Тема 4. Обработка поступающих и отправляемых документов

Проанализировать процесс организации работы с документами, его соответствие

требованиям «Инструкции о делопроизводстве» и «Государственной системы документационного обеспечения управления», типовых и ведомственных инструкций:

- организация схемы документооборота, объем документооборота;

- сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

- последующая сортировка поступивших документов (например, в папку руководителю и в папку исполнителю и т.п.);

- отправка документов, в том числе почтой, электронной почтой, факсом и другими видами связи. Особенности и рациональность.

Тема 5. Регистрация документов

1. Ознакомиться с системой регистрации различных групп и видов документов (поступающие, отправляемые, внутренние (приказы, договора и др.). Описать формы регистрации, применяемые в данном учреждении: централизованная, децентрализованная или смешанная, журнальная или карточная. Обратить внимание на применение автоматизированных средств управления для регистрации документов;

2. Выяснить соответствие используемых при регистрации штампов и печатей требованиям ГОСТ Р 6.30.-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Описать печати и штампы;

3. Описать состав регистрационного номера документов;

4. Научиться регистрировать документы.

Тема 6. Контроль сроков исполнения документов

1. Определить методику организации контроля сроков исполнения документов учреждения, ее соответствие требованиям «Государственной системы документационного обеспечения управления», действующим инструкциям;

2. Описать используемые формы контроля: с помощью ЭВМ, ручная картотека, отдельная графа в журнале регистрации документов и т.д., указав должности сотрудников исполняющих эту операцию;

3. Выявить особенности организации контроля в учреждении, эффективность используемых методов и форм;

4. Научиться выполнять работу по контролю сроков исполнения документов.

Тема 7. Экспертиза ценности документов

1. Ознакомиться с положениями и планами работы экспертных комиссий учреждения;

2. Участие в работе экспертной комиссии (при возможности), присутствовать на заседании ЭК;

3. Участие в проведении экспертизы ценности документов, при этом научиться использовать перечни документов и дел и номенклатуру дел;

4. Оформление итогов экспертизы ценности документов – научиться оформлять итоговые формы (акт на уничтожение документов и дел, различные формы описей дел);

5. Выявить проблемы в вопросах экспертизы ценности документов.

Тема 8. Формирование и оформление дел в делопроизводстве

1. Проанализировать качество индивидуальной номенклатуры дел учреждения, соответствие количества дел в разделах количеству реально образующихся в практике дел. Для этого необходимо выборочно проанализировать документирование деятельности отдельного структурного подразделения.

2. Проанализировать правильность определения сроков хранения дел, указанных в номенклатуре, соответствие сроков хранения дел срокам, указанным в типовых, отраслевых номенклатурах, перечнях документов и дел.

3. Проанализировать правильность формирования дел в отдельном структурном подразделении, использование основных принципов формирования дел, описанных «Государственной системой документационного обеспечения управления».

4. Проверить правильность оформления обложки дела в текущем делопроизводстве согласно требованиям ГОСТ.

5. Научиться составлять номенклатуру дел учреждения, формировать документы в дела, правильно оформлять обложки дел.

6. Научиться формировать и оформлять документы по личному составу: личное дело, трудовая книжка, приказы о приеме, увольнении, перемещении по должности и т.д.