1.Скачкова в.В. Усольцева е.Б. Применение приложений ms Office для построения информационных систем
2.Введение
Основная задача данного пособия — дать студенту представление о методах и инструментах построения экономических информационных систем (ИС), показать «сквозную» цепочку от постановки задачи проектирования ИС до законченной реализации.
В первой части работы ставится задача на разработку информационной системы; анализируется предметная область проектирования; определяются информационные потребности пользователей; строится ряд моделей предметной области для детализации потребностей, определения направления информационных потоков, выделения структур данных. По результатам исследования определяются информационные объекты, которые в соответствии с требованиями реляционной модели данных приводятся к третьей нормальной форме, и разрабатывается информационно-логическая модель.
Основное внимание в пособии уделяется использованию программного обеспечения общего назначения (MS Office) для программной поддержки. Подробно рассматриваются возможности MS Access, MS Excel как инструментов создания и поддержки распределенной информационной системы.
В работе для определенной предметной области ставится учебная задача разработки распределенной многопользовательской информационной системы с элементами анализа данных. На сквозном примере изучаются как проблемы проектирования информационного обеспечения, так и машинной реализации информационной системы.
3.Основные понятия об информационной системе
Информационная система —упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, предназначенная для хранения, обработки, поиска, распространения, передачи и предоставления информации1.
Структура ИС с точки зрения обеспечивающих подсистем представлена на рисункеРис. 1.
Рис. 1. Обеспечивающие подсистемы информационной системы
Краткая характеристика подсистем представлена ниже:
Организационное обеспечение — совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.
Правовое обеспечение — совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.
Техническое обеспечение — комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.
Математическое обеспечение — совокупность математических моделей и алгоритмов для решения задач и обработки информации с применением вычислительной техники.
Программное обеспечение — совокупность компьютерных программ, описаний и инструкций по их применению.
Информационное обеспечение —система организации информации на определенных этапах ее обработки.
Лингвистическое обеспечение — совокупность научно-технических терминов и других языковых средств, используемых в информационных системах, а также правила формализации естественного языка.
В данном пособии основное внимание уделяется проблемам разработки информационного обеспечения для заданной предметной области и использованию инструментария прикладных программ общего назначения для решения задач, поставленных перед информационной системой.
Следует несколько подробнее остановиться на понятиях, связанных с информационным обеспечением.
Можно сказать, что информационная система — это система поддержки технологических процессов обработки информации, с использованием комплекса технических и программных средств.
Выделяют 5 типовых информационных процессов:
Регистрация информации – фиксация сведений о текущих экономических процессах.
Передача информации передача исходных данных или данных, полученных в результате обработки.
Хранение данных — хранение на машинных носителях исходных данных или результатов обработки .
Поиск извлечение информации с помощью различной сложности запросов.
Публикация информации – представление для пользователя результатов поиска, обработки или исходной информации в виде стандартных форм отчетов, справочных таблиц, диаграмм и др.
Важнейшие вопросы, возникающие на всех этапах существования информационной системы: как структурировать требуемую для учета и анализа информацию; как сформировать оптимальные структуры данных для хранения; по каким маршрутам следует передавать информацию; как сохранять результирующие показатели деятельности организации.
Состав информационного обеспечения определяется типовыми процессами обработки информации (рис.Рис. 2).
Рис. 2. Структура информационного обеспечения
На этапе регистрации информации информационное обеспечение включает:
Систему структурирования информации — представление информации как совокупности отдельных структурных единиц различной сложности. К структурным единицам относятся:
реквизит — далее неделимая информационная единица, отражающая качественные или количественные характеристики объектов, процессов, событий. Пример: наименование товара, цена, количество товара на складе;
составная единица информации (СЕИ) — логически взаимосвязанная совокупность реквизитов и других СЕИ, имеющая законченное смысловое содержание;
показатель — особый вид СЕИ, является минимальной структурой данных, не содержащей вложенных СЕИ.
Систему классификации и кодирования совокупность правил распределения заданного множества объектов на подмножества в соответствии с признаками сходства или различия. Пример: классификация сотрудников, производимой продукции, форм оплаты и т.д.
Унифицированную систему документации комплекс взаимоувязанных документов, форма и содержание которых отвечают единым правилам построения и использования документов. Пример: формы документов об оплате, продаже, бухгалтерские документы и т.д.
