Розділ 6. Контролювання та регулювання в адміністративному менеджменті

6.1. Сутність та завдання контролювання

Після планування, організування і мотивування діяльності в організації виникає потреба в забезпеченні постійних спостережень за ходом виробничо-господарських процесів та у виявленні проблем, які перешкоджають її успішному здійсненню.

Контролювання – вид управлінської діяльності щодо оцінки рівня виконання завдань і досягнення цілей, виявлення відхилень, збоїв, недоліків та причин їх виникнення з метою уникнення нагромадження й повторення помилок, мінімізації втрат, подолання складних організаційних проблем тощо.

Контроль – елемент і чинник управління економічними суб’єктами, процесами, який полягає у нагляді за ними з метою перевірки відповідності їх стану законодавчим нормам, визначеним стратегіям, програмам розвитку тощо. Суб'єктами контролю можуть виступати державні й відомчі ор­гани, громадські організації, колективні й колегіальні органи уп­равління, лінійний і функціональний апарат підприємств готельно-ресторанного бізнесу.

Об'єктами контролю є: місія, цілі й стратегія підприємства, ви­конання виробничих процесів, діяльність структурних підрозділів та окремих виконавців.

Правильне здійснення функції контролю вимагає дотримання єдності трьох його стадій: встановлення фактів, їх критична оцінка, пропозиція заходів щодо впливу на керований об'єкт у потрібному напрямі.

Основним завданням контролю є забезпечення досягнення цілей і здійснення місії підприємства. Об’єктивна зумовленість і необхідність реалізації контролювання як функції менеджменту зумовлені такими чинниками:

• складністю технологічних процесів в організації;

• невизначеністю середовища (зміни законів, політики, структури організації, технології, ринку, складу і кваліфікації працівників організації тощо);

• динамізмом науково-технічного розвитку;

• ймовірністю виникнення кризових ситуацій;

• особливістю глобалізації;

• тиском конкурентів;

• боротьба за ринки збуту тощо.

Загалом в адміністративному менеджменті проводити контролювання діяльності набагато простіше, аніж при застосуванні іншим видів управління на підприємстві, оскільки встановлено чіткі стандарти та норми, практично відсутня варіативність та диференційованість у виробничих процесах, виробленій продукції та надаваній послузі. Тому витрати на контролювання в адміністративному менеджменті будуть значно нижчими.

6.2. Попередній, поточний та завершальний контроль діяльності апарату управління

Контроль є необхідним з огляду на те, що на керований об'єкт діють стихійні фактори й виникає потреба у широкій поінформова­ності для адекватного реагування на нову ситуацію. Контроль здійснюється для досягнення узгодженості й синхронізації зусиль виконавців, виявлення розбіжностей і протиріч у їхній діяльності. Контроль проводиться з метою дотримання законності при здійсненні господарських операцій, виконання певних правил, рег­ламентуючих діяльність підприємств і витрачання коштів, сирови­ни та інших ресурсів. Контроль виконує не лише виховну роль, але й профілактично-захисну. Він сприяє збереженню власності, пра­вильному витрачанню ресурсів, дотриманню фінансової, вико­навчої й трудової дисципліни.

За етапами адміністративної діяльності виокремлюють: попередній, поточний та завершальний (рис. 6.1).

Попередній контроль здійснюється на вході в систему організації на основі встановлених правил, процедур, норм поведінки тощо. Цей вид контролю використовують щодо людських (трудових), матеріальних, фінансових, інформаційних, енергетичних та інших ресурсів.

Поточний контроль реалізується в процесі виробничо-господарської діяльності. Його характеризують такі особливості:

• управлінська необхідність;

• наявність мети, спрямованість на конкретні робочі місця;

• використання зовнішніх ресурсів для внутрішнього споживання організації;

• націленість на всі види діяльності організації.

Завершальний контроль здійснюють на виході із системи організації. Він необхідний для виявлення рівня досягнутих результатів в організації, забезпечення мотивації (наприклад, при оплаті праці, преміюванні тощо).

Завершальний контроль, на думку професора Уільяма Ньюмена, має дві важливі функції. Одна з них полягає в тому, що він дає керівництву організації інформацію для планування в тому разі, якщо такі самі роботи проводитимуться в майбутньому. Друга функція — сприяння мотивації. Процес контролю не лише дозволяє виявити проблеми та реагувати на них так, аби досягти бажаної мети, а й допомагає керівництву вирішити, коли необхідно вносити радикальні зміни в діяльність організації.