Сортировка и поиск, фильтрация списка excel

EXCEL имеет средства управления списками, с помощью которых можно проводить анализ рынка, вести список клиентов, следить за показателями расходов и доходов. Совокупность функций для работы со списками, построения диаграмм, анализа данных делает EXCEL прекрасным инструментом в системе управления бизнесом.

Сортировка данных. Сортировка позволяет выстраивать данные в алфавитном или цифровом порядке по возрастанию или убыванию. EXCEL может сортировать строки списков и баз данных, а также столбцы рабочих листов.

При выборе команды Данные,Сортировка появляется диалоговое окно Сортировка диапазона. В этом окне можно задать ключи сортировки и порядок сортировки, указав, есть ли заголовки столбцов.

Отсортируйте данные списка, для чего:

1. Выделите диапазон ячеек, который необходимо отсортировать. Если необходимо отсортировать список целиком, а он со всех сторон ограничен пустыми ячейками, достаточно выделить любую ячейку списка.

2. Выберите команду Данные,Сортировка.

3. Проверьте установку переключателя Идентифицировать поля по. Обычно автоматически выбирается правильное положение. Если список имеет заголовки столбцов, должно быть выбрано положение подписям (первая строка диапазона). В этом случае наименования столбцов не участвуют в сортировке. Если заголовков нет, нужно выбрать положение обозначениям столбцов листа.

4. В раскрывающемся списке Сортировать по выберите первое поле Дата оплаты, по которому следует упорядочивать данные. Это поле также называется первым ключом сортировки.

5. Выберите положение По возрастанию или По убыванию переключателя.

6. Повторите шаги 4 и 5 для раскрывающихся списков Затем по и В последнюю очередь, по, введя соответственно, Дата счета и Название фирмы. Второе поле сортировки используется, если возникает повторение значения первого поля, а третье поле – если повторяются значения и первого, и второго поля.

7. Нажмите кнопку ОК.

Если необходимо упорядочить данные не сверху вниз, а справа налево, воспользуйтесь вышеуказанной процедурой, но перед выделением полей для сортировки нажмите кнопку Параметры. В открывшемся диалоговом окне Параметры сортировки выберите положение столбцы диапазона переключателя Сортировать, а затем нажмите кнопку ОК.

Вернитесь к первоначальному порядку сортировки , выбрав в качестве ключа сортировки поле № (порядковый номер записи).

Поиск элемента в списке. Для поиска определенных записей с помощью формы данных пользователь может задать критерии поиска.

Алгоритм поиска элемента в списке

1. После вызова команды Форма из меню Данные в дислоговом окне появится первый элемент списка.

2. Щелкните по командной кнопке Критерии, чтобы войти в режим поиска. Вид диалогового окна изменится, кнопка Критерии при пря в кнопку Форма.

3. Введите в поле Специализация значение Строительство .

4. Щелкните по командной кнопке Далее. Программа EXCEL начинает просматривать весь список начиная с первого элемента, чтобы найти элемент, который удовлетворит критерию поиска. Если программа находит соответствующий элемент, он появляется в диалоговом окне. Если нужно найти еще один элемент, удовлетворяющий условию поиска, снова щелкните по командной кнопке Далее.

В шаблон поиска можно включать любые буквы, цифры, знаки препинания. Кроме того, в шаблоне можно использовать символы подстановки “?” и “*”. В критериях при поиске числовых значений можно использовать операторы сравнения.

Самостоятельно придумайте критерий для поиска с использованием операторов сравнения.

Если ни один элемент, удовлетворяющий критерию поиска, не найден, выдается звуковой сигнал. Когда используется несколько критериев поиска, программа находит только те элементы, которые удовлетворяют всем указанным условиям.

Автофильтр и расширенный фильтр. Автофильтр предоставляет простой доступ к мощным средствам рабочего листа. С помощью элементарных действий мышью можно быстро отфильтровать данные, оставив на экране только то, что необходимо видеть или печатать. Автофильтр выводит информацию на рабочем листе, при этом записи, не удовлетворяющие заданному критерию, скрыты.

Чтобы воспользоваться Автофильтром:

1. Выделите ячейку внутри списка или выделите его целиком.

2. Выделите команду Данные, Фильтр,Автофильтр.

3. Ячейки с названиями полей превращаются в раскрывающиеся списки.

4. Раскройте список, соответствующий полю, которое следует включить в критерий.

5. Выберите желаемый критерий : Все, Первые 10, Условие, Точное значение.

Результаты работы Автофильтра будут моментально отображены. Можно исключить любое поле из критерия. Для этого раскройте соответствующий список и выберите команду Все. Чтобы снять критерий целиком, выберите команду Данные, Фильтр ,Отобразить все.Чтобы отменить режим Автофильтра, выберите команду Данные, Фильтр, Автофильтр.

