Тема 5. Задачи и объекты анализа систем управления

Анализ системы управления представляет собой комплексный и целенаправленный процесс изучения состояния и тенденций развития основных элементов системы управления (методов управления, организации управленческого труда, информации, управленческой техники), форм и порядка их взаимодействия в процессе разработки (обоснования), принятия и реализации управленческих решений в рамках определенных объектов при их взаимодействии с более крупными и аналогичными системами и управляемыми объектами.

Анализ является исходной базой оценки и обоснования основных мероприятий по совершенствованию и повышению результативности управления. Он позволяет получить исходный материал для:

• оценки сложившегося уровня системы управления, выявления прогрессивных методов и «узких мест» в процессе управления;

• выбора первоочередных объектов совершенствования и обоснования предпочтительных направлений развития организации управления;

• разработки планов развития системы управления с учетом первоочередных направлений и реальных возможностей предприятия (финансирование и материально-техническое обеспечение мероприятий, наличие работников соответствующей квалификации или возможность их привлечения), т. е. как части сводного плана экономического и социального развития предприятия;

• формирования долгосрочных концепций и комплексных программ совершенствования управления, определяющих долгосрочную перспективу развития отдельных элементов управления, совершенствование их взаимодействия, рационализации целостной системы управления.

Для получения этих данных широко используют материалы текущего, прогностического, диагностического и детального анализов. При этом для оценки сложившегося уровня, выявления «узких мест» и прогрессивного опыта наиболее активно проводится тематический текущий анализ; для оценки состояния управления крупными системами и особенно взаимосвязей отдельных элементов управления часто проводят экспресс-анализ. При выявлении «узких мест», т. е. тех элементов системы, которые сдерживают ее совершенствование и снижают результативность, особое значение имеет диагностический анализ, позволяющий выявить причины отставания и условия их устранения. При определении объектов передового опыта, рекомендуемого к распространению, широко привлекается сравнительный анализ, который позволяет найти наиболее результативные формы и методы управления и условия, в которых их можно распространить. Выбор объектов проектирования и технико-экономическое обследование проектных решений основываются на выводах детального анализа.

При подготовке материалов для планов и особенно долгосрочных концепций широко привлекаются данные прогностического анализа, для более полного обоснования тенденций развития часто используются материалы сравнений, в том числе международных. Особенностью анализа систем управления при обосновании долгосрочных концепций является широкое привлечение данных анализа состояния и тенденций развития систем управления, связанных с анализируемой, так как в этом случае возникает реальная возможность учесть условия функционирования прогнозируемой системы.

В наиболее общем виде последовательность решений частных задач анализа системы управления может быть сформулирована следующим образом:

• определение соответствия сложившейся системы специфике задач и особенностям объекта управления;

• оценка эффективности сложившейся системы;

• анализ возможных путей развития системы управления при изменении внешних условий и отдельных ее элементов;

• выявление передового опыта и возможностей его использования в анализируемом объекте, распространение опыта лучших подразделений на все звенья объекта;

• выявление резервов, использование которых повысит эффективность функционирования системы управления;

• выявление мер, которые могут быть направлены на повышение эффективности функционирования системы управления.

При определении целей анализа (особенно на начальном этапе) учитываются: специфика проблемы, для решения которой проводится анализ; особенности объекта, применительно к которому ведется анализ; наличие аналога и нормативной базы; реальность обеспечения необходимой информацией; методическое обеспечение аналитических расчетов; установленный срок анализа и др.

Все многообразие задач анализа системы управления можно свести к двум основным:

1. Изучение глубины влияния управленческих воздействий на результативность работы управляемого объекта, т. е. эффективность управления;

2. Обоснование мероприятий по совершенствованию организации управления с целью обеспечения перспективной направленности и эффективности принимаемых решений.

В процессе реализации первой задачи проводится анализ содержательной стороны управления. Он тесно переплетается со всеми направлениями анализа хозяйственной деятельности, причем совершенствование управления рассматривается как один из факторов повышения эффективности производства. В качестве объекта анализа в этом случае выделяют содержание и результативность управленческих воздействий:

• управленческие решения, включая анализ их качества и эффективность реализации;

• методы и рычаги механизма управления (экономические, социально-психологические и организационно-распорядительные), учитывая их целенаправленность, дифференциацию и результативность.

