4.2.3.Построение комплекса моделей предметной области
В данном разделе исследуются бизнес-процессы предметной области с целью выявления мест возникновения информации; анализа схем информационных потоков; выявления данных, которые необходимо хранить, чтобы решать поставленные задачи; четкого определения информационных потребностей будущих пользователей. Результирующая информация является исходной для разработки модели данных (структуры базы данных).
Бизнес-процесс - это одна или более связанных между собой операций (функций), которые совместно реализуют цель, как правило, в рамках организационной структуры, описывающей функциональные роли и отношения. Примеры: продажа товара, закупка товара, хранение товара, выпуск изделия и др.
Модель бизнес-процессов — описание структуры бизнес-процессов с требуемой степенью детализации с использованием наглядного формализованного (или графического) языка.
Основные понятия диаграмм бизнес-процессов (функциональных диаграмм):
работы. Работы обозначают функции или процессы, которые обрабатывают и изменяют информацию. Работы представлены на диаграммах в виде прямоугольников;
стрелки входа (входят в левую грань работы) — изображают входные данные или объекты, изменяемые в ходе выполнения процесса;
стрелки управления (входят в верхнюю грань работы) — изображают правила и ограничения, согласно которым выполняется работа;
стрелки выхода (выходят из правой грани процесса) — изображают данные или объекты, появляющиеся в результате выполнения работы;
стрелки исполнителей (входят в нижнюю грань процесса) — изображают ресурсы, необходимые для выполнения процесса, но не изменяющиеся в процессе работы (например, людские ресурсы).
Для построения моделей предлагается следующая последовательность4:
Построение контекстной диаграммы, где вся складская деятельность представлена как одна работа. На этом этапе определяются входные и выходные информационные потоки, управляющие воздействия и исполнители.
Детализация диаграммы на уровне внутренних бизнес-процессов (функциональные диаграммы). Выявляются комплексы решаемых задач, входные и выходные информационные потоки.
Детализация функциональных диаграмм на уровне диаграмм потоков данных. Определяются данные, которые необходимо хранить; источники информации для хранения; формируется предварительная структура базы данных.
Построение диаграммы участия пользователей в решаемых задачах. Определяется соответствие пользователей и бизнес-процессов (кто что делает). В результате формируется перечень информационных потребностей пользователей.
Контекстная диаграмма
Рис. 7. Контекстная диаграмма для складского учета
Анализ диаграммы (рис.Рис. 7).
Извне в систему поступают следующие информационные потоки:
поступление товаров на склад от контрагента сопровождается соответствующей информацией, являющейся входной для информационной системы;
сведения о каждом контрагенте, с которым работает фирма, поступают в систему извне и являются входной информацией;
моментом активизации процедуры отпуска товара со склада в систему является поступление требования на продажу, информация о котором также является входной.
На выходе должны формироваться следующие данные:
продажа товаров со склада от контрагента сопровождается соответствующей информацией, являющейся выходной для информационной системы;
результаты обработки данных должны оформляться как стандартные отчеты заданной структуры;
с другой стороны, в результате обработки должны формироваться новые структуры данных, содержащие обобщенные показатели деятельности фирмы, назначение которых — представлять информацию для работы аналитиков.
Все операции в информационной системе производятся в рамках принятых корпоративных правил.
Исполнителями (и пользователями) является персонал.
Детализация диаграммы
Рис. 8. Детализация контекстной диаграммы
Анализ диаграммы (рис.Рис. 8).
На диаграмме определены четыре основных функции: оформление поставок, оформление отпуска, расчет текущего запаса, анализ деятельности склада.
Для каждой из функций определены входные и выходные информационные потоки. На диаграмме можно проследить: какая функция какую информацию порождает и какая информация является исходной для функции.
Например. Результатом функции «оформление поставок» является информация о поставках товара, которая является исходной для функции «текущий остаток». Аналогично результатом функции «оформление отпуска» является информация об отгрузках контрагенту, которая также является исходной для функции «текущий остаток». Результатом функции «текущий остаток» являются сведения о текущем остатке, которые, в свою очередь, будут исходными для функций «оформление отпуска» и «анализ деятельности склада».
Далее необходимо провести детализацию каждого процесса, причем при этом требуется выделить те данные, которые необходимо сохранять в базе данных для функционирования информационной системы. Такую задачу помогут решить диаграммы потоков данных.
Диаграммы потоков данных
Некоторые понятия диаграмм потоков данных:
работы. Работы обозначают функции или процессы, которые обрабатывают и изменяют информацию. Работы представлены на диаграммах в виде прямоугольников со скругленными углами;
стрелки. Стрелки идут от объекта-источника к объекту-приемнику, обозначая информационные потоки в системе документооборота;
внешние ссылки. Внешние ссылки указывают на место, организацию или человека, которые участвуют в процессе обмена информацией с системой, но располагаются за рамками этой диаграммы;
хранилища данных (лучше их назвать Структуры данных). Хранилища данных представляют собой собственно данные, к которым осуществляется доступ, эти данные также могут быть созданы или изменены работами. На одной диаграмме может присутствовать несколько копий одного и того же хранилища данных.
Для каждого процесса диаграммы (рис.Рис. 8) будет построена собственная диаграмма потоков данных.
