5.1.5.Ввод данных в таблицы.

Как правило, для ввода и редактирования данных в таблицах в любой информационной системе разрабатываются формы. В общем случае, ввод данных в режиме таблицы целесообразен при заполнении справочников.

4. Заполнить таблицу Склад.

Открыть соответствующую таблицу. Ввести данные о двух складах.

Рис. 21. Записи таблицы Склад

Дополнительная информация:

Для перехода в следующее поле можно использовать клавишу ТАВ. Для перехода на новую запись можно использовать кнопку Новая запись . Для удаления записи выбрать удаляемую запись и нажать на панели инструментов кнопку Удалить запись . Запись таблицы сохраняется автоматически.

Задание для самостоятельной работы. Ввести данные в таблицу Товар (рисунокРис. 22). При заполнении таблицы обратить внимание на поле со списком КодСклада.

Рис. 22. Записи таблицы Товар

Задание для самостоятельной работы. Ввести данные в таблицу Контрагенты (рисунокРис. 23).

Рис. 23. Записи таблицы Контрагенты

5.1.6.Создание и заполнение таблиц базы данных в среде ms Excel

В процессе проектирования было определено распределение массивов данных. Исходя из этого необходимо:

под управлением MS Excel создать фрагмент базы данных;

установить обмен данными между основной базой данных и фрагментом;

заполнить таблицы.

Структура таблиц, формируемых под управлением MS Excel (таблицаТаблица 4 — Поставка товаров, таблицаТаблица 5 — Отпуск товаров со склада), несколько отличается от таблиц основной базы данных в силу специфики программного продукта.

Форматы данных, наименования полей таблицы соответствуют аналогичным параметрам основной таблицы основной базы данных.

Таблица 4

№ Накладной на поставку	КодКонтрагента	Дата	КодТовара	ЦенаПоставщика	Количество сдано

Таблица 5

№ Накладной на отпуск	КодСклада	Дата	КодКонтрагента	КодТовара	Количество отгружено

Предлагается следующий алгоритм разработки фрагмента базы данных:

1. Создать электронную книгу, используя технологию OLE и программу MS Query, создать внешние запросы для связи с таблицами Товар, Контрагенты.

2. Сформировать структуру требуемых таблиц для хранения записей о поставках и отпуске товаров, задать форматы данных, установить проверку данных для выбора значений КодКонтрагента, КодТовара из соответствующих списков.

3. Заполнить таблицы условными данными.

4. Интегрировать таблицы в основную базу данных.

Для создания внешних запросов к основной базе данных воспользуемся программой MS Query, предназначенной для переноса данных из внешних источников в программы MS Office, в частности MS Excel. Извлечение данных из базы данных с помощью MS Query позволяет избежать их повторного ввода в MS Excel. Кроме того, имеется возможность автоматического обновления результатов выполнения запросов в MS Excel при изменении данных в исходной базе данных.

Перенос внешних данных в MS Excel с помощью MS Query состоит из трех шагов: настройка источника данных для подключения к базе данных; выборка необходимых данных с помощью мастера запросов; передача данных в MS Excel.

В источнике данных содержатся сведения, позволяющие MS Excel и MS Query подключиться к внешней базе данных. При настройке источника данных в MS Query ему назначается имя, а затем указываются имя и расположение базы данных или сервера, тип базы данных, идентификатор и пароль для входа. При каждом открытии файла MS Excel или при обновлении MS Query подключается к базе данных с помощью источника данных и выводит требуемую информацию. Таким образом, при изменении значений в связанных таблицах основной базы данных таблицы MS Excel, созданные с помощью запросов, также обновляются.

Выполнение шага 1

5. Создать файл фрагмента базы данных (электронная книга). Определить структуру книги. Установить связь с таблицей Товар.

Алгоритм выполнения задания:

1. создать электронную книгу. Имя файла — Удаленный склад.xls;

2. дать имя листам: Контрагенты, Товар, Поставка товаров, Отпуск со склада;

3. создать запрос для установки связи с таблицей Товар основной базы данных Склад:

1. на листе Товар установить курсов в ячейку А1. Выполнить команду Данные \Импорт внешних данных \Создать запрос;

2. в окне Выбор источника указать MS Access Database;

3. в окне Выбор базы данных указать расположение базы данных;

4. в окне Выбор столбцов активизировать таблицу Товар, выбрать все столбцы таблицы;

5. в окне Отбор данных для поля КодСклада установить условие «=2» (отображать только товары, привязанные к удаленному складу). При необходимости задать порядок сортировки;

6. на заключительном шаге установить переключатель Вернуть данные в MS Excel. В окне Импорт данных указать ячейку для размещения данных;

4. для всех столбцов запроса (таблицы) создать именованные блоки (команда Вставка \Имя \Создать \В строке выше).

