III. Вопросы для самоконтроля:

1. Как создать новую рабочую книгу?

2. Как выделить рабочий лист?

3. Как форматировать блок ячеек?

4. Как определить имя блока ячеек?

5. Как использовать “Мастер функции” для ввода формул в ячейки таблицы?

6. Для чего используются дополнительные столбцы F-J в данной лабораторной работе?

Лабораторная работа №4.Использование excel для работы с базами данных

1. Теоретическая часть

Понятие базы данных с точки зрения EXCEL . Пакет EXCEL ориентирован на работу с данными в табличном представлении. С другой стороны, EXCEL может работать как с простыми и небольшими по размерам, так и более сложными и занимающими большой объем дискового пространства хранилищами данных, упорядоченными определенным образом. Последние часто называют базами данных. Для любой базы данных в EXCEL используется единое представление данных, которое имеет особое название – список.

Простейший список EXCEL состоит из записей, аналогом которой в библиотечной картотеке является отдельная карточка. Запись, в свою очередь, делится на поля. Одни и те же поля из различных записей предназначаются для данных одного типа. На рабочем листе EXCEL каждая запись располагается в отдельной строке, а для каждого поля отводится определенный столбец.

Познакомимся с некоторыми несложными понятиями.

• Диапазон базы данных. Область рабочего листа, где хранятся данные списка, то есть диапазон ячеек, состоящий из строки заголовка и строк записей. Диапазон базы данных должен присутствовать обязательно.

• Диапазон критериев. Область на рабочем листе, где задаются критерии поиска информации. Здесь должны быть указаны имена полей и отведена область для записи условий отбора.

• Диапазон для извлечения. Область, в которую EXCEL копирует выбранные из списка данные. Этот диапазон должен быть расположен на том же листе, что и список. Если извлеченную информацию желательно поместить на другой лист, следует скопировать результат извлечения в буфер обмена с помощью команды Копировать, а затем вставить ее на другой лист командой Вставка.

Лучше всегда именовать эти диапазоны. Для основных операций ввода, изменения, несложного поиска достаточно диапазона базы данных. Для полного использования всех возможностей работы со списком необходимо добавить диапазоны критериев и извлечений.

Рекомендации по выбору содержимого для списка. Во избежание неудобств и потери времени в будущем лучше обдумать структуру и состав списка до его создания. Следующие советы помогут вам отобрать данные для списка и дать им подходящие названия:

1. Составьте список групп необходимых данных, например: информация о фирмах, данные по платежам и счетам.

2. Разбейте каждую группу на отдельные наименьшие элементы, которые могут понадобиться в будущем. Адрес, например, может быть представлен в виде таких полей, как почтовый индекс, район, название улицы, номер дома и т.д. Разбиение данных упростит поиск информации и позволит преобразовать структуру списка. В качестве имен полей используйте только текст или формулы с текстовым значением, не используйте числа или даты.

3. Исключите поля, без которых можно обойтись и которые вряд ли когда-нибудь понадобятся. Например, не стоит включать в список поля, вычисляемые на основе значений других полей.

Рекомендации по организации списка. Перед построением списка продумайте, как расположить его относительно других данных на рабочем листе, относительно других списков в рабочей книге и т.п.

Полезно расположить список так, чтобы справа и слева был хотя бы один пустой столбец, а сверху (над заголовками) и снизу – пустая строка. Это позволит легко выделять неименованный список: выделите любую ячейку списка и нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<Shift>+<*>.

Не располагайте слева или справа от списка формулы или важные данные. В режиме фильтрации диапазон ячеек слева или справа может оказаться скрытым, а вместе с ним будут скрыты и необходимые данные.

Если количество строк в списке измеряется тысячами, пользуйтесь средствами Microsoft Access вместо EXCEL . Access может эффективно обрабатывать большие массивы данных и при необходимости экспортировать отфильтрованную информацию в рабочие листы EXCEL

Предусматривайте достаточное пространство для расширения списка. При добавлении информации с использованием формы данных записи помещаются в конец списка, но ячейки под списком ( возможно непустые) не передвигаются вниз.

Рекомендации по созданию списков. Над списком всегда располагайте строку заголовков с уникальными именем для каждого поля.

Если в рабочей книге содержится один список, присвойте ему имя База_данных прямо в поле имен или с помощью команды Вставка, Имя, Присвоить.

Ввод данных. После того как список создан, его необходимо заполнить данными. Это один из наиболее трудоемких этапов работы, отнимающий много времени и сил. EXCEL предоставляет разнообразные возможности как для непосредственного ввода с приемами ускорения, так и средства автоматизации ввода, которые при некотором навыке заметно облегчают ввод данных.

Ввод имен полей. Для использования средств фильтрации данных необходимо в первой строке списка определить имена полей. Они служат для обозначения соответствующих столбцов, содержащих информацию. Список должен иметь хотя бы одну строку данных.

Имена полей должны удовлетворять следующим требованиям:

• Их длина не должна превышать 255 символов.

• В качестве имен полей используются только названия непосредственно над данными. Можно помещать дополнительный текст в строках выше, но EXCEL при обработке списка этот текст использоваться не будет.

• Для правильной работы фильтра, имена полей должны быть уникальными, т.е. не должны совпадать друг с другом.

• Между строкой заголовков и данными не должно быть строки с пустыми ячейками или с пунктирной линией.