Лекція 8.
Організація архівних документів
1. Поняття про організацію документів НАФ.
2. Організація документів на рівні системи архівних установ
3. Організація документів на рівні архіву
4. Організація документів на рівні архівного фонду
5. Організація документів на рівні справи
1. Поняття про організацію документів наф.
З метою забезпечення інформаційної цілісності НАФ, підвищення ефективності систем інтелектуального доступу до документів архіви проводять організаційно-правові, науково-методичні та технологічні заходи, спрямовані на формування ієрархічно пов'язаних документальних комплексів на усіх структурних рівнях НАФ, створення мережі архівних установ і визначення профілю архівів. Тобто здійснюється організація документів Національного архівного фонду, що має такі основні структурні рівні: міжархівний – розподіл комплексів документів в межах системи архівних установ; внутріархівний – формування цілісних документальних комплексів в межах окремого архіву; внутріфондовий – систематизація документів на рівні фонду, рівень сукупності документів – їх систематизація в межах справи (одиниці зберігання, одиниці обліку).
Організація документів НАФ на всіх структурних рівнях здійснюється на підставі наукової класифікації за такими ознаками:
належність документів до документації одного утворювача;
право власності на документи;
строки зберігання документів;
ступінь інформаційної значущості документів (належність до комплексів загальнодержавного та місцевого значення, ступінь цінності);
належність документів до певних адміністративно-територіальних одиниць (область, округ, район, місто);
історичні умови, час і місце створення;
належність документів до певних галузей, напрямків і сфер життєдіяльності суспільства;
види носіїв, способи і техніка закріплення інформації;
рівень доступу до документів.
2. Організація документів на рівні системи архівних установ
При організації архівних документів в межах системи архівних установ передусім враховують правовий статус, профіль і повноваження архівної установи.
Організація документів за правом власності реалізується в зберіганні документів НАФ у конкретних архівосховищах або приватних архівах: документи НАФ, що належать державі, зберігають державні архівні установи, а такі, що перебувають у приватній власності, зберігаються в архівах власників.
Порядок організації документів за строками зберігання визначає наявність серед них двох основних груп – документів постійного і тимчасового зберігання. Строки зберігання документів визначаються чинними нормативно-правовими актами.
На організацію документів на міжархівному рівні істотно впливає загальний ступінь інформаційної значущості документів, залежно від якого їх відносять до комплексів загальнодержавного та місцевого значення.
Комплекс документів загальнодержавного значення складають документи, що утворилися в процесі життя і діяльності видатних діячів українського народу, а також у різні історичні періоди:
• в межах сучасної України в діяльності центральних органів державної влади і управління, підприємств, установ і організацій, що поширювали (поширюють) свою компетенцію на всю або значну частину її території;
за межами України в діяльності провідних органів української еміграції, зокрема еміграційних урядів, політичних партій і об'єднань, військових, культурно-освітніх, наукових закладів та громадських організацій;
в межах сучасної України в діяльності місцевих установ, якщо склад і зміст документів переважно відображає історію не лише окремого регіону, а й усієї України, а також у випадках, коли документна інформація має практичну цінність і може широко використовуватися в загальнодержавному масштабі.
До комплексу документів місцевого значення належать документи, що утворилися в діяльності органів державної влади і управління, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, що діяли або продовжують діяти на території певної адміністративно-територіальної одиниці, якщо документи цих органів, підприємств, установ і організацій не віднесено до комплексу документів загальнодержавного значення.
Документальні комплекси загальнодержавного значення зосереджуються в сховищах центральних державних архівів відповідного профілю, галузевих державних архівів і архівних підрозділів державних наукових установ, державних музеїв і бібліотек.
Документальні комплекси місцевого значення зберігаються н державних архівах областей, Автономної Республіки Крим, міст Києва і Севастополя, інших місцевих архівних установ, якщо вони здійснюють постійне зберігання документів НАФ.
Віднесення документів до комплексів загальнодержавного або місцевого значення здійснює Держкомархів спільно з зацікавленими архівними та іншими установами.
Документальні комплекси місцевого значення розподіляються між архівними установами, що здійснюють їх зберігання, за територіальним принципом, на підставі належності цих комплексів до певних адміністративно-територіальних одиниць. У випадках утворення нових або зміни меж адміністративно-територіальних одиниць документальні комплекси місцевого значення, що утворилися в процесі діяльності місцевих установ па територіях, включених до складу новоутворених або укрупнених адміністративно-територіальних одиниць, передають на зберігання до тих архівних установ, які поширюють свої повноваження і зону комплектування на ці новоутворені або укрупнені адміністративно-територіальні одиниці.
Істотно впливають на організацію документів на міжархівному рівні історичні умови і місце їх створення. За цими ознаками виділяють три групи:
документальні комплекси, що утворилися в різні історичні періоди в межах сучасної України в діяльності органів влади і місцевого самоврядування, громадських і релігійних організацій, установ і підприємств усіх форм власності та окремих осіб;
документальні комплекси українського походження, що утворилися в різні історичні періоди за межами України в діяльності органів української еміграції, зокрема еміграційних урядів УНР, ЗУНР, українських політичних партій і об'єднань, військових, культурно-освітніх і наукових установ, громадських організацій та окремих осіб, що повернулися на батьківщину в порядку реституції, на підставі дарування та в інший спосіб;
• документальні комплекси неукраїнського походження, у тому числі й ті, що стосуються історії України, що утворилися на теренах інших держав і надійшли до українських архівів на підставі дарування, заповіту і стали складовою частиною історико-культурної спадщини українського народу.
Документи, що входять до складу першої групи, умовно поділяються на три підгрупи з відповідними загальними назвами: "документи дорадянського періоду", "документи радянського періоду", "документи періоду незалежної України".
До документів "дорадянського періоду" належать документальні комплекси, що утворилися на території України в її сучасних межах, в процесі діяльності юридичних і фізичних осіб у періоди:
• існування Київської Русі (Х-ХІІ ст.), Галицько-Волинського та інших князівств, які виникли на теренах колишньої Київської Русі (XII-XIV ст.), Гетьманщини (XII-XVIII ст.), Запорозької Січі (XVI-XVIII ст.), Центральної Ради і Директорії Української Народної Республіки(1917-1920 pp.), Української Держави (1918 p.), Західно-Української Народної Республіки (1918-1919 pp.), Карпатської України (1938-1939 pp.);
• входження українських земель до складу інших держав, окрім СРСР (з кінця XIV до середини 40-х років XX ст.);
• нацистської окупації (1941-1944).
Документи "радянського періоду" охоплюють документальні комплекси, що утворилися в період перебування України в складі СРСР. Початкову межу періоду визначають для кожного регіону окремо. Вона зумовлюється часом поширення радянської влади на його територіях. Кінцева дата єдина для всіх регіонів України – 24 серпня 1991 р.
До документів "періоду незалежної України" належать документальні комплекси, що утворилися на території сучасної України після проголошення Акту про Незалежність 24 серпня 1991 року в процесі діяльності органів державної влади і управління всіх рівнів, органів місцевого самоврядування, цивільних підприємств, установ і організацій всіх форм власності, військових частин і з'єднань, а також окремих осіб.
За категоріями доступу до них документи НАФ поділяються на документи з відкритим доступом та документи з обмеженим доступом: документи з таємною інформацією, документи з конфіденційною інформацією та документи з особливими умовами доступу. Виокремлені за цією ознакою документальні комплекси па міжархівному рівні організаційно не розмежовуються.