Розділ 2. Система адміністративного менеджменту та апарат управління

2.1. Система адміністративного управління (Administrative Management System)

“Управління” – найбільш загальне поняття. Воно поширюється на велике коло різноманітних об’єктів, явищ і процесів, наприклад:

• технічні системи;

• господарські системи;

• суспільні системи;

• державні системи тощо.

“Менеджмент” – це поняття, яке використовують переважно для характеристики процесів управління господарськими організаціями (підприємствами).

“Адміністрування” – поширюється на управління державними установами або для позначення процесів керування діяльністю апарата управління підприємства (рис. 2.1).

“ Керування” – поширюється на мистецтво тієї або іншої особи (менеджера) впливати на поведінку і мотиви діяльності підлеглих з метою досягнення цілей організації.

Рис. 2.1. Взаємозв’язок між різними категоріями управління

Менеджмент в собі включає ту частину адміністративного менеджменту, яка стосується адміністративного менеджменту в підприємницьких структурах, інша ж частина адміністративного менеджменту – це управління в державних установах.

Наприкінці 40-х років Тайіті Воно (з 1949 по 1978 рр. займав керівні пости в компанії «Тойота»; автор книги «Виробнича система Тойоти») був приголомшений тим, що продуктивність праці в Японії виявилася в 10 разів нижче, ніж у США. «Але хіба американець насправді витрачає в 10 разів більше м'язових зусиль?» - Задає він питання і далі відповідає на нього: «Очевидно, ми щось витрачаємо даремно, і, якщо ми зможемо уникнути цих втрат, продуктивність можна збільшити в 10 раз». Ця ідея стоїть біля витоків нинішньої виробничої системи «Тойоти».

Згідно з численними дослідженнями, продуктивність праці на російських підприємствах становить 30-50% потенційно можливого рівня. Це означає, що компанії, виплачуючи персоналу 100% заробітної плати, натомість отримують менше 50% віддачі. В результаті прямі втрати через низьку продуктивність праці становлять понад 50% фонду оплати праці. Дані за низьким рівнем продуктивності праці на російських підприємствах повністю відповідають висновкам консалтингової компанії McKinsey & Company.

Середній розмір заробітної плати на українських підприємствах становить від 3 тис. до 4 тис. гривень і вище. Якщо взяти усереднені дані по заробітній платі в сумі 3,5 тис. гривень на місяць, то при продуктивності праці менше 50% втрати підприємств на кожного працівника становлять понад 1,7 тисячі гривень на місяць або 20,4 тис. гривень на рік. При цьому сукупні втрати в залежності від чисельності персоналу на підприємствах виливаються в колосальні суми, зазначені вище. Причому, чим більша величина заробітної плати, тим більша і величина цих втрат.

Ф.У. Тейлор про продуктивність праці зазначав: «Керівник може бачити і відчувати втрату матеріальних благ. Втрати, пов'язані з низькою продуктивністю праці, менш наочні, менш відчутні. Наприклад, не туди спрямовані непродуктивні дії працівника не залишають за собою явних ознак. Водночас щоденні втрати через низьку продуктивність праці набагато значиміші, ніж всі збитки внаслідок розтрати матеріальних благ».

Низька продуктивність праці - це спочатку невидимі, але абсолютно реальні і, як правило, колосальні втрати для компаній. Насправді, якщо працівник протягом робочого дня часто відволікається від роботи, робить багато зайвих і непотрібних рухів, до того ж і працює недостатньо інтенсивно, то його продуктивність праці різко знижується.

Роботодавець оплачує 100% робочого часу працівнику, а натомість отримує лише частину (менше 50%) корисної праці.

Переламати таку ситуацію, істотно підвищивши продуктивність праці, дає змогу система адміністративного управління (Administrative Management System).

Не випадково систему адміністративного управління понад півстоліття на практиці використовують всі великі, середні і малі компанії в США, Західній Європі та Азії. Завдяки даній системі вони забезпечують у діяльності власних підприємств високу продуктивність праці. Як наслідок, незважаючи на значний розмір заробітної плати, у них низька собівартість вироблених товарів (послуг), висока конкурентоспроможність і прибутковість компаній.

Система адміністративного управління дозволяє вирішити два основні завдання управління, спрямовані на зростання продуктивності: перше - завдання раціональної організації праці, друге - завдання мотивації кожного працівника до продуктивної і якісної праці.

Виходячи з двох основних завдань управління цілісна система адміністративного управління складається з двох підсистем:

• організаційна система управління;

• система адміністративного управління персоналом.

Організаційна система управління відповідає на питання: хто, що, як і коли повинен робити в організації для ефективного виконання її цілей і завдань. Дана система включає в себе ретельно опрацьовану структуру управління, положення про підрозділи та посадові інструкції, налагоджений документообіг, систему бюджетування і планування.

Система адміністративного управління персоналом відповідає на питання: як потрібно працювати, як працівникам будувати відносини з керівниками і колегами, як оплачується і стимулюється праця, як керівникам правильно управляти підлеглими.

Дана система базується на основі ефективної системи оплати праці, в рамках якої вирішена проблема мотивації персоналу до продуктивної і якісної праці. Система підвищує дисципліну і старанність всього персоналу. Вона наділяє дієвими важелями управління керівників усіх рівнів, реалізуючи на практиці принцип неухильного виконання кожним працівників організації розпоряджень безпосереднього керівника і наказів генерального директора.