Рис. 9. Диаграмма потоков данных для процесса «оформление поставок»
Анализ диаграммы (рис.Рис. 9).
В результате анализа диаграммы определены следующие структуры данных: Справочник товаров, Справочник контрагентов, Накладные на поставку товаров.
При поступлении товаров проверяется наличие в справочниках соответствующих товаров и контрагентов (работа «проверка и ведение НСИ»), если соответствующих позиций в справочниках нет, то формируются записи о новых контрагентах /новых товарах.
Накладные на поставку сохраняются после проверки соответствия фактической поставке и контроля наличия в справочниках соответствующих данных. Каждая накладная может включать несколько товаров, соответствует единственному контрагенту и имеет уникальный номер для контрагента.
Рис. 10. Диаграмма потоков данных для процесса «оформление отпуска»
Анализ диаграммы (рис.Рис. 10).
В результате анализа диаграммы определены следующие структуры данных: Справочник товаров, Справочник контрагентов, Накладные на отпуск товаров.
Отпуск товаров инициируется требованием на отгрузку, которое является устным или письменным распоряжением и поступает от менеджера отдела продаж. Требование на отгрузку документом не является и сохранению в рамках системы не подлежит.
При отпуске анализируется запас товаров на складе (информация формируется работой «текущий запас»), если требуемый товар на складе есть, то проверяется наличие в справочниках соответствующих товаров и контрагентов (работа «проверка и ведение НСИ»). Если соответствующей позиции в справочнике контрагентов нет, то формируются записи о новых контрагентах. Если в справочнике товаров отсутствует указанный товар, то налицо некорректное требование об отгрузке.
Накладные на отпуск формируются после всех проверок, сохраняются в базе данных и сопровождают процесс фактического отпуска. Каждая накладная может включать несколько товаров, соответствует единственному контрагенту и имеет уникальный номер для склада.
Рис. 11. Диаграмма потоков данных для процесса «текущий запас»
Анализ диаграммы (рис.Рис. 11).
В результате анализа диаграммы определены следующие структуры данных: Справочник товаров, Справочник контрагентов, Накладные на отпуск товаров, Накладные на поставку.
Алгоритм определения итоговых показателей и оценки запаса определен корпоративными правилами системы и будет рассматриваться в других разделах пособия.
Сведения о запасах на складах являются входной информацией для других процессов, в том числе «оформление», «отпуск», «анализ деятельности склада».
Рис. 12. Диаграмма потоков данных для процесса «анализ состояния склада»
Анализ диаграммы (рис.Рис. 12).
В результате анализа диаграммы определены следующие структуры данных: Справочник товаров, Справочник контрагентов, Справочник складов, Накладные на отпуск товаров, Накладные на поставку, Данные для аналитики.
Состав показателей и формы стандартных отчетов будут представлены в разделе Выходная информация.
Структура Данные для аналитики наполняется данными, которые являются результатами обработки записей других структур. По своей природе данная структура отличается от остальных, выделенных в результате анализа (см. стр. 5).
Последней представляемой в этом разделе диаграммой является диаграмма участия соответствия должностей в анализируемых работах.
Рис. 13. Участие персонала
Исходя из представленных диаграмм, определяются информационные потребности будущих пользователей системы (таблицаТаблица 1).
Таблица 1
Пользователь |
Информационные потребности |
Руководитель |
Получение информации: о состоянии запасов товаров, аналитические отчеты |
Менеджеры |
Ведение нормативно-справочной информации. Получение информации: о состоянии запасов товаров, о взаимоотношениях с контрагентами |
Заведующий складом |
Получение информации: о состоянии запасов товаров |
Складские работники |
Ввод и редактирование данных о поступлении и отпуске товаров. Получение информации о состоянии запасов товаров |
Аналитики |
Доступ к аналитическим структурам данных для формирования нерегламентированных аналитических отчетов |
Подводя итоги по комплексу представленных диаграмм, можно сделать следующие выводы:
Информационная система должна решать следующие основные задачи: ведение НСИ, учет поступления и отпуска товаров со складов, формирование стандартных отчетов, формирование структур данных для аналитики.
Определены пользователи информационной системы (см. таблицу 1).
База данных информационной системы является распределенной между тремя подразделениями: центральный офис, удаленный склад, отдел аналитики.
Общие сведения о складах содержатся в справочнике складов.
Сведения о товарах и контрагентах накапливаются в соответствующих справочниках.
Поступление товара сопровождается документом Накладная на поставку, который включает несколько товаров. Каждый документ соответствует единственному контрагенту, но каждому контрагенту может соответствовать несколько накладных. Все документы о поставке сохраняются.
Отпуск товара сопровождается документом Накладная на отпуск, который включает несколько товаров. Каждый документ соответствует единственному контрагенту, но каждому контрагенту может соответствовать несколько накладных. Все документы об отпуске сохраняются.
Контрагент может являться как поставщиком, так и покупателем.
Стандартные отчеты формируются на основе сведений о поставке и отгрузке товара, нормативно-справочной информации.
Структуры данных для аналитики также формируются на основе обработки данных о поставке и отгрузке товара, нормативно-справочной информации.