Лабораторна робота №47-48

Збереження офісних документів у форматі HTML, перегляд і редагування HTML документів.

Короткі відомості про публікацію HTML-документів

Згідно Microsoft публікація документу в Інтернеті повинна здійснюватися так само легко, як його збереження на жорсткому диску. Сьогодні завдання перетворення документів у формат HTML і їх розміщення в інтрамережі часто покладається на спеціально підготовленого веб-майстра. Він виконує роль посередника, через якого повинні проходити усі документи, і це може стати найвужчим місцем в процесі публікації і спільного використання інформації. Це призводить до швидкого застарівання веб-сторінок або порушення посилань на інші сторінки.

MS Office 2003 дозволяє легко перетворити файл Office у формат HTML і зберегти його. Office пропонує два види файлів - двійкові файли (з розширеннями .doc, .xls, .ppt і .mdb) і файли .html.

Office 2003 автоматично перетворить документи у формат HTML, тому користувач може вийти в мережу, нічого не знаючи про програмування на мові HTML. Головна перевага HTML - переносимість на рівні промислового стандарту. Це відкритий формат, який допускає перегляд будь-яким користувачем у будь-якому місці незалежно від операційної системи і географічного положення. Використовуючи HTML у поєднанні з технологією XML (Extensible Markup Language - розширювана мова розмітки), користувач в в змозі створити документ Word в двійковому форматі, опублікувати його в глобальній інформаційній мережі у форматі HTML, знову відкрити документ за допомогою Word, внести зміни в HTML-файл і при цьому зберегти усі можливості форматування і стан редагування, характерний для початкового документу.

Робота з HTML-документами мало відрізняється від роботи з двійковими файлами додатків Office (*.doc, *.xls, * .ppt, *.mdb). Office 2003 дозволяє легко створювати високоякісні HTML-документи, які мають багато можливостей форматування, характерні для документів Office, але при цьому допускають вільний перегляд на будь-якій платформі за допомогою браузера. Крім того, HTML-документи пропонують усі звичні для користувачів Office функціональні можливості, включаючи стилі, динамічні представлення PivotTable, виправлення, об’єкти OLE, індивідуальне налаштування панелей інструментів, властивості документу і багато іншого. Завдяки цьому користувач може знову відкрити HTML-файл за допомогою додатків Office, де він був створений, і знайти там такі ж функції, параметри форматування і редагування, як в початковому документі.

Користувачі Office звикли до того, що увесь вміст документу знаходиться в одному файлі. Це зручно, коли треба організувати спільну роботу над документом або перенести його на інший диск. Але формат HTML призводить до того, що при збереженні документу Office створюється безліч самостійних файлів. Наприклад, в окремий файл треба буде помістити кожен малюнок, електронну таблицю, слайд презентації або набір допоміжних даних. Така ситуація могла б викликати проблеми при управлінні файлами, тому Office 2003 намагається полегшити завдання для користувачів. Замість того, щоб поміщати в папку «My Documents» безліч окремих файлів, цей комплект створює в заданому каталозі один HTML-файл (наприклад, workbook.htm), а також папку, яка включає всі допоміжні файли документу (тобто файли електронної таблиці). Таким чином, при збереженні у форматі HTML будь-який документ Office складається з двох частин - HTML-файлу і папки з тим же ім’ям, що містить всі допоміжні файли.

Office 2003 забезпечує підтримку виникаючих стандартів Інтернету, у тому числі специфікації векторної графіки VML (Vector Markup Language - векторна мова розмітки), проект якої нещодавно був представлений в Консорціум World Wide Web. Мова VML застосовується в Office 2003 для створення об’єктів OfficeArt, так що будь-яке застосування, що підтримує цю мову, дозволяє редагувати такі об’єкти, змінювати їх форму і розмір. Для цього об’єкт досить перенести в інше застосування через буфер обміну. Збереження об’єктів OfficeArt у форматі VML має ще одну перевагу: їх завантаження і рендеринг в оглядачах з підтримкою VML займають значно менше часу.

Прямо з Office можна побачити, як документ виглядатиме в стандартному веб-браузері. Кнопка "View" на головній панелі команд тепер включає і функцію веб-перегляду (Web Preview). Така ж команда з’явилася в меню "File". Ці засоби дозволяють побачити, як документ виглядатиме на екранах комп’ютерів інших користувачів.

Нові діалогові вікна "File Open" і "Save As" додатків Office 2003 дозволяють зберігати файли безпосередньо на веб-сервері.

