1.1.3. Порядок ведения учета товаров на складе и в бухгалтерии предприятия

От правильной организации работы складского хозяйства зависит очень многое. Склады должны своевременно обеспечивать прием материальных ценностей, их хранение, проверку на соответствие с документами поставки или отгрузки. Но, что не менее важно, они должны своевременно представлять информацию о наличии и движении ценностей. Условно процесс организации ведения учета товаров на складе можно подразделить на 3 раздела: 1) учет поступления товаров; 2)учет хранения товаров; 3) учет выбытия товаров.

Все материальные ценности поступают в организации от поставщиков на основании договора поставки, договора купли-продажи или договора мены. Поставщики материальных ценностей одновременно с отгрузкой продукции направляют покупателю сопроводительные документы, на основании которых осуществляется приемка товаров ( счета-фактуры, транспортные накладные, торгово-закупочные акты, накладные фактур, сертификаты качества). Приемка товаров оформляется при соответствии принимаемых ценностей сопроводительным документам. Подписью материально-ответственных лиц (заведующих складом) на этих документах (сдающего и принимающего). С заведующим складом (кладовщиком) обязательно должен быть заключен типовой договор о полной материальной ответственности. При отсутствии должности заведующего складом его обязанности могут быть возложены на любого работника организации с его согласия и с обязательным заключением договора о материальной ответственности.

Складской учет товаров ведется в натуральных показателях по номенклатурным номерам товаров (тары). Порядок учета товара на складе может быть различен в зависимости от способа хранения товара и от некоторых факторов, таких, как: частота поступлений товаров на склад, совместимость товаров по условиям хранения, их натуральные характеристики, а также объем и ассортимент товаров и т.д.

Хранение товаров на складах торговой организации может осуществляться одним из следующих способов:

- сортовым;

- партионным.

При сортовом учете товаров (материалов, продукции) на каждое наименование и сорт открывается одна или несколько страниц в товарном журнале (в зависимости от объема операций по приему и расходу) или отдельная карточка. В заголовке страницы журнала (карточки) указываются наименование, артикул, сорт, цена и другие отличительные признаки товара. В остальной части страницы журнала отражаются приход, расход и остатки товаров. Записи в товарные журналы делают на основании каждого приходного и расходного документа, а при большом объеме операций для сокращения числа записей - на основании итогов предварительно

составленных накопительных документов. ⁶

Постановлением Госкомстата России N 66 утверждены различные формы таких товарных журналов. Так, например, для учета на складе может применяться Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, по форме N МХ-2. Он ведется материально-ответственным лицом на основании документов о приеме и выдаче ТМЦ, сданных на хранение. В журнале указываются:

- дата приема ТМЦ на хранение; - подразделение, передавшее ТМЦ на хранение (поклажедатель); - наименование, единицы измерения, количество, цена и стоимость ТМЦ; - место хранения; - дата и номер документов по приему и выдаче ТМЦ. Для количественного учета движения и остатков ТМЦ материально-ответственными лицами в местах хранения могут применяться Журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения (форма N МХ-5) и Журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма N МХ-6). Эти журналы можно также вести в виде общего журнала учета движения продукции и ТМЦ или в виде ведомостей.

При партионном способе учета каждая поступившая партия хранится отдельно. На каждую партию материально-ответственное лицо выписывает партионную карту

(форма N МХ-10) в двух экземплярах. Партионные карты регистрируют в специальной книге. Порядковый номер регистрации в этой книге является номером данной партии. Один экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета, второй передают в бухгалтерию.

Одной партией допускается считать ТМЦ одного наименования, поступившие от одного и того же поставщика, причем в партию могут входить товары, доставленные одним и тем же видом транспорта или одновременно несколькими видами транспорта.

