Лабораторная работа №1. Создание базы данных в субд ms Access Теоретический раздел

MicroSoft Access представляет собой систему управления базами данных (БД), обеспечивающую хранение информации, ввод новых записей, редактирование уже существующих, выборку данных и представление их в нужном виде.

БД включает в себя различные объекты (таблицы, формы, зап­росы, отчеты), предназначенные для ввода, управления и хране­ния информации. Все объекты одной БД хранятся в одном и том же файле, имеющем стандартное расширение .mdb.

Основой БД является таблица, столбец которой называется по­лем, а строка — записью.

Форма позволяет более наглядно отобразить информацию, со­держащуюся в одной записи БД.

Запросы — предназначены для поиска и получения информа­ции из БД по различным критериям.

Макрос — описание последовательности действий. С их помо­щью можно изменять ход выполнения приложения, открывать, фильтровать и изменять данные в формах и отчетах, выполнять зап­росы и создавать новые таблицы.

Модуль — объект, содержащий программы на языке Visual Basic.

Для печати и вывода, а также группировки, сортировки, опре­деления итоговых значений используются отчеты.

Запуск MS Access осуществляется с использованием Главного меню: Пуск — Программы — MS Office — Access.

Настройка инструментария системы осуществляется с помощью команд Вид — Панели инструментов — Настройка.

Настройка вида экрана, клавиатуры, рабочего каталога, поряд­ка сортировки БД и др. производится командой Сервис — Парамет­ры. Настроить систему рекомендуется в начале работы.

При возникновении трудностей, можно обратиться к справоч­ной системе Access. Для получения полной справки следует выбрать пункт меню ? (знак вопроса). Контекстно зависимая справка вызы­вается клавишей Fl.

Завершение работы осуществляется с помощью пункта меню Файл — Выход.

В состав системы MS Access разработчики включили несколько готовых БД. Они находятся в папке MS Office\ Access\ Samples (Примеры). Некоторые из них, например «Борей», можно исполь­зовать для знакомства.

Таблицы — основа базы данных

Основой БД является таблица, столбец которой называется по­лем, а строка — записью. Для работы с таблицами следует перейти на вкладку Таблицы в окне БД.

Создать таблицу можно:

• с помощью Конструктора;

• с помощью Мастера таблиц;

• в Режиме таблицы.

Целесообразнее начать с Конструктора (вкладка Таблица — Со­здать — Конструктор).

Создание таблицы с помощью Конструктора

Таблица в режиме Конструктора всегда содержит три колонки. Имена полей могут содержать русские, латинские буквы, цифры без пробелов. После того как имя присвоено, следует задать Тип поля. По .умолчанию выбирается тип «Текстовый». Описание полей не является обязательным, но добавляет наглядности БД.

Перемещение, удаление и добавление полей осуществляется с помощью мыши. Для перемещения поля его следует выделить, щел­кнув мышью в области маркировки поля, и перетащить в нужное место. Для удаления поля его следует выделить и нажать клавишу DEL. Чтобы выделить несколько полей следует использовать со­вместно с мышью клавиши SHIFT (для смежных полей) или CTRL (если поля расположены не подряд). Для создания поля использует­ся команда Вставка — Поле. Новая строка будет вставлена над стро­кой, в которой находится курсор. Для удаления и вставки полей можно также использовать правую кнопку мыши, выводящую кон­текстное меню.

Прежде чем сохранять таблицу в файле базы данных, следует задать первичный ключ.

Первичный ключ — это информация, которая однозначно иден­тифицирует запись. Установку первичного ключа можно осуществить следующими способами, предварительно выделив нужные поля:

• в контекстном меню указать Ключевое поле;

• Правка — Ключевое поле;

• инструментом с изображением ключа.

Если поле назначено ключевым по ошибке, следует использо­вать команду Правка — Отменить ключевое поле или CTRL-Z. В нижней части окна Конструктора указываются свойства полей.

Для их определения надо:

• установить курсор на нужное поле в верхней части окна;

• перейти в нижнюю часть (F6 или с помощью клавиш пере­мещения курсора);

• вручную ввести характеристику этого свойства или выбрать элемент из раскрывающегося списка.

Увеличение размеров области свойств осуществляется нажатием SHIFT-F2. Заполнение некоторых свойств можно выполнить с по­мощью вспомогательного окна построителя (мастера), вызываемо­го кнопкой Построить, расположенной справа от соответствующей ячейки.

Характеристика свойств

Формат поля задает формат представления данных при выводе на экран или печать (Текстовый, Числовой, Денежный, Счетчик, Дата/Время, Логический).

Для типов данных Числовой, Денежный и Счетчик существует набор форматов:

• стандартный — отсутствуют разделители тысяч и знаки ва­лют, число десятичных знаков зависит от точности данных (устанавливается по умолчанию);

• денежный — символы валют и два знака после десятичного разделителя;

• фиксированный — один знак до и два знака после десятич­ного разделителя;

• с разделителями тысяч — два знака после десятичного раз­делителя и разделители тысяч;

• процентный;

• экспоненциальный.

Для типов Дата/Время существует набор форматов: полный (15.04.94 05:30:10 РМ); длинный (Среда, 15 апреля 1994); средний (15-апр-94); краткий (15.04.90); длинный формат времени (05:30:10 РМ); средний формат времени (05:30 РМ); краткий формат време­ни (17:30).

Для Логического типа: Да/Нет (по умолчанию); Истина/Ложь; Вкл/Выкл.

Число десятичных знаков задает число знаков после разделителя (от 0 до 15).

Размер поля задает максимальный размер данных в поле. Поле с текстовым типом может иметь размер от I до 255 символов (по умолчанию — 50).

Подпись поля позволяет указать подпись для использования в формах и отчетах, если она отличается от имени поля.

Значение по умолчанию позволяет указать значение, автомати­чески вводимое во все новые записи.

Маска ввода автоматически изображает неизменяемые символы поля. При вводе данных в поле, заданное маской, достаточно за­полнить пустые позиции. Вызов Мастера масок осуществляется кнопкой Построить. В по­явившемся окне из списка готовых масок выбрать нужную.

При задании маски ввода используются Мастер масок и следующие символы:

Обязательные	Необязательные
0 — цифра	9 — цифра
L — буква	# — цифра, знак +, знак -, пробел
А — буква или цифра	а — буква или цифра
@ — любой символ или пробел	С — любой символ или пробел
.'.,',/ ~ десятичный разделитель (зависит от установок в панели управления Windows)
< (>) — преобразует все символы справа к нижнему (верхнему) регистру
! — маску следует заполнять справа налево
\ — последующий символ также должен быть указан в маске

Условие на значение указывает, каким условиям должны удов­летворять значения, вводимые в данное поле. Оно задается выражением, состоящим из операторов сравнения и значений, использу­емых для сравнения (операндов).

Сообщение об ошибке позволяет задать текст, выводимый на экран, если значение не удовлетворяет Условию на значение.

Обязательное поле определяет, может ли это поле остаться не­заполненным при вводе данных.

Свойство Пустые строки позволяет хранить пустые строки в тек­стовых и memo-полях.

Индексированное поле задает построение индекса для полей с типом данных Текстовый, Числовой, Денежный, Дата/Время и Счетчик. Назначение индекса — ускорение выполнения запросов, поиска и сортировки. Возможные значения этого свойства:

• Нет — не создает индекс или удаляет существующий индекс;

• Да (допускаются совпадения) — создает индекс, если в нем допускаются совпадения значений для разных записей;

• Да (совпадения не допускаются) — создает уникальный ин­декс.