Підтримка html - графіки

Графіка не зберігається в HTML-файлах, а зв’язується з ними за допомогою HTML-тегів. Обробку зображень підтримують лише небагато редакторів HTML, але навіть в них для цього застосовуються окремі додатки. Крім того, мова HTML підтримує тільки растрові формати GIF і JPEG, тоді як більшість графічних програм пропонують власні векторні формати з добре розвиненими функціями обробки фігур і об’єктів у файлах. Як правило, це примушує користувачів зберігати графічні файли в двох форматах, один з яких використовується для редагування зображення, а другий - для його представлення на HTML-сторінці.

При збереженні документу з графічними зображеннями Office автоматично вибирає для кожного малюнка найбільш відповідний формат файлу. Наприклад, фотографії зберігаються у файлах JPEG, а штрихові малюнки - у файлах GIF. Одночасно Office підбирає і найбільш вдалу колірну палітру, причому всі ці параметри можна задати вручну, відредагувавши властивості об’єкту.

Перетворюючи документ Office у формат HTML, Office 2003 зберігає графічні зображення, як у внутрішньому форматі, так і у форматі браузера, що згодом значно полегшує редагування нерастрової графіки за допомогою відповідних програм. Office також включає в документ спеціальні дані для форматування графіки, наприклад, інформацію про колір ліній і заливки. Це допомагає добитися злагодженого виду графічних об’єктів, оскільки користувач може вибрати один з декількох готових варіантів кольору і форматування. Графічні об’єкти, розташовані поруч в двовимірному середовищі редагування, для кращого відображення у форматі HTML автоматично групуються. Крім того, в комплект Office 2003 входить оновлена версія додатку Photo Editor, яка забезпечує легку обробки тих, що сканують і інших растрових зображень.

Web-сторінки: Альтернативний текст для малюнків

Малюнки, призначені для Web-сторінок, вимагають альтернативного тексту. Цей текст виводиться на екран, якщо браузер не може завантажити малюнок, або для опису малюнків в текстових браузерах. Текст має бути коротким, таким, що складається із слова або двох, і описувати, що зображено на малюнку.

Крок за кроком

1. Щоб встановити гіперпосилання на готовий малюнок, виділіть його і виберіть команду Insert (Вставка)> Hyperlink (Гіперпосилання) або клацніть на ньому правою кнопкою миші і виберіть в контекстному меню команду Hyperlink (Гіперпосилання). Введіть текст гіперпосилання в поле Type the file or Web page name (Введіть ім’я) або виберіть цей текст в меню Or select from list (Виділити гіперпосилання), що розкрилося.

2. Виберіть команду View (Вид)> Toolbars (Панелі інструментів)> Picture (Налаштування зображення). Використовуйте кнопку Text Wrapping (Обтікання) для вибору потрібного варіанту обтікання текстом малюнка : In line with text (Малюнок в рядку), Square (Квадрат), Tight (Щільно), In front of text (Малюнок перед текстом), Top and Bottom (Без обтікання), Through (Вписати текст в малюнок). Можна відредагувати межу малюнка, вибравши Edit WrapPoints (Правка точок межі обтікання). Клацніть на кнопці Format Picture (Формат малюнка).

3. Клацніть на вкладці - відповідному налаштуванні мережі, введіть альтернативний текст в поле Alternative text (Текст для заміни) і клацніть на кнопці ОК.

Web-сторінки: Графічні гіперпосилання

В якості гіперпосилань замість тексту часто використовуються малюнки. Перш ніж створювати гіперпосилання з малюнка, необхідно вставити його у вашу Web-сторінку.

Крок за кроком

1. Клацніть на малюнку, який треба перетворити на гіперпосилання, а потім на кнопці Insert Hyperlink (Додати гіперпосилання) на стандартній панелі інструментів, щоб вивести на екран вікно діалогу Insert Hyperlink (Додати гіперпосилання).

2. Клацніть на кнопці Existing File or Web - page (Огляд) з групи Link to (Зв’язати з файлом/URL), знайдіть і вкажіть потрібний файл або введіть повний шлях вручну.

3. Клацніть на кнопці ОК, щоб вставити гіперпосилання, або на кнопці Cancel (Відміна), щоб повернутися в документ без збереження змін.

Web-сторінки: Графічний фон

При створенні набору Web-сторінок потрібно використовувати єдину колірну гамму для їх дизайну. Ви можете вибрати для фону і тексту кольори, які при збереженні цілісності оформлення внесуть у Web-сторінки деяку різноманітність.

