стилі управління, характеристиками і станом персоналу, об'єктивною специфікою контрольованої поведінки (наприклад специфікою праці та її організації).

Зазвичай вважають, що краще надлишок соціально-контрольних функцій, ніж їх дефіцит. Проте суцільний контроль має деякі вади, які необхідно знати і враховувати в практиці управління.

По-перше, зайві соціально-контрольні функції іноді створюють ефект деструктивного втручання; переривають, наприклад, трудову діяльність за сприятливих умов та режиму, припиняють напрацьовані позитивні організаційно-трудові зв'язки й контакти.

По-друге, постійний нагляд, властивий суцільному соціальному контролю, створює у працівників дискомфорт несамостійності, принижує недовірою.

По-третє, у багатьох випадках увагою та оцінкою придушуються активність, обмежуються функціональні характеристики. Ще в ранніх дослідженнях американськими індустріальними соціологами було встановлено, що за умов жорсткої атестації працівника він стає закріпаченим (закомплексованим) на деяких завданнях і функціях, і показники його роботи саме щодо виконання цих завдань і функцій спадають. Крім того, за умов жорстких санкцій працівник чи колектив природно схиляється до поведінки за принципом "чим менше дій, тим менше порушень".

6.6. Адміністративні стандарти та інструменти адміністративного контролю

Стандарти стану та функціонування системи управління розробляються в процесі організаційного реглементування є основними критеріями адміністративного контролю.

Розробка організаційних (адміністративних) стандартів включає в себе два основних етапи:

1) визначення способів оцінки встановлених критеріїв та розробка оцінювальних шкал;

2) розрахунок трудомісткості адміністративного контролю, тобто визначення обсягу роботи, яка повинна бути виконана для здійснення контрольних замірів.

Механізм адміністративного контролю є сукупністю інструментів, що використовуються для оцінки процесів і явищ, що відбуваються в системі управління організації.

Основними інструментами адміністративного контролю є бюджетний контроль, управлінський (адміністративний) аудит, статистичне спостереження, особисте спостереження, доповіді та наради.

Бюджетний контроль використовується для отримання вичерпної інформації про доходи та витрати організації. Бюджет - складений в грошовому вираженні основний план формування, розподілу і використання фінансових ресурсів організації.

Адміністративний аудит передбачає формування сукупності контрольних дій, що дозволяють отримати об'єктивну і своєчасну інформацію про поточний стан та функціонування системи управління організації.

Основними об'єктами адміністративного аудиту є:

• місія, цілі та завдання організації;

• закони і принципи формування, розвитку і функціонування організації;

• стратегії організації;

• функції організації;

• структура організації;

• технології управління;

• внутрішні і зовнішні комунікації;

• управлінські рішення;

• інформаційні технології;

• системи документообігу.

Статистичне спостереження може бути використано для того, щоб визначити кількість, якість та час виконання конкретної роботи. Як правило, статистичні дані складаються для того, щоб визначити, який обсяг роботи було виконано, за який період часу і скільки при цьому було допущено помилок.

У системі адміністративного менеджменту часто застосовуються формалізовані системи контролю, коли чітко розроблені методика складання доповіді та порядок передачі її вищому керівництву. Будь-яка доповідь повинна містити інформацію.

• про ідентифікацію, часу виникнення і рівня виявленого відхилення від норми;

• про можливі причини виникнення відхилення;

• про аналіз наслідків відхилення;

• про рекомендації щодо усунення відхилення.

Наради дозволяють уникнути зайвих витрат робочого часу на складання об'ємних письмових звітів і надають керівнику групи можливість швидко отримати достовірну оперативну інформацію. Наради можуть бути корисні для оцінки психологічної атмосфери в колективі або іміджу організації.

До всіх систем контролю незалежно від їх виду встановлюють певні вимоги, дотримання котрих є невід'ємною умовою ефективності їх функціонування. До таких умов відносяться такі:

1) система контролю повинна відповідати цілям, задачам і планам організації;

2) система контролю повинна бути зрозуміла і прийнята працівниками всіх рівнів управління організації;

3) система контролю повинна бути економічна, тобто забезпечувати максимальну ефективність контрольних механізмів при мінімальних витратах;

4) система контролю повинна забезпечувати своєчасне його здійснення;

5) система контролю повинна бути гнучкою, тобто мати здатність швидко пристосовуватися до змін у зовнішньому і внутрішньому середовищі організації.