Используя вышеизложенный материал , отобразите на экране все строительные фильтры с датой выставления счета >13.04.99. Затем задайте следующий критерий: Номер счета >6 И Сумма в счете >15 000р. и еще критерий : Специализация Цветы И Дата счета >3.04.99

Принципы работы Расширенного фильтра. Для использования Расширенного фильтра необходимо создать диапазон критериев, где задаются условия поиска данных. Верхняя строка диапазона должна содержать заголовки полей, которые в точности повторяют по написанию заголовки полей в области данных. Кроме того, дипазон критериев должен включать хотя бы одну пустую строку ячеек сразу под заголовками. В этой строке или строках записываются условия, причем все, что записано в столбце под заголовком поля, относится именно к этому полю. Для ввода условий можно использовать несколько строк.

Чтобы отфильтровать список:

1. Выделите ячейку внутри списка или выделите список целиком, если он соприкасается с другими данными. Можно не выделять список целиком, если на рабочем листе определено имя База_данных

2. Выберите команду Данные, Фильтр, Расширенный фильтр . Появится диалоговое окно

Расширенный фильтр.

3. Выберите одно из положений переключателя Обработка. При выборе положения фильтровать список на месте не удовлетворяющие критерию записи будут скрыты, при выборе положения скопировать результат в другое место список остается нетронутым, а отобранные записи будут помещены в указанный диапазон.

4. Если необходимо, введите ссылку или имя диапазона списка в поле Исходный диапазон.

5. Если необходимо, введите ссылку или имя диапазона критериев в поле Диапазон критериев.

6. Если выбрано положение скопировать результат в другое место, введите ссылку или имя диапазона критериев в поле Диапазон критериев.

7. Установите флажок Только уникальные записи, если не хотите, чтобы одинаковые записи повторялись

8. Нажмите кнопку ОК

Сделайте поиск данных удовлетворяющих множественному критерию : Номер счета >6 И Сумма в счете > 15 000р. ИЛИ Специализация Цветы И Дата счета > 3.04.99

Результаты работы Расширенного фильтра сразу же отобразятся на рабочем листе.

Диапазон базы данных
№	Название фирмы	Специализация		№ счёта		Дата счёта		Сумма в счёте		№ плат. поруч.		Дата оплаты		Сумма оплаты
1	ООО "ТКЛ"	Строительство		1		16.02.99		10 050р.				16.02.99		0р.
2	ООО "ТКЛ"	Строительство		3		17.02.99		72 050р.				17.02.99		0р.
3	ООО "ТКЛ"	Строительство		1		16.02.99		0р.		1046		26.02.99		10 050р.
4	ООО "ТКЛ"	Строительство		3		17.02.99		0р.		2046		26.02.99		72 050р.
5	ООО"Линза"	Оптика		5		11.03.99		10 000р.				11.03.99		0р.
6	ТОО"Лилия"	Цветы		7		13.04.99		17 020р.				13.04.99		0р.
7	ЗАО"Нежность"	Косметика		9		14.04.99		10 030р.				14.04.99		0р.
8	ТОО"Хозяйка"	Бытовая химия		11		15.04.99		30 040р.				15.04.99		0р.
9	ООО"Ширма"	Мебель		13		17.04.99		15 060р.				17.04.99		0р.
10	ЗАО"Дело"	Канцелярия		15		18.04.99		11 070р.				18.04.99		0р.
11	ООО"Линза"	Оптика		5		11.03.99		0р.		1041		21.04.99		10 000р.
12	ЗАО"Нежность"	Косметика		9		14.04.99		0р.		1043		24.04.99		10 030р.
13	ТОО"Лилия"	Цветы		7		13.02.99		0р.		1044		23.04.99		17 020р.
14	ООО"Ширма"	Мебель		13		17.04.99		0р.		1045		27.04.99		15 060р.
15	ТОО"Хозяйка"	Бытовая химия		11		15.04.99		0р.		1047		25.04.99		30 040р.
16	ЗАО"Дело"	Канцелярия		15		18.04.99		0р.		1048		28.04.99		11 070р.
	Диапазон критериев
№	Название фирмы	Специализация		№ счёта		Дата счёта		Сумма в счёте		№ плат. поруч.		Дата оплаты		Сумма оплаты
				>6				>15 000р.
		Цветы				>3.04.99
	Диапазон для извлечения
№	Название фирмы	Специализация		№ счёта		Дата счёта		Сумма в счёте		№ плат. поруч.		Дата оплаты		Сумма оплаты
6	ТОО"Лилия"	Цветы		7		13.04.99		17 020р.				13.04.99		0р.
8	ТОО"Хозяйка"	Бытовая химия		11		15.04.99		30 040р.				15.04.99		0р.
9	ООО"Ширма"	Мебель		13		17.04.99		15 060р.				17.04.99		0р.

Рис.5 Результат работы расширенного фильтра