Для фону Web-сторінок підійдуть як звичайні кольори, так і текстури. Градієнтна заливка і візерунки для Web-сторінок недоступні.

У папці ClipArt ви знайдете вісім файлів фону. В якості фону можна використовувати будь-який невеликий файл формату GIF.

Деякі кольори погано підходять для Web, а деякі, навпаки, підходять ідеально. Переконайтеся, що ви використовуєте колір, який буде коректно відображатися на моніторах комп’ютерів різних типів, а не тільки на тому, який використовуєте ви самі.

Крок за кроком

1. Виберіть команду Format (Формат)> Background (Фон), щоб вивести на екран палітру кольорів і пункти меню More colors (Додаткові кольори) і Fill Effects (Способи заливки).

2. Клацніть на рядку Fill Effects (Способи заливки), щоб відкрити вікно діалогу Fill effects (Заливка). Відкрийте вкладку Texture (Текстури). Клацніть на кнопці Other Texture (Інша текстура), щоб вивести на екран вікно діалогу Select Texture (Вибір текстури).

3. Виберіть файл текстури і клацніть на кнопці ОК. Вибраний файл буде імпортований на вкладку Texture (Текстура) у вікні діалогу Fill effects (Заливка).

4. Клацніть на новій текстурі, потім на кнопці ОК.

Web-сторінки: Додавання горизонтальних ліній

Горизонтальні лінії часто використовуються у Web-сторінках для розподілу текстових фрагментів. Word пропонує безліч варіантів горизонтальних ліній - від простих до найвигадливіших. Горизонтальні лінії зазвичай розташовуються так, щоб в одному рядку з ними не було інших малюнків або тексту.

Крок за кроком

1. Помістіть курсор в точку вставки нової лінії і виберіть команду Format (Формат)>Borders and Shading (Границі і Заливки). Клацніть на кнопці Horizontal line (Горизонтальна лінія).

2. У вікні діалогу, що з’явилося, виберіть лінію в списку Picture (Вид). Для перегляду додаткових ліній клацніть на кнопці Import Clips (Вставка Картинки) у верхній частині вікна діалогу Horizontal line (Горизонтальна лінія). На екрані з’явиться вікно діалогу Add clip to Clip Gallery (Додати малюнок). Малюнками є файли у форматі GIF.

3. Виділіть файл, який ви хочете використовувати, і клацніть на кнопці Insert (Вставити).

Web-сторінки: Додавання малюнків

Швидкість завантаження малюнка на сторінці залежить від розміру файлу, а не від розміру малюнка.

Малюнки, які ви додаєте на Web-сторінки, повинні бути у форматах, що максимально стискують файл. Формати GIF і JPEG дуже широко поширені в Web. У колекцію ClipArt Word включені файли саме в цих форматах. Якщо ви вставляєте в документ файли PCX або BMP, то при збереженні документу у форматі HTML програма Word використовує графічний конвертер Word або Office, щоб перетворити файли у відповідний для Web формат.

Крок за кроком

1. Виберіть команду View (Вид)>Toolbars (Панелі інструментів)>Picture (Налаштування зображення), щоб вивести на екран панель інструментів Picture (Налаштування зображення), призначену для обробки документів HTML.

2. Помістіть курсор в точку вставки малюнка і клацніть на кнопці Insert picture (Вставити малюнок) на панелі інструментів Picture (Налаштування зображення).

3. Знайдіть потрібний файл і клацніть на кнопці Add (Додати).

Web-сторінки: Проблеми порушених гіперпосилань

Щоб уникнути проблем з порушенням функціонування гіперпосилань при переміщенні файлів необхідно використовувати відносні шляхи файлів. Для цього треба встановити прапорець Use relative path for hyperlink (Використовувати для гіперпосилання відносний шлях) у вікні діалогу Edit Hyperlink (Зміна гіперпосилання). Такі зміни можна вносити до або після переміщення файлів.

Крок за кроком

1. Клацніть правою кнопкою миші на гіперпосиланні і виберіть команду Hyperlink (Гіперпосилання)> Edit Hyperlink (Змінити гіперпосилання), щоб відкрити вікно діалогу Edit Hyperlink (Зміна гіперпосилання).