Результаты анализа управленческих решений позволяют выявить уровень и направления воздействия управленческой деятельности на производственные объекты и дать оценку качеству управленческой деятельности, учитывая перспективность, оперативность, прогрессивность и реальность решений. Анализ применяемых методов управления должен выявить:

• общую направленность и ориентацию механизма управления; соотношение экономических, организационно-распорядительных и социально-психологических методов управления;

• целенаправленность всех методов с учетом специфики отдельных подразделений управляемого объекта;

• дифференциацию методов (число модификаций) по основным группам (количество систем премирования, специальных положений по внутрипроизводственному хозрасчету различных подразделений и др.);

• реальную хозяйственную самостоятельность предприятий; объем и направленность осуществляемых экспериментов по развитию методов управления (использованию новых показателей, систем оплаты труда, форм контроля и учета, развитию новых форм соревнования и др.);

• результативность различных методов управления применительно к конкретным участкам производства;

• взаимосвязанность используемых методов управления;

• соотношение и степень единства системы методов, применяемых к объектам разного класса.

Анализ методов механизма управления строится на изучении активности и скорости обратных связей, т. е. по данным об изменении состояния и результатов деятельности объекта, на который направлены разработанные методы.

Анализ управленческих решений и методов механизма управления наиболее тесно переплетается с анализом хозяйственной деятельности. Они применяют технико-экономические показатели, характеризующие технический и организационный уровень производства, обеспеченность ресурсами и их использование, итоговые показатели эффективности. Причем факторный анализ показателей позволяет раскрыть причины и условия этих изменений.

Основой данного направления анализа является разработка методов выделения степени влияния управленческих факторов на повышение эффективности производства. Поэтому к отмеченным направлениям тесно примыкает анализ эффективности управления, который можно рассматривать в двух разрезах — в целом всей системы управления, когда сопоставляются затраты на управление с величиной организационных потерь и общими итогами деятельности объекта и его подразделений; по отдельным функциям управления, когда сопоставляются затраты по отдельным подразделениям аппарата управления с изменением уровня показателей эффективности производства, на которые они оказывают прямое влияние. Результаты анализа эффективности управления позволяют объективно выявить «цену» затрат на управление, оправданность тех мер, которые проводятся для совершенствования его организации. При решении такой задачи, как обоснование мероприятий по совершенствованию организации управления с целью обеспечения перспективной направленности и эффективности принимаемых решений, оперативности управленческих воздействий и экономичности функционирования системы управления, она как объект анализа может рассматриваться в следующих разрезах:

• поэлементном, когда анализируется состояние отдельных элементов системы управления и их использование;

• структурно-пространственном, когда анализируются структура и формы взаимодействия отдельных подразделений производства и управления;

• процессном, когда анализируется управленческий цикл подготовки, принятия и реализации управленческих решений, осуществляемый одним или несколькими звеньями аппарата управления, включая анализ методов прямого и косвенного воздействия на управляемый объект и форм реагирования объекта на управленческие воздействия (обратная связь).

Результаты такого анализа могут быть применены непосредственно на предприятии, где он проводился, в организациях-смежниках или в отраслях и функциональных органах управления, в научно-исследовательских и проектных организациях, определяющих развитие отдельных элементов управления (в системе подготовки и повышения квалификации руководящих кадров, в центрах информации, в ВЦ и проектных институтах).

Анализ элементов организации управления направлен на изучение состояния и использования управленческих кадров, информационного и технического обеспечения системы управления, оценку их взаимосвязи и взаимодействия в процессе управления.

При анализе состава и использования управленческих кадров выявляются:

• обеспеченность основных подсистем управления кадрами должной профессиональной подготовки;

• стабильность кадров в целом, по отдельным группам руководителей и специалистов, по отдельным функциям;

• организация переподготовки и повышения квалификации кадров с учетом новых задач, стоящих перед производством; продвижение специалистов и руководителей; организация труда руководителей и специалистов (использование рабочего времени, обеспеченность средствами оргтехники, информацией и др.);

• результативность деятельности отдельных групп работников (при тесной связи с анализом эффективности управления).

При анализе информационного обеспечения основными задачами являются:

• оценка полноты информационного обеспечения, т. е. получение руководителями и специалистами всей необходимой и достаточной информации;

• оценка надежности и точности информации; изучение своевременности и целенаправленности получения информации, т. е. правильность ее адресности;

• выявление экстенсивного и интенсивного использования отдельных документов, показателей, форм;

• оценка правильности организации потоков информации, включая документооборот.

Результаты анализа информационного обеспечения позволяют сформулировать предложения по развитию массивов информации (состав и содержание данных) и выбору рациональных форм организации информационной системы.

