2.4. Адміністративні органи управління та їх різновиди

Адміністративний орган виступає як системоутворюючий елемент організаційної структури управління, який зв’язаний з формуванням і реалізацією управлінського впливу, причому як у цілому, в єдності їх складових проявів, так і в окремих проявах: цілевизначення, організація та регулювання.

Виділяють різноманітні характеристики адміністративного органу: функціональні, які розкривають його як структуру, яка виконує визначені функції організації; соціологічні, які розглядають його як колектив людей, виділених керівництвом для виконання покладених на нього корпоративних завдань у відповідній сфері діяльності; юридичні, які вказують на наділення визначеної структури (колективу людей) необхідною компетенцією (сукупністю функцій і повноважень); організаційні, які роблять акцент на належності даної структури до організаційного апарату.

Під структурою управління організацією розуміється сукупність його елементів, які знаходяться між собою в стійких взаємовідносинах і забезпечують їхнє функціонування і розвиток як одного цілого. Елементами структури є працівники, служби та інші ланки апарату управління.

У рамках структури управління відбувається управлінський процес, між учасниками якого розподілені завдання та функції управління, а внаслідок — права та відповідальності за їх виконання. Із цих позицій структуру управління можна розглядати як форму розподілу та кооперації управлінської діяльності, яка направлена на досягнення намічених цілей менеджменту.

Структура адміністративного органу залежить від місця органу в організаційній структурі державного управління, обсягу і змісту його компетенції і, відповідно, ролі в управлінні суспільними процесами.

Необхідно враховувати, що між структурами різних адміністративних органів існує організаційна взаємозалежність. Зміст структури конкретного адміністартивного органу можна зрозуміти лише через розкриття його зв’язків зі структурою об’єктів, якими вона управляє та інших підрозділів підприємства. Структура адміністартивного органу повинна також створити умови для раціональної організації та ефективного керівництва діяльністю його особистого апарату. Відповідно до цього структура повинна відповідати деяким вимогам і формуватися на підставі визначених правил. До них відносяться:

- вимога мобільності, відповідно до якої чисельний склад і кількість внутрішніх підрозділів установлюється за оптимальними критеріями керованості;

- вимога оперативності, яка визначає складність зовнішніх і внутрішніх зв’язків, швидкість отримання та суворе збереження інформації, своєчасність прийняття та організації виконання рішень;

- вимога економічності, яка обумовлює необхідність визначати вартість утримання апарату управління та витрат на здійснення управлінської діяльності.

Особливу проблему при формуванні та оцінці структури адміністративного органу становить визначення потенційної норми керованості. При визначенні цієї норми необхідно враховувати такі чинники:

1. Чинники, які визначені дорученими завданнями:

• значимість завдань, доручених групі спеціалістів для виконання;

• трудомісткість завдань;

• різнорідність завдань;

• координація;

• завдання, які спричинюють незворотні наслідки.

2. Чинники, які залежать від особи керівника:

• ступінь самостійності керівника;

• допоміжний персонал;

• діяльність, яка не пов’язана з керівництвом;

• метод управління;

• планування.

3. Чинники, які залежать від персоналу:

• інтеграція праці;

• діяльність неформальних груп;

• культура спілкування;

• плинність кадрів.

4. Чинники технічного характеру:

• вертикальний діапазон керівництва;

• зв’язок;

• розміщення на полі діяльності;

• прищеплення навичок виконання завдань;

• оснащення;

• структура закладу;

• соціологічні елементи;

• рівномірний темп роботи;

• контроль;

• інфляційна система;

• техніка обробки інформації.

Першим завданням у побудові структури адміністративного органу є чітке визначення (виділення) керівної ланки, тобто тієї сукупності посад, яка пов’язана з використанням владних повноважень, які фіксуються в управлінських рішеннях.

У колегіальному адміністративному органі – це склад посад, які утворюють відповідну колегію – керівну ланку даного органу.

В одноначальному адміністративному органі – це його керівник і той з його заступників, хто уповноважений приймати рішення за його відсутності.

Друге завдання, яке випливає з першого, полягає в такій побудові підрозділів, щоб вони змогли якісно допомагати керівній ланці у досягненні цілей.

Існує вертикальна та горизонтальна структура підрозділів. При горизонтальній структурі створюється велика група посад, яку очолює один керівник (наприклад, один керівник на шість підлеглих). При вертикальній структурі створюються невеликі групи посад з підлеглістю кільком керівникам (з тих же семи посад створюються два сектори по дві посади з керівником сектору, і над ними – керівник підрозділу).

Багато аналітиків вважають більш раціональною горизонтальну структуру, оскільки вона зближує виконавця з керівником, забезпечує можливість взаємозамін, дозволяє об’єктивніше оцінювати виконання обов’язків.

На практиці переважають вертикальні структури підрозділів. У результаті в міністерстві від міністра до реального спеціаліста-виконавця можна нарахувати сім-вісім ступенів керівних посад. Іде здебільшого пуста передача управлінської інформації зверху вниз і знизу доверху з додатковою затримкою. В цьому разі недостатньо здійснюються горизонтальні організаційні зв’язки і, більше того, проявляються елементи конкуренції за вплив на реалізацію компетенції державного органу.

До третього завдання відноситься виділення та опис у адміністративному органі посад і робочих місць. Різниця між посадою і робочим місцем у тому, що на посаді реалізується діяльність, безпосередньо пов’язана з досягненням встановлених завдань. Робоче місце являє собою вид і обсяг діяльності з обслуговування, допоміжного забезпечення управлінських процесів у адміністративному органі (утримання приміщень, зв’язок, транспорт і т. ін.). Посада описується через управлінські обов’язки і повноваження. Виконання посадових обов’язків вимірюється не часом перебування у своєму кабінеті і не частотою своєї участі в підготовці і реалізації управлінських рішень і дій, а відповідністю своїх зусиль адміністративного органу та їхнім впливом на її здійснення. Формування посад потребує знань та виконання визначених правил. Наприклад: відповідність обсягу діяльності фізичним можливостям людини; рівномірність стимулів і санкцій; спеціалізація і автоматичне заміщення відсутнього та інше.