2. У вікні діалогу Edit Hyperlink (Зміна гіперпосилання) клацніть на кнопці File (Файл) під заголовком Browse for (Огляд), знайдіть і вкажіть потрібний файл. Щоб зв’язати посилання із закладкою, що вказує на певне місце в документі, треба клацнути на кнопці Bookmark (Ім’я об’єкту в документі).

3. Встановіть прапорець Use relative path for hyperlink (Використовувати для гіперпосилання відносний шлях), розташований в нижній частині вікна діалогу Edit Hyperlink (Зміна гіперпосилання). Щоб зберегти зміни, клацніть на кнопці ОК.

Web-сторінки: Створення маркірованих списків

Маркери використовуються для послідовного і наочного викладу інформації. При створенні маркерів вам доступні як символи будь-якого шрифту, так і символи з колекції ClipArt.

У Word є сім стилів маркірованих списків (точніше, вісім, якщо вважати стилем відсутність всякого стилю). Будь-який з них можна настроїти за своїм смаком, змінюючи шрифт, інтервали, а також ефекти. Ви можете, наприклад, використовувати різні маркери для всіх пунктів списку, оскільки маркери застосовуються тільки до виділених абзаців.

Після створення маркерів ви можете змінювати стилі всіх або деяких з них. Виділіть абзаци, які ви хочете змінити, і виконайте описану нижче процедуру.

Крок за кроком

1. Виділіть маркіровані абзаци і виберіть команду Format (Формат)>List (Список), щоб вивести на екран вікно діалогу List (Список).

2. Клацніть на кнопці Bullet (Маркірований), потім виберіть стиль маркерів, який вам більше подобається.

3. Щоб отримати доступ до додаткових параметрів налаштування, клацніть на кнопці Modify (Змінити) справа у вікні діалогу List (Список). Відкриється вікно діалогу, в якому ви зможете вибрати інші шрифт і маркер за допомогою відповідних кнопок, а також змінити відносне положення тексту і маркера. Область Preview (Зразок) допоможе вам перевірити вибраний варіант.

4. Щоб використовувати графічний маркер, клацніть на кнопці Other (Інший). На екрані з’явиться вікно діалогу, і ви побачите вміст папки ClipArt\Bullets. Виділіть один з файлів з маркером з цієї або з іншої папки і клацніть на кнопці Insert (Вставити). Клацніть на кнопці ОК.

Web-сторінки: Створення нумерованих списків

Нумеровані списки використовуються для послідовного викладу інформації. Хоча ці списки називаються нумерованими, вам доступні як цифри, так і символи будь-якого шрифту.

У Word існує сім стилів нумерованих списків (точніше, вісім, якщо вважати стилем відсутність всякого стилю). Крім того, існують ще і багаторівневі списки. Будь-який з цих стилів можна настроїти за своїм смаком, змінюючи шрифт, інтервали, а також ефекти. Цифри або букви поміщаються перед виділеними абзацами.

Щоб використовувати багаторівневі списки, необхідно застосувати до абзаців відповідні стилі заголовків, наприклад Heading 1 (Заголовок 1), Heading 2 (Заголовок 2) і т. д.

Після створення нумерованих списків ви зможете змінити стиль всіх номерів або деяких з них. Виділіть абзаци, які треба змінити, і виконайте описану нижче процедуру.

Крок за кроком

1 Виділіть нумеровані абзаци і виберіть команду Format (Формат)>List (Список), щоб вивести на екран вікно діалогу List (Список).

2. Клацніть на вкладці Numbering (Нумерований) або Multilevel (Багаторівневий), потім виберіть стиль нумерації, який вам подобається.

3. Щоб отримати доступ до додаткових параметрів налаштування, клацніть на кнопці Modify (Змінити) справа у вікні діалогу List (Список). Відкриється вікно діалогу, в якому ви зможете вибрати інші шрифт і маркер за допомогою відповідних кнопок, а також змінити відносне положення тексту і маркера. Область Preview (Зразок) допоможе вам перевірити вибраний варіант. Клацніть на кнопці ОК.

Web-сторінки: Збереження документу Word як Web-сторінки

Немає можливості створити документ HTML, використовуючи кнопку New (Створити) на стандартній панелі інструментів. У такий спосіб можна створити тільки звичайний документ Word. Проте новий або існуючий документ Word можна перетворити у формат HTML, але при цьому частина форматування або даних може бути втрачена.

Крок за кроком

1. Якщо документ зберігається вперше, клацніть на кнопці Save (Зберегти) на стандартній панелі інструментів. Якщо документ вже був збережений, виберіть команду File (Файл)> Save As (Зберегти як).