При анализе технического обеспечения системы управления основное внимание уделяется изучению его комплексности и качества. При этом рассматриваются состав и сопряженность по мощности основных видов управленческой техники; полнота механизации всех стадий управленческих работ; состав и виды решаемых задач, доля работ, выполняемых механизировано и автоматизировано; фондовооруженность различных групп управленческих работников; интенсивное и экстенсивное использование управленческой техники и др. Анализ технического обеспечения позволяет обосновать наиболее экономичные пути и формы его развития.

Анализ пространственного разреза организации управления включает изучение числа и соотношения (по численности занятых работников, по стоимости применяемой техники управления и перерабатываемому объему информации) уровней и подразделений системы управления, интенсивности вертикальных и горизонтальных связей в системе, уровня централизации и децентрализации управленческих функций, специализации управленческих работ по подразделениям аппарата управления.

Показатели пространственной структуры являются целевыми для анализа, так как основные мероприятия по совершенствованию организации управления направлены на их изменение. В связи с активизацией работ по анализу, проектированию и планированию развития системы управления складывается устойчивая система показателей, характеризующих организационную структуру управления.

Анализ управленческого цикла изучает временной разрез организации управления. При этом дается оценка общей длительности цикла разработки комплексных (типовых) решений; выявляются скорости реагирования управляющей системы (аппарата управления по уровням) на сигналы об отклонениях в производстве (сигналы обратной связи); определяется степень параллельности выполнения работ в аппарате управления, рассчитывается коэффициент ожиданий, т. е. удельный вес времени на согласование и передачу документов из одного подразделения в другие и по уровням управления. Показатели данной группы исчисляются при проектировании автоматизированных систем управления для обоснования трудоемкости и скорости выполнения задач по разработке типовых решений, но не нашли до сих пор какого-либо отражения в отчетности.

Особым объектом анализа при изучении системы управления является структурное и динамическое соответствие ее простых и комплексных элементов, включая соответствие:

• системы особенностям и задачам развития объекта управления; систем разных уровней и аналогичных объектов, что является решающим условием согласованного их функционирования;

• организации, в первую очередь организационной структуры и экономического механизма управления;

• информационного обеспечения содержанию и методам выполнения работ в основных подразделениях аппарата управления;

• организации труда работников аппарата управления, информационного их обеспечения и технического оснащения их труда.

Оценка сложившегося соответствия, выявление диспропорций и несогласованности отдельных элементов системы позволяют разработать конкретные меры и предложения по обеспечению целостности и комплексности системы управления.

Учитывая исходные положения совершенствования управления в перечисленные объекты анализа, в методике комплексного анализа системы управления предлагается выделять:

• анализ организационно-производственных структур объекта;

• анализ организационных структур управления в вертикальном и горизонтальном разрезах;

• анализ рыночного статуса предприятий и их подразделений;

• анализ обеспечивающих подсистем, включая информационное, кадровое техническое обеспечение системы управления.

Каждый раздел включает анализ соответствия анализируемого элемента всем другим элементам системы и порядка его включения (взаимодействия) в соответствующее звено более крупной системы.

В зависимости от условий, в которых проводится анализ системы управления, меняются его последовательность и место в общей системе аналитической работы. На действующих объектах целью такого анализа являются оценка рациональности сложившейся системы управления и выделение основных направлений ее совершенствования. В этих случаях анализ строится начиная с изучения эффективности действующих систем и выявления необходимых их изменений. Если выявляется необходимость небольшой корректировки, в основном связанной с изменением соотношений количественных параметров используемых рычагов и методов, структурных подразделений и взаимоотношений между ними, то анализ проводится в рамках сложившегося состава организационно-производственной и организационно-управленческой структуры. В этих условиях анализ должен определять пути совершенствования организации работы сложившихся подразделений аппарата управления.

При существенных изменениях в управляемом объекте или при проектировании нового объекта, когда необходимо обоснование новой системы управления и методов управления, последовательность аналитической работы меняется. Вначале анализируется содержание процессов управления, а анализ целостности системы становится завершающим этапом.

Следовательно, при анализе управления, сложившегося на каком-либо объекте, должна быть дана оценка его соответствия задачам и состоянию объекта и сформулированы требования ко всем его элементам. При этом он подкрепляется и опирается на результаты анализа процессов обоснования, принятия и организации выполнения решений, информационного и технического обеспечения систем управления, состава кадров и организации управленческого аппарата. В то же время направленность и содержание анализа всех элементов управления в значительной мере определяются требованиями к ним со стороны сложившихся или проектируемых организационных структур управления и экономического механизма.