Тема 6. Этапы анализа систем управления

Для любого вида и направления анализа характерны следующие стадии:

• выбор эталонного состояния системы и ее элементов;

• характеристика фактического состояния системы;

• расчет отклонений от эталона и выявление их причин;

• анализ условий устранения выявленных отклонений;

• обоснование методов и этапов достижения эталонного состояния;

• сопоставление экономичности различных вариантов достижения эталонного состояния системы управления.

В качестве эталонного состояния системы и ее элементов может быть принята концептуальная или нормативно-плановая модель. На основные показатели концептуальной модели ориентируются, как правило, при формировании новых систем или при разработке долгосрочной концепции ее развития. При использовании нормативно-плановой модели учитывается реальная возможность обеспеченности систем управления соответствующей вычислительной и организационной техникой, кадрами определенной квалификации, необходимой информацией. При этом нормативно-плановая модель органически увязывается со сложившейся системой взаимосвязей в народном хозяйстве, включая формы взаимодействия с организациями-партнерами и с более крупными системами, а концептуальная модель может предусматривать различные, предпочтительные для анализируемого объекта формы взаимодействия с другими системами.

По отношению к отдельным направлениям анализа системы управления разработка таких моделей получила разное развитие. Так, нормативно-плановые модели наиболее распространены по отношению к отдельным элементам системы:

• для техники управления – типовые наборы вычислительной и организационной техники управления, которые нашли реализацию при разработке типовых рабочих мест для отдельных групп специалистов (конструкторов, технологов, диспетчеров и др.), в стандартах организации рабочих мест аппарата управления и др;

• для подбора кадров специалистов и руководителей и организации их труда – квалификационный справочник, должностные и профессиональные инструкции и др.

Для информационного обеспечения такие модели в значительной мере отсутствуют, причем если по составу показателей такие документы еще условно можно найти (например, формы статистической отчетности, бухгалтерского и оперативного учета), то по отношению к информационным потокам их во многих случаях нет.

Применительно к такому комплексному элементу, как организационная структура, роль нормативно-плановой модели в большей мере выполняют типовые проекты совершенствования управления и типовые структуры, если они применяются как рекомендательный документ. Для процессов управления нормативно-плановые модели разрабатываются в виде типовых технологических процессов, процедур реализации различных работ.

Создание системы моделей обеспечивает развитие автоматизированных систем плановых расчетов, нормативов, комплексных систем управления производством. В этом случае реально переходят от разработки моделей отдельных элементов систем управления к согласованной системе моделей. Так, экономико-математическая модель выполнения какой-либо работы или функции и программа ее решения практически объединяет модели информационно-технического обеспечения процесса управления, организации и взаимодействия отдельных работников аппарата управления. Наиболее полно согласованная система моделей основных процессов управления реализуется при проектировании подсистем АСУП и специализированных АСУ (кадров, бухгалтерского учета и др.).

С развитием прогнозно-концептуальной работы все большую роль в обосновании направлений совершенствования систем управления и ее элементов занимают концептуальные модели. В определенной мере роль прогнозно-концептуальных моделей выполняют «модели предприятий будущего», прогнозные обоснования развития системы. Имеется определенный опыт в области формирования концептуальных моделей по отдельным элементам системы.

Концептуальные и нормативно-плановые модели обеспечивают рациональное единообразие и общую направленность анализа управления.

Одним из наиболее ответственных и сложных этапов анализа является разработка системы показателей, объективно и достаточно полно описывающих состояние и изменение отдельных элементов и всей системы в целом. Это связано с формированием информационного массива данных о развитии управления и его отдельных элементов. В настоящее время системная информация об управлении в материалах отчетности и учета деятельности предприятий и народного хозяйства в целом практически отсутствует.

Некоторые группы показателей постепенно формируются в рамках статистической, оперативной и бухгалтерской отчетности до той же форме, что данные о кадрах и технике в целом. Это, с одной стороны, позволяет достаточно быстро сформировать информационный массив, с другой – переносит на информацию об управлении те неточности, что имеют место в сложившейся системе отчетности. В этой связи представляется целесообразным составлять комплексные формы статистической отчетности, содержащие все данные, необходимые для анализа и планирования развития системы управления.

Такая отчетность должна быть дополнена качественными показателями, характеризующими соответствие профессиональной подготовки и квалификации кадров занимаемым должностям; использование емкости памяти вычислительной техники и объемов информации, объективно необходимых для управления, долю логических (оптимизационных) задач в общем массиве задач АСУ и др. Формирование таких характеристик непосредственно зависит от регулярности и единой методической основы анализа организации управления на предприятиях разных отраслей промышленности.

Материалы оперативного учета в большей мере касаются информационно-процессной стороны управления и органически связаны с автоматизацией информационно-вычислительных операций в системе управления. Материалы бухгалтерской отчетности могут дать информацию об изменении материально-технической базы и общих сумм затрат на управление.

Качество и достоверность выводов анализа в значительной мере зависят от объективности, комплексности и полноты характеристики системы управления. В этой связи необходимо тщательно продумать и определить систему показателей, используемых для данной цели. По аналогии с направлениями и объектами анализа можно выделить следующие группы показателей: