2.6. Систематическая отчетность
Как правило, в любой организации по завершению определенного периода составляются систематические отчеты, касающиеся самых разных сторон бухгалтерского учета. Отчеты могут составляться для работников организации, руководителей определенных отделов, специалистов конкретных направлений, руководства организации. Основное назначение таких отчетов- отражение финансового, материального состояния организации, наличие и размер задолженностей различным кредиторам и т.п. Перечень, количество и подробность отчетов , как правило, определяются правилами документооборота, установленными в организации, составом лиц, для которых предназначен данный отчет, целями составления подобного отчета. Кроме того, во многом состав и структура подобных отчетов зависят от специфики деятельности предприятия и от ее организационно-правовой формы.
Для ООО «Векта» таким отчетным периодом внутри организации является период в 2 месяца, поэтому составим систематические отчеты, позволяющие проанализировать финансовое положение организации, движение денежных средств, обеспеченность организации товарными запасами и их движение. Отчеты отражающие именно эти процессы, происходящие в ООО «Векта» являются наиболее важными в силу специфики деятельности организации.
2.6.1.Отчеты о покупке и приобретении товаров
Все организации, осуществляющие приобретение материалов, товаров, услуг, а также их реализацию, независимо от вида деятельности должны вести «Книгу покупок» и «Книгу продаж»,в которых отражаются все операции по приобретению и реализации тех или иных товаров (продукции, работ , услуг). Поскольку ООО «Векта» является торговой организацией, то ведение таких книг является не только обязательным, но и необходимым процессом, так как на основе информации, представленной в этих формах отчетности руководитель, бухгалтер и другие специалисты могут проследить динамику торговых процессов за определенный период времени.
Оформим для ООО «Векта « книгу покупок за период с 1 января по 28 февраля 2011 года. Книга покупок оформляется на основании счетов-фактур, предъявленных поставщиками и подрядчиками налогоплательщику, а также иных документов, предъявленных налогоплательщику. Для того чтобы сформировать книгу покупок необходимо сформировать прежде всего записи книги покупок. Используем меню «покупка» в главном окне программы. Из меню покупка переходим по ссылке «ведение книги покупок» и из открывающегося списка выберем вариант «Формирование записей книги покупок». В открывшемся окне с помощью кнопки «Добавить» формируем новую запись для книги покупок. В окне формирования записи установим дату 01 марта 2011 года. Данное окно содержит табличную часть, в которую необходимо внести сведения о приобретенных товарах. Табличную часть заполняем автоматически с помощью кнопки «Заполнить» в меню табличной части документа. Табличная часть автоматически заполнилась четырьмя записями, поскольку за период с 01.01.2011 г по 28.02.2011 г было совершено 4 операции приобретения товаров. При этом автоматической части по каждой операции приобретения товаров и услуг указались сведения о поставщиках, от которых приобретались товары; счете-фактуре, предъявленном поставщиками на товары, ставке НДС по приобретаемым товарам; сумме, на которую приобретались товары по каждому из поставщиков ( и общая сумма стоимости всех приобретенных товаров в нижней части табличной формы) без НДС; сумма начисленного НДС; дата оплаты поставки товаров ( ее устанавливаем вручную) по каждому поставщику на основании расходного кассового ордера или списания с расчетного счета; счет учета НДС ( установлены автоматически из накладной по форме ТОРГ-12). Табличная часть содержит также еще 2 вкладки: «Вычет НДС с полученных авансов» и «Вычет НДС с выданных авансов». ООО «Векта» не получала авансы от поставщиков и не выдавала авансы поставщикам, поэтому указанные две вкладки не заполняются. Проводим документ. После проведения документа в окне «Формирование записей книги покупок» будет сформирована новая запись.
Рис. 45 «Формирование записей книги покупок»
Теперь сформируем непосредственно книгу покупок. Для этого снова через меню «покупка» главного окна программы обратимся к пункту «Ведение книги покупок» и из раскрывающегося списка выберем вариант «Книга покупок». В окне формирования печатного документа «Книга покупок» в верхней части окна установим период с 01.01.2011 г по 01.03.2011 г. и нажмем кнопку «Сформировать» после чего в окне появится сформированный документ «книга покупок» ,в котором отражены те же сведения, что и в записи «Формирование записей книги покупок». В целях надежность сравним данные книги покупок с данными в журнале операций.
Рис.46 «Книга покупок за период с 01.01.2011 по 01.03.2011»
Теперь сформируем книгу продаж. В книге продаж фиксируют все дебетовые и кредитовые проводки по счетам клиентов. Используемая вместе с другой финансовой информацией, она может считаться главным орудием управления движением денежной наличности компании. Кроме того, поскольку книга содержит хронологическую запись продаж и платежей покупателей, она обеспечивает разнообразную статистическую информацию.
Порядок формирования книги продаж схож с порядком формирования книги покупок, т.е. сначала формируем записи книги продаж. Используем для этого в меню «Продажа» пункт «Ведение книги продаж» и из раскрывающегося списка выбираем вариант «Формирование записей книги продаж». Добавляем новую запись, в которой также устанавливаем дату формирования записи для книги продаж 01.03.2011 г. с помощью кнопки «Заполнить» заполняем табличную часть документа, в табличной части у нас содержится 8 записей, хотя реализация товаров осуществлялась 3 раза, это связано с тем, что реализовывались товары, по которым применялись разные ставки НДС (18% и 10%) и, кроме того, помимо реализации оказывались услуги. Остальные вкладки табличной части окна не заполняем, так как ООО «Векта» не получала от покупателей авансов. Проводим документ.
Рис. 47 «Формирование записей книги продаж от 01.03.2011 года»
Теперь формируем книгу продаж: через меню «Продажа» выбираем пункт «Ведение книги продаж» и далее вариант «Книга продаж». В окне формирования печатной формы книги продаж устанавливаем период: с 01.0.2011 г по 01.03.2011 г. и нажимаем кнопку «Сформировать». Сравним данные книги продаж с записями в журнале операций.
Рис.48 «Книга продаж за период с 01.01.2011 по 01.03.2011»
Книга покупок и книга продаж являются важными формами периодической отчетности, поскольку только они в наглядной форме могут отразить хронологичность поступления и реализации товаров, стоимость, на которую приобретались и реализовывались товары; суммы начисленных НДС». При этом укрупненная группировка операций приобретения и реализации (поступление и реализация указываются только в разрезе поставщиков без детализации по товарам) обеспечивает максимальную наглядность операций взаимодействия с контрагентами.