5.1.1.Начало работы ms Access

1. Запустить программу MS Access.

2. В окошке Создание файла выбрать Новая база данных.

3. Определить диск и папку для хранения файла БД, задать имя новой БД — Склад1.

4. В окне программы появилось окно БД (рисунокРис. 17).

Рис. 17. Окно базы данных Склад

В левой части окна перечислены объекты, доступные для работы в MS Access:

• таблицы — используются для ввода и хранения данных;

• запросы — используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами;

• формы — используются для ввода и отображения данных таблиц;

• отчеты — используются для представления данных таблиц или запросов в печатном формате;

• макросы — набор макрокоманд, который создается для автоматизации часто выполняемых задач;

• модули — набор описаний, инструкций и процедур, сохраненных под общим именем для организации программ на языке Microsoft Visual Basic.

Чтобы начать работать с соответствующими объектами, необходимо перейти на требуемую вкладку. Кнопки Создать, Открыть, Конструктор предназначены для организации работы с конкретными объектами.

5.1.2.Создание таблиц базы данных в среде ms Access

Для создания и редактирования структуры таблицы предусмотрен режим Конструктора таблицы. При создании таблицы указанный режим вызывается командами Создание таблицы в режиме конструктора (на вкладке Таблицы окна базы данных) или при нажатии кнопки Создать с последующим выбором в списке режима Конструктора. Окно конструктора таблицы включает два раздела: окно структуры таблицы и окно свойств поля.

Рис. 18. Режим конструктора таблицы

Окно структуры таблицы:

1. Имя поля. Отражаются имена полей таблицы.

2. Тип данных. Определяется тип значений, которые можно вводить в это поле. Предлагаемые типы данных:

• текстовый — текст или числа, не требующие проведения расчетов;

• поле МЕМО — очень длинный текст (до 65000 символов);

• числовой — числовые данные, используемые для проведения расчетов;

• дата/время — даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999;

• счетчик — уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу;

• логический — значения «Да» и «Нет», а также поля, содержащие только одно из двух возможных значений (Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл);

• поле OLE — объект связанный или внедренный в таблицу;

• гиперссылка — адрес гиперссылки.

3. Описание. Дополнительные комментарии для каждого поля таблицы.

Окно свойств поля:

1. Вкладка Общие — для каждого поля определяются его свойства. Перечень свойств поля зависит от типа данных поля. Характеристики некоторых свойств поля представлены ниже:

• размер поля: для текстового типа данных — количество символов, для данного поля, для числового типа данных — длина числа, допустимость дробных значений;

• формат поля: дополнительные параметры отображения значений для установленного типа данных (например, для числового типа данных — денежный, фиксированный, процентный и др.);

• маска ввода — шаблон для ввода данных;

• подпись — определяет текст, который выводится в подписях колонках. Если не указан текст подписи поля таблицы, то в качестве текста подписи заголовка столбца в режиме таблицы используется значение Имя поля;

• значение по умолчанию — определяет значение, которое автоматически вводится в поле при создании новой записи;

• условие на значение — определяет требования к данным, вводящимся в поле;

• сообщение об ошибке — текст, появляющийся при вводе неправильного значения;

• обязательное поле — установка параметра обязательности/необязательности ввода данных в поле;

• пустые строки — разрешение /запрет на пустые значения;

• индексированное поле — определяет индекс, задаваемый по одному полю. Свойство используется для поиска и сортировки записей по одному полю таблицы. Допускается создание произвольного количества индексов. Индексы создаются при сохранении таблицы и автоматически обновляются при вводе и изменении записей. Индексированное поле может содержать уникальные или повторяющееся значения;

• сжатие Юникод — в Microsoft Access 2000 и более поздних версиях для хранения информации полей типа Текстовый, Поле MEMO или Гиперссылка используется кодировка Юникод. В Юникод каждый знак представляется двумя байтами, поэтому для хранения данных в полях типа «Текстовый», «Поле MEMO» и «Гиперссылка» требуется много места. Чтобы оптимизировать расход дискового пространства для текстовых полей, устанавливают значение, запускающее алгоритм сжатия для данных полей;

2. вкладка Подстановка — создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений с помощью списка или поля со списком.

1. Создать таблицу Товар (таблицаТаблица 3).

Алгоритм выполнения задания:

1. перейти на вкладку Таблицы. Кнопка Создать. В окне Новая таблица выбрать режим Конструктор;

2. в первую строчку колонки Имя поля ввести имя поля таблицы — КодТовара;

3. в окне Тип данных для указанного поля установить — Текстовый. В строке Размер поля раздела Свойства поля установить значение 2;

4. последовательно определить следующие поля таблицы: Товар (тип данных — текстовый, размер —20), ЕдИзм (тип данных — текстовый, размер —5), ЦенаПродажи (тип данных — денежный, число десятичных знаков — 2), КодСклада (тип данных — текстовый, размер —1);

5. установить признак ключа для поля КодТовара. Для поля КодТовара щелкнуть в область выделения строки (прямоугольник с левого края строки или полоса на левом крае окна, при выборе которых выделяется вся строка в таблице). Нажмать кнопку Ключевое поле на панели инструментов;

6. для сохранения таблицы нажать на кнопку Сохранить на панели инструментов. В окне Сохранение задать имя таблицы — Товар. Структура созданной таблицы представлена на рисункеРис. 19;

7. перейти в Режим таблицы. На панели инструментов нажать на кнопку Вид — . Убедиться, что созданная таблица соответствует требованиям.

8. закрыть таблицу. Созданная таблица отражена на вкладке Таблицы окна базы данных.

Рис. 19. Таблица Товар в режиме конструктора

Задание для самостоятельной работы. Создать таблицы Склад, Контрагенты, Поставка товаров, Спецификация поставки, Отпуск со склада, Спецификация отпуска со склада (таблицаТаблица 3).

Дополнительная информация:

В таблицах Поставка товаров, Спецификация поставки, Отпуск со склада, Спецификация отпуска со склада определен составной ключ. Для выделения нескольких полей щелкните область выделения для каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL.

Для редактирования структуры таблицы необходимо открыть таблицу в режиме конструктора: в окне базы данных выделить требуемую таблицу, нажать кнопку Конструктор. Для перехода между режимами Таблица и Конструктор пользоваться кнопкой Вид ( , ) на панели инструментов.