Задание для самостоятельной работы. На листе Контрагенты установить связь с таблицей Контрагент, для всех столбцов таблицы создать именованные блоки.

Дополнительная информация:

Чтобы обновить сведения о контрагентах или товарах, необходимо выполнить команду Обновить данные контекстного меню (предварительно поставив курсор в таблицу) или нажать кнопку на панели инструментов Внешние данные.

Выполнение шага 2

6. Создать таблицу Поставка товаров (таблицаТаблица 4), обеспечить выбор КодКонтрагента, КодТовара из справочников.

Алгоритм выполнения задания:

1. сформировать шапку таблицы на листе Поставка товаров;

2. выбирать значения из списка в MS Excel позволяет инструмент Проверка. Выделить диапазон ячеек колонки КодКонтрагента. Выполнить команду Данные \Проверка. Тип данных — список. Источник — именованный блок КодКонтрагента (вызов списка именованных блоков — кнопка F3);

3. для полей таблицы установить требуемые типы данных (таблицаТаблица 3);

4. аналогично создать список для выбора значений поля КодТовара.

Задание для самостоятельной работы. Создать таблицу Отпуск со склада (см. стр. 47), обеспечить выбор КодКонтрагента, КодТовара из справочников.

Выполнение шага 3

7. Заполнить таблицу условными данными. Данные для заполнения представлены в таблицахТаблица 6, 7.

Таблица 6

№ Накладной на поставку	КодКонтрагента	Дата	КодТовара	ЦенаПоставщика	Количество сдано
12	0001	12.01.2005	05	3 500,00р.	150
22	0001	12.01.2005	05	3 500,00р.	100
31	0002	13.01.2005	07	11 000,00р.	90
21	0002	13.01.2005	07	11 000,00р.	150
12	0003	13.01.2005	06	9 500,00р.	100
32	0003	13.02.2005	06	9 500,00р.	120
33	0003	13.02.2005	06	9 400,00р.	130
14	0001	20.02.2005	05	3 500,00р.	150
24	0001	20.02.2005	05	3 500,00р.	100
14	0003	20.03.2005	06	10 000,00р.	120
41	0003	20.03.2005	06	9 100,00р.	110
42	0003	20.03.2005	06	9 100,00р.	160
17	0002	20.05.2005	07	10 500,00р.	100
18	0002	20.05.2005	07	11 000,00р.	120

Таблица 7

№ Накладной на отпуск	КодСклада	Дата	КодКонтрагента	КодТовара	Количество отгружено
1	2	23.01.2005	0002	05	10
1	2	23.01.2005	0002	06	15
2	2	23.02.2005	0002	05	20
2	2	23.02.2005	0002	06	30
3	2	24.02.2005	0001	06	15
3	2	24.02.2005	0001	07	15
4	2	05.03.2005	0003	05	50
4	2	05.03.2005	0003	07	20
9	2	15.03.2005	0003	07	10
5	2	16.03.2005	0002	05	10
5	2	16.03.2005	0002	06	15
6	2	17.03.2005	0001	06	20
6	2	17.03.2005	0001	07	30
7	2	19.04.2005	0003	05	10
7	2	19.04.2005	0003	07	20
8	2	19.04.2005	0001	06	50
8	2	19.04.2005	0001	07	40

Выполнение шага 4

8. Связать таблицу Поставка товаров формата Excel с основной базой данных для последующей совместной обработки

Алгоритм выполнения задания:

1. открыть базу данных Склад. На вкладке Таблицы создать новую таблицу, в окне Новая таблица установить Связь с таблицами;

2. в окне Связь указать расположение файла Удаленный склад.xls;

3. в окне Связь с электронной таблицей установить пе6реключатель Листы, выбрать лист Поставка товаров;

4. в следующем окне установить флажок Первая строка содержит заголовки столбцов;

5. ввести имя новой таблицы — Поставка с удаленного склада. Подтвердить установку связи;

6. на вкладке Таблицы появилась новая таблица (с пиктограммой Excel). Открыть таблицу, просмотреть ее содержимое.

Задание для самостоятельной работы. Связать таблицу Отпуск со склада формата Excel с основной базой данных для последующей совместной обработки. Связанной таблице присвоить имя Отпуск с удаленного склада.

Подводя итоги по разделу, можно сделать следующие выводы:

1. Создана распределенная база данных, включающая таблицы, соответствующие сущностям информационной системы, и схема данных, соответствующая информационно-логической модели.

2. Основная база данных создана под управлением MS Access.

3. Для хранения информации о движении товаров на удаленном складе создан фрагмент базы данных под управлением MS Excel.

4. Для ввода информации по удаленному складу в файле MS Excel созданы внешние запросы к основной базе данных для доступа к НСИ.

5. Таблицы фрагмента базы данных для удаленного склада интегрированы в основную базу данных, что позволит проводить совместную обработку данных.