2.5. Адміністративний апарат, його функції та види

Сучасний адміністративний апарат організацій виконує багато функцій. За функціональною ознакою його поділяють на консультативний, обслуговуючий і особистий.

Лінійний керівник за необхідності в спеціальних знаннях звертається в підрозділ до спеціалістів потрібного профілю за консультацією.

Планування, фінансування, постачання, збут та низка інших функцій виконують спеціалісти обслуговуючого апарату. Спеціальні функціональні підрозділи готують лінійним керівникам необхідну інформацію для прийняття рішень.

В особистий апарат входять секретарі та помічники керівників. Вони в організації ніяких повноважень не мають і виконують роботу, яку їм доручає керівник. Не маючи формальних повноважень, особистий апарат може впливати на особисті контакти керівника з підлеглими, іншими керівниками, зовнішнім середовищем.

Кожний тип адміністративного апарату має широкий діапазон повноважень: рекомендаційні, які підлягають обов’язковому погодженню, паралельні, функціональні та лінійні внутрішні для самого апарату. При рекомендаційних повноваженнях консультативний орган повинен переконати керівника в цінності своїх послуг.

Погодженню підлягають деякі питання, які керівництво організації виділяє, враховуючи перетин інтересів зацікавлених груп. Ці питання в обов’язковому порядку повинні обговорюватися між лінійним керівником і штабним апаратом.

Для запобігання значних помилок при прийнятті рішень керівництво організації делегує апарату повноваження скасовувати рішення лінійних керівників або схвалювати їх, тобто діяти паралельно. При прийнятті функціональних рішень пріоритет зберігається за функціональним органом.

У великому адміністративному апараті він має створювати ієрархічну структуру (сектори, групи), свої рівні управління. В цих випадках адміністративний апарат має свою лінійну організаційну структуру.

До лінійної діяльності традиційно належить виробнича, фінансова та збутова діяльність. Функціонально-штабна діяльність виступає помічником при виконанні основних функцій.

2.5. Сутність і значення процесу адміністративного менеджменту

З гідно теорії систем будь-яку організацію схематично можна представити так (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Загальна системна модель організації

Робота менеджерів саме і полягає у тому, аби поєднати та скоординувати використання зазначених ресурсів для досягнення цілей (елементів виходу).

Рю та Біар в книзі «Менеджмент: теорія та застосування» виділяють п’ять функцій управління:

Планування: ухвала того, які цілі слід переслідувати протягом майбутнього відрізку часу і що слід зробити для досягнення цих цілей.

Організація: класифікація видів діяльності, доручення дій і надання повноважень для виконання цих дій.

Комплектація кадрами: визначення необхідних людських ресурсів, набір на роботу, відбір, підготовка і розвиток людських ресурсів.

Мотивація: керування чи спрямування людської поведінки до мети.

Контроль: зважування показників і мети, визначення причин відхилень і в разі потреби прийняття заходів для виправлення стану.

Ці дії ще детальніше розписуються ось у такому визначенні управлінських функцій та діяльності:

1. Планування:

а) самоперевірка — визначення теперішнього статусу організації;

б) обстеження середовища;

в) визначення цілей;

г) прогнозування майбутніх операцій;

д) державні дії та потреби в ресурсах;

е) оцінка пропонованих дій;

є) перегляд і коригування плану у світлі результатів контролю та зміни обставин;

ж) спілкування протягом процесу планування.

2. Організація:

а) ототожнення й визначення роботи, яку слід виконати;

б) розподіл роботи відповідно до обов’язків;

в) згрупування обов’язків відповідно до посад;

г) визначення посадових вимог;

д) згрупування посад в належним чином пов’язані одиниці, якими можна оперувати;

е) доручення роботи, яку слід виконати, визначення звітності та обсягу повноважень;

є) перегляд і коригування організації у світлі результатів контролю та зміни обставин;

ж) спілкування протягом організаційного процесу.

3. Комплектація кадрами:

а) визначення потрібних людських ресурсів;

б) знаходження кандидатів на роботу;

в) відбір кандидатів;

г) підготовка і розвиток людських ресурсів;

д) перегляд й коригування кількості і якості людських ресурсів у світлі результатів контролю та зміни обставин;

е) спілкування протягом процесу комплектації кадрів.

4. Мотивація:

а) спілкування з підлеглими й пояснення їм цілей;

б) визначення норм діяльності;

в) спрямування підлеглих і керівництво ними для відповідності виконавчим стандартам;

г) винагородження підлеглих згідно з їх показниками;

д) справедливе винагородження і покарання;

е) створення мотиваційного середовища шляхом обговорення ситуації, що змінюється, та її вимог;

є) перегляд та коригування методів мотивації у світлі результатів контролю та зміни обставин;

ж) спілкування протягом процесу мотивації.

5. Контроль:

а) запровадження норм;

б) контроль результатів і порівняння їх з нормами;

в) виправлення відхилень;

г) перегляд і коригування результатів контролю та зміни обставин;

д) спілкування протягом контрольного процесу.

Отже, кожна з цих керівних функцій передбачає конкретні вимоги, крім того, кожна функція забезпечує поступовий підхід до її виконання. Як наслідок, ми маємо дуже ґрунтовний і докладний огляд керівної функції.