2. У списку Save as type (Тип файлу) виберіть пункт Web page (Документ HTML), потім клацніть на кнопці Save (Зберегти). Ви побачите попередження про те, що деякі дані можуть бути втрачені. Клацніть на кнопці Preview (Перегляд), Save (Зберегти) або Cancel (Відміна).

Web-сторінки: Текстура

У Word доступні 24 текстури для фону - веселі і сумні, світлі і темні. Ваш вибір залежатиме від загального вигляду Web-сторінки.

Крок за кроком

1. Виберіть команду Format (Формат)>Background (Фон), щоб вивести на екран палітру кольорів і пункти меню More Colors (Додаткові кольори) і Fill Effects (Способи заливки).

2. Клацніть на рядку Fill Effects (Способи заливки), щоб відкрити вікно діалогу Fill Effects (Способи заливки). Клацніть на вкладці Texture (Текстури). Виберіть текстуру або клацніть на кнопці Other Texture (Інша текстура), щоб знайти додатковий файл текстури.

3. Клацніть на кнопці OK, щоб застосувати текстуру, або на кнопці Cancel (Відміна), щоб повернутися в документ без збереження змін.

Web-сторінки: Форматування тексту

Якщо ваша Web-сторінка призначена для перегляду в корпоративній мережі з однотипними комп’ютерами і однаковими браузерами, наприклад Netscape Navigator або Microsoft Internet Explorer, використовуйте будь-які доступні вам шрифти і форматування, які коректно відображатимуться цими браузерами.

Можливості форматування тексту, призначеного для перегляду в Інтернеті, не дуже широкі, але ніхто не дасть вам гарантії, що при такому перегляді ви побачите саме те, що вам хотілося. Web-браузери дозволяють користувачам встановлювати власні шрифти за замовчуванням. Саме їх установки при перегляді замінять ваші. Щоб досягти найкращих результатів для більшості браузерів, використовуйте шрифт Times New Roman, або Arial, вкажіть розмір шрифту і виберіть нормальне, напівжирне або курсивне зображення. Вирівнювати текст краще по центру або по лівому краю.

Крок за кроком

1. Виділіть текст, який треба відформатувати.

2. Клацніть на кнопці Bold (Напівжирний) на панелі форматування, щоб застосувати напівжирне зображення, клацніть на кнопці Italic (Курсив), щоб застосувати курсивне зображення. Вирівняйте текст за допомогою кнопок Align Left (По лівому краю), Align Right (По правому краю), Center (По центру) і Justify (По ширині).

Web -страницы: Колір тексту

Колір фону Web-сторінки багато в чому визначає колір, який буде використовуватися для тексту. Темні шрифти краще підходять для світлого фону, а світлі - для темного. Чорний і білий кольори "безпечні" для Мережі; інші відображатимуться на екрані не завжди правильно. Для сторінок, призначених для перегляду в корпоративній мережі з однотипними комп’ютерами, підійде будь-який доступний в Word колір.

Для оформлення тексту і гіперпосилань можна використовувати додаткові кольори, але це завдання вимагає додаткового часу і знання HTML.

Крок за кроком

1. Виділіть текст, в якому треба змінити колір шрифту.

2. Виберіть команду Format (Формат)>Font (Шрифт). У вікні діалогу Font (Шрифт) клацніть на вкладці Font (Шрифт).

3. У списку Font color (Колір) виберіть відповідний колір і клацніть на кнопці ОК.

Web-сторінки: Колір фону

Більшість браузерів використовують світло-сірий колір як фонового для Web-сторінок, якщо ви не встановили інший варіант.

Колірний фон здатний вплинути на користувача, який переглядає вашу сторінку. Зрозуміло, що яскраві кольори викликають емоції, яких важко добитися за допомогою м’яких і спокійних тонів. У Word доступні 40 кольорів для фону і існує можливість створення додаткових кольорів.

Крок за кроком

1. Виберіть команду Format (Формат)> Background (Фон), щоб вивести на екран палітру кольорів і пункти меню More Colors (Додаткові кольори) і Fill Effects (Способи заливки).

2. Клацніть на одному із запропонованих кольорів або виберіть пункт More colors (Додаткові кольори). Клацніть на вкладці Custom (Спектр) і введіть відповідні значення в поля Red (Червоний), Green (Зелений), Blue (Синій), вказуючи долю цих кольорів в додатковому кольорі. Клацніть на кнопці ОК, щоб застосувати ваш колір.