2.4.5. Справочник «Контрагенты»
Заполнение справочника «Контрагенты» является необходимой процедурой для упрощения и ускорения работы бухгалтера. Практически, при осуществлении любых операций: покупки и продажи товаров и материалов, ведения расчетов, приобретения и реализации основных средств или нематериальных активов, вовлечение контрагентов является неизбежным. Контрагента определяют, как лицо, учреждение, организацию, связанную обязательствами по общему договору, сотрудничающее в процессе его выполнения.19 Все современные организации, независимо от вида деятельности, формы собственности, организационно-правовой формы являются открытыми системами, то есть постоянно взаимодействуют с другими предприятиями, лицами и т.п., поэтому в бухгалтерском учете предполагается многократное использование сведений о контрагентах. Ручное заполнение информации о контрагентах занимает достаточно много времени. Поэтому в целях сокращения затрат времени на заполнение различных данных о контрагентах в автоматизированной системе бухгалтерского учета и был разработан справочник «Контрагенты», позволяющий однократно вносить данные о том или ином лице, являющемся контрагентом, а затем многократно использовать эти сведения, выбирая из общего списка того или иного контрагента.
Справочник «Контрагенты» можно просмотреть практически из любой вкладки программы в разделе справочников. Мы воспользуемся пунктом меню «Операции». В данном пункте откроем раздел справочники и выберем из раскрывающегося списка справочников справочник «Контрагенты» Пока он пуст. Добавим в раздел контрагентов группу «Поставщики». Для этого в окне «Контрагенты», выделив надпись «контрагенты» щелкнем пункт меню окна «Действия» и выберем из списка пункт «Добавить группу». В результате откроется окно «Группа Контрагенты. Группа Новый:». В поле «Группа» указываем общую группу «Контрагенты» ,а в поле «Наименование» заносим название создаваемой группы контрагентов- поставщики:
Рис.26 «Добавление группы “Поставщики”»
Теперь в окне «Контрагенты» появится новая группа : «Поставщики». Аналогичным образом создаем группу «Покупатели».
Рис.27. «Контрагенты»
Теперь необходимо заполнить каждую группу сведениями о покупателях и поставщиках соответственно. Для начала заполним данными группу поставщики. Для внесения перечня поставщиков необходимо в окне «Контрагенты» выделить левой кнопкой мыши запись «Поставщики» и щелкнуть кнопку «Добавить», откроется окно внесения сведений о конкретном поставщике.
Первым в группу поставщиков внесем ЗАО «Свобода», осуществляющем поставку соков. После нажатия кнопки «Добавить» во вновь открывшемся окне указываем следующие сведения:
«Наименование» - ЗАО «Свобода»;
В поле юр./физ. Лицо выбираем вариант – юридическое лицо;
В графе «Полное наименование» указываем ЗАО «Свобода»
В графе ИНН – 987654323456
В графе «КПП»- 3333334567
Рис.28 «Общие сведения ЗАО “Свобода”»
Переходим на вкладку «Адреса и телефоны». Здесь укажем контактные данные поставщика:
«Юридический адрес». Порядок внесения информации в эту графу аналогичен порядку заполнения данных о физическом лице (Рис.34.) Адрес: г.Киров, проезд Летний, д.93., корп. Б
«Фактический адрес» указывается автоматически – он аналогичен юридическому адресу.
Перейдем к, пожалуй, самой важной вкладке «Счета и договоры». Эта вкладка содержит два раздела: 1) «Банковские счета», где необходимо указать расчетный счет поставщика для ведения с ним расчетов; 2) «Договоры контрагентов»,в котором указываются договоры, заключенные с поставщиком.
Заполним раздел «Банковские счета». Щелкнем по кнопке «Добавить» и в открывшееся окно заносим следующие данные:
«Номер счета» -89765432345678909876
«Вид счета» выбираем расчетный, так как предназначен он для ведения расчетов с поставщиком.
Далее указываем данные банка, в котором открыт счет:
«БИК» - 043304748 – БИК Волго-Вятского Филиала ЗАО «РАЙФФАНЗЕНБАНК» г.Киров.
«Корр. Счет» - это значение проставится автоматически после указания БИК, так как указанный банк содержится в справочнике «Банки»
В графе «прямые расчеты» поставим галочку. Поскольку мы будем осуществлять расчеты с поставщиком напрямую через этот счет.
Также установим галочку в разделе «Указывать КПП получателя во всех платежных поручениях»
В Графе «текст назначения платежа» укажем- оплата за поставку соков.
Заполним раздел «Договоры контрагентов». Щелкнем по кнопке «добавить» и в открывшемся окне укажем:
В графе «Контрагент» автоматически указывается ЗАО «Свобода»;
В графе «Группа договоров» - выбираем «договоры контрагентов»;
«Наименование»- Договор поставки;
В графе «Вид договора» - выбираем «с поставщиком»;
«Валюта расчетов»- рубли;
«Тип цен»- указываем «основная цена покупки»
Аналогичным образом добавим остальных поставщиков и заполним группу контрагентов «Покупатели» . для группы «Покупатели» в графе «наименование договора» укажем договор купли –продажи,а в качестве типа цен выберем «основная цена продажи»
Рис.29 «Поставщики»
Рис.30 «Покупатели»
Итак, мы заполнили основные справочники, которые в дальнейшем понадобятся для ведения бухгалтерского учета ООО «Векта». Внесенные данные можно корректировать, дополнять и удалять. Основное назначение справочников- сокращение в дальнейшем времени на обработку различной первичной документации, требующей внесения часто используемых сведений. Однократно заполнив справочник данными, мы сможем многократно его использовать. Кроме того, справочники поострены таким образом. Что внесение изменений в один справочник приводит к соответствующим изменениям в связанных справочниках и документах. Это еще более сокращает время на обработку документов, поскольку нет необходимости многократного исправления данных.