На этапе передачи информации ИО включает схемы информационных потоков, которые отражают маршруты движения информации, ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. Построение схем информационных потоков обеспечивает исключение дублирующей и неиспользуемой информации; классификацию и рациональное представление информации. При этом выявляется: где возникает информация, на каком этапе и какую информацию необходимо сохранять, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений; какая информацию должна поступать к каждому исполнителю.
На этапе хранения данных ИО включает:
Методологию построения баз данных
Базу данных, реализованную под управлением системы управления базы данных.
База данных — совокупность определенным образом структурированных, взаимосвязанных данных, предназначенных для хранения и обработки, обеспечивающих решение комплекса задач управления. Методология построения баз данных — правила проектирования и реализации базы данных. Проектирование базы данных включает:
первый этап: обследование всех функциональных подразделений фирмы, проводимое для того, чтобы понять специфику и структуру ее деятельности; построение схемы информационных потоков; анализ существующей системы документооборота; определение информационных объектов и состава реквизитов; приведение информационных объектов в вид, соответствующий требованиям СУБД;
второй этап: построение концептуальной информационно-логической модели2 данных для обследованной на первом этапе сферы деятельности.
Различают оперативные базы данных, ориентированные на накопление и хранение исходной (оперативной) информации, и аналитические базы данных, данные которых являются результатом агрегирования данных оперативной базы данных. Основное назначение аналитических баз данных — формирование и представление обобщенных показателей экономической деятельности для поддержки принятия управленческого решения.
Аналитические базы данных рассматриваются как разновидность базы данных, в которой накапливается информация за длительный период времени в агрегированном виде на основании разнородных источников, обеспечивается обновление и модификация структуры, многомерное представление.
Информация аналитических баз данных является основой функционирования систем анализа данных — OLAP-системы (On-Line Analytical Processing). Данный тип программ ориентирован на обработку произвольных, заранее не регламентированных запросов к массивам данных.
Одной из доступных программ, поддерживающих OLAP-технологии, является программа MS Excel. Данные OLAP представлены в виде кубов. Куб — многомерная структура, где реквизиты-основания (количественные показатели) представлены в контексте измерений (реквизитов-признаков). Измерение — аспект представления данных (контрагент, месяц и т.п.). Каждое измерение входит в структуру куба на заданном уровне детализации (формируется многомерная структура) (рис.Рис. 3).
Рис. 3. Представление OLAP-куба
Данные из куба OLAP могут быть возвращены в Excel в виде отчета сводной таблицы (рис.Рис. 4) или сводной диаграммы, в отличие от записей реляционных баз данных в запросе, которые могут быть возвращены в Excel также в виде диапазона внешних данных листа.
Рис. 4. Представление OLAP-куба в виде сводной таблицы
При машинной реализации все операции с данными БД - создание структуры базы данных, ввод, поиск, корректировка, удаление данных выполняет система управления базой данных (СУБД). СУБД – совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного применения БД многими пользователями. Основные возможности СУБД:
поддержка моделей данных: создание и ведение структур данных, операций манипулирования данных, ограничений целостности данных;
администрирование БД: ведение словаря справочника данных; управление представлением БД; сбор статистики функционирования БД; реорганизация БД; восстановление БД;
средства разработки приложений: интерфейс с языками программирования, средство генерации (генератор программного кода, генератор формирования ввода-вывода, формирование пользовательских интерфейсов), генерация отчетов;
средства конечного пользователя: интерфейс конечного пользователя (язык запросов конечного пользователя, интерфейс типа меню), средства обучения, подсказки и меню;
интерфейсы с программными средствами функционального назначения (электронными таблицами, статистическими программами и др.);
интерфейсы с другими СУБД;
средства работы в сети и создание распределенных БД.
На этапе публикации (представления) информации ИО включает:
Унифицированную систему документации для форм выходных отчетов. Примерами стандартных форм документов являются бухгалтерский баланс, отчет о прибыли.
Комплекс произвольных отчетов, примерами которых являются формы выходных отчетов, таблиц, графиков, сформированных в соответствии с потребностями фирмы.
Требования к представлению показателей экономической деятельности для дальнейшего анализа экономической деятельности. Примером является использование стандартных экономических показателей, характеризующих эффективность работы предприятия: чистая приведенная стоимость проекта, рентабельность проекта.
Задача, решаемая в следующем разделе, — формирование требований к информационной системе, разработка структуры базы данных в соответствии со структурой организации и информационными потребностями пользователя, представление алгоритмов обработки данных, определение программной среды реализации.