Заполняя партионную карту, работник склада указывает ее номер и дату составления, наименование товара, номер и дату акта о приеме товара, номер и дату накладной, по которой получен товар, реквизиты поставщика, вид транспорта, место отправления, наименование, сорт и количество (массу) товара. По мере отпуска товаров в партионной карте отражают дату отпуска, номер расходного товарного документа, наименование получателя, вид транспорта, место отправления, наименование, сорт и количество (массу) отпущенного товара. Одновременно в расходном документе указывают номер партионной карты.

Когда партия товаров будет полностью израсходована, товаровед и заведующий складом ставят в карте свои подписи и передают ее в бухгалтерию для проверки. Если при проверке выявится недостача товаров, то бухгалтер, не дожидаясь очередной инвентаризации, должен списать недостачу в пределах норм естественной убыли на издержки обращения, а недостача сверх норм подлежит взысканию с материально-ответственных лиц. Излишки товаров, выявленные при проверке, приходуются.

На полностью израсходованную партию ТМЦ составляется «Акт о расходе товаров по партии» (форма МХ-11) или «Акт о расходе товаров по партиям» (форма МХ-12). Акт по форме МХ-11 оформляется при обнаружении расхождений данных по приходу и расходу товаров по отдельной партии. В остальных случаях для оформления полного расхода товаров по партиям применяется Акт по форме МХ-12. В актах отражаются приход и расход по каждой партии ТМЦ. Акты составляются в двух экземплярах членами комиссии. Один экземпляр передается в бухгалтерию не позднее следующего дня, а второй остается у материально-ответственного лица.

Товары, хранящиеся на складе, должны быть снабжены товарным ярлыком. Для этого используется специальная форма ТОРГ-11 «Товарный ярлык». Эта форма применяется для учета товарно-материальных ценностей в местах хранения товара. Товарный ярлык заполняется в одном экземпляре материально ответственным лицом на каждое наименование с проставлением порядкового номера ярлыка. Товарный ярлык хранится вместе с товарно-материальными ценностями по месту их нахождения. Данные товарного ярлыка применяются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей.

Вне зависимости от того, каким способом хранятся товары, материально ответственные лица должны соблюдать принципы товарного соседства. Например, товары, имеющие специфический запах, должны храниться отдельно от товаров, восприимчивых к запаху. Продовольственные и непродовольственные товары размещаются на разных складах или в обособленных складских помещениях. Полный перечень правил товарного соседства определен многочисленными нормативно-техническими документами по отдельным видам товаров.

Материально ответственные лица, работающие на складе (магазине, ином торговом подразделении), ведут количественно-суммовой учет товаров на специальных карточках унифицированной формы. Кроме этого, материально ответственные лица составляют товарные отчеты, в которых отражают поступление и отпуск товаров за определенный период времени. Товарные отчеты с приложенными к ним первичными приходными и расходными документами передаются в бухгалтерию. Срок представления товарных отчетов (от 1 до 10 дней) устанавливается руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от условий работы (объемов поставок, товарооборота и пр.).

Если товары учитываются торговой организацией по продажным ценам, то применяется так называемый стоимостный (суммовой) или сальдовый метод учета товаров. В таком случае материально ответственные лица составляют товарный отчет унифицированной формы ТОРГ-29 и отчет по таре унифицированной формы ТОРГ-30.По окончании месяца остатки товаров в натуральном выражении из регистров складского учета заносятся материально ответственными лицами в «Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения» унифицированной формы МХ-19. Ведомости заводятся на год по каждому материально-ответствен-ному лицу. Путем подсчетов исчисляется общая стоимость товаров по ведомости учета, которая сверяется с данными синтетического учета по балансовому счету 41.1-«Товары на складах». Ведомость подписывают работник бухгалтерии и материально ответственное лицо. ⁷

Все документы складского учета товаров, в которых отражается поступление, выбытие товаров, их движение внутри организации являются первичными документами для ведения учета товаров в бухгалтерии предприятия. На основании первичных документов бухгалтер предприятия делает соответствующие проводки и составляет отчетность.