III. Вопросы для самоконтроля

1. Что такое автозаполнение? Как оно осуществляется?

2. Что такое автосуммирование? Как оно осуществляется?

3. Что включает в себя понятие “форматирование блока ячеек”?

4. Как выделить блок ячеек?

I. Задание 2

Научится на примере полученной таблицы :

1. Подводить промежуточные итоги оплаты счетов каждой фирмой.

2. Осуществлять установку связей рабочих листов.

II. Технология работы

Подведение промежуточных итогов. Предположим сначала, что нас интересует динамика оплаты счетов каждой фирмой за 1 квартал . Во-первых, чтобы не испортить исходную таблицу, разумно перенести данные на другое место, например на Лист2 той же рабочей книги. Для этого можно выделить весь рабочий лист, нажав серую кнопку без названия в левом верхнем углу таблицы на пересечении заголовков строк и столбцов, затем выполнить команду Правка, Копировать и, перейдя на Лист2, - команду Правка, Вставить . Чтобы данные по каждой фирме шли подряд, проведите сортировку – выделите диапазон В2:Н14 ( первый столбец с порядковым номером можно не включать в диапазон), выполните команду Данные, Сортировка и в появившемся диалоговом окне Сортировка диапазона в списке Сортировать по выберите название Фирма ( и дополнительно установите в поле Затем по значение Дата счета – это нам пригодится в дальнейшем). В итоге мы получили таблицу с отсортированными строками по названию фирм.

Для подведения итогов по каждой фирме выполните команду Данные, Итоги и затем установите следующие значения полей в диалоговом окне Промежуточные итоги : поля При каждом изменении в - значение Фирма, поля Операция - значение Сумма и, кроме того, установите флажки Сумма в счете и Сумма оплаты в списке Добавить итоги по.

После нажатия кнопки ОК получится таблица с подведенными итогами по каждой фирме. Если убрать в этой таблице не очень нужные формулы в графе Долг во внутренних строках и , наоборот, добавить точно такие же формулы в строки Всего по каждой фирме, а также убрать ставшую теперь лишней строку таблицы с общими суммами, то получим таблицу с промежуточными итогами по каждой фирме за первый квартал.

NN	Фирма	N счета	Дата счета	Сумма в счёте	Дата оплаты	Сумма оплаты	Долг
1	“Василек”	21	10.01.01	200р.	20.01.01	200р.	0р.
2	“Василек”	22	03.02.01	200р.	02.03.01	200р.	0р.
3	“Василек”	23	17.02.01	200р.	20.02.01	200р.	0р.
	“Василек” Всего			600р.		600р.
4	“Гвоздика	41	05.03.01	400р.	15.03.01	300р.	100р.
	“Гвоздика Всего			400р.		300р.
5	“Ландыш“	11	05.01.01	100р.	12.01.01	100р.	0р.
6	“Ландыш“	13	10.02.01	400р.	18.02.01	250р.	150р.
7	“Ландыш“	13	10.02.01	0р.	19.03.01	150р.	-150р.
	“Ландыш“ Всего			500р.		500р.
8	“Ландыш”	12	20.01.01	400р.	30.01.01	400р.	0р.
	“Ландыш” Всего			400р.		400р.
9	“Ромашка”	31	15.01.01	300р.	23.01.01	150р.	150р.
10	“Ромашка”	31	15.01.01	0р.	02.02.01	150р.	-150р.
11	“Ромашка”	32	12.02.01	300р.	18.02.01	300р.	0р.
12	“Ромашка”	33	18.02.01	300р.	25.02.01	300р.	0р.
	“Ромашка” Всего			900р.		900р.
	Общий итог			2 800р.		2 700р.
				4 700р.		4 500р.	200р.

Рисунок 3 - Подведение промежуточных итогов

Обратите внимание, что после создания промежуточных итогов в левой части рабочего поля Excel появились символы структуры, которые позволяют скрывать и показывать детальную информацию по группам.

Рассматриваемая нами структура имеет три уровня. Самый верхний уровень (1-й) – это единственная строка с общим итогом. Второй уровень – промежуточные итоги по каждой фирме. Наконец, 3-й уровень – таблица со всеми деталями. Самостоятельно разберитесь как действуют данные кнопки.

Создание вложенных промежуточных итогов. Рассмотрим более сложную задачу. Предположим, что нужно подвести промежуточные итоги 1 квартала по месяцам, а внутри каждого месяца – по фирмам. Для решения этой задачи можно ввести в исходную таблицу на Листе1 дополнительный столбец с названием Месяц в счете, а затем в каждую ячейку этого столбца – формулу, вычисляющую месяц по дате счета, стоящей в соседней слева ячейке.

Это можно выполнить , например, так:

1. Сделать активной любую ячейку столбца Е

2. Выполнить команду Вставка, Столбцы – появится новый столбец Е

3. Ввести в ячейку Е2 этого столбца заголовок Месяц в счете, в ячейку Е3 – формулу =Месяц (D3)

4. Заполнить соответствующими формулами ячейки диапазона Е4:Е14 (например, с помощью автозаполнения)

5. Выделите в полученной таблице диапазон В2:I14. Проведите сортировку по столбцу Месяц в счете , затем по названию фирмы и, не снимая выделения, выполните дважды операцию подведения итогов – сначала по столбцу Месяц в счете, а затем – по названию фирмы ( флажок Заменить текущие итоги должен быть снят). В результате получится следующая таблица как на рис.4.

Связывание ячеек рабочих листов. Рассмотрим вариант ведения журнала счетов, при котором счета за каждый месяц располагаются на отдельном листе. Идея такого разбиения – уменьшить объем информации, обрабатываемой на каждом рабочем листе.

Создайте новую рабочую книгу, на первых трех рабочих листах которой разместим данные за январь, февраль и март соответственно.

Для создания новой рабочей книги с таким размещением данных нужно:

1. Выполнить команду Файл, Создать

2. Скопировать на первый, второй и третий листы созданной рабочей книги таблицу на рис.2.

3. Оставить на первом листе данные за январь, а на втором и третьем за февраль и март соответственно.

4. Исправить заголовки на каждом из трех рабочих листов.

Теперь осуществляем установку связей. Для этого выполняем следующие действия:

1. Выделить на первом рабочем листе диапазон А2:Н7 (данные за январь).

2. Выполнить команду Правка, Копировать

3. Перейти на четвертый рабочий лист, сделать активной , например ячейку А2, выполнить команду Правка, Специальная вставка и в появившемся диалоговом окне ( при положениях переключателей Вставить и Операция соответственно все и нет) нажать кнопку Вставить связь

4. Не снимая выделения, выполнить на том же четвертом листе команду Правка, Специальная вставка и в появившемся диалоговом окне (установив положение форматы переключателя Вставить) нажать кнопку ОК (т.е. скопировать форматы).