22. Сортування, фільтрація і пошук даних в ms Access. Сортування записів. Використання простого і розширеного фільтру в Access. Форматування запитів.

Прийоми сортування записів. При введенні даних у таблицю записи розташовуються в порядку, в якому вони вводилися. Це не завжди зручно при перегляді введеної інформації. Бажано інформацію згрупувати і впорядкувати за потрібними ознаками, щоб у ній було легко орієнтуватися. Наприклад, розташувати записи за алфавітом прізвищ або за зменшенням років народження. При впорядкуванні записи (рядки) розташовуються в новому порядку відповідно до даних вибраного поля (стовпчика). Впорядкування даних проводиться так: завантажити потрібну базу даних; відкрити таблицю для проведення впорядкування даних; встановити курсор на поле (стовпчик), за даними якого треба провести впорядкування; на панелі інструментів натиснути одну із кнопок «Сортировка по возрастанию» або «Сортировка по убыванию». Таку ж команду можна виконати за допомогою меню «Записи» → «Сортировка» → «Сортировка по возрастанию » або «Сортировка по убыванию » або за допомогою контекстного меню; для сортування записів у суміжних полях необхідно виділити відповідні стовпчики і провести потрібне впорядкування.

Фільтрація даних (записів) – зміна (зменшення) кількості відображуваних записів, при цьому кількість даних, що зберігається у файлі, не змінюється. Є три види фільтрів:

1. фільтр за виділеним зразком — відбір даних, які містять у своєму складі виділений фрагмент; 2. простий фільтр — відбір даних відповідно до заданого вмісту, поля; 3. розширений фільтр — відбір даних проводиться за спеціально оформленими складними умовами пошуку.

Створення фільтра за виділеним зразком та простого фільтра відбувається безпосередньо у вікні таблиці, а створення розширеного фільтра відбувається у спеціальному вікні конструктора фільтра. Для роботи з фільтрами на панелі інструментів таблиці є такі кнопки-команди, дію яких розглянемо далі. Для створення найпростішого і швидкого засобу відбору даних необхідно виконати такі дії: відкрити потрібну таблицю; виділити елемент, за яким буде проводитись фільтрація; виконати команду меню «Записи» → «Фильтр» → «Фильтр по выделению» або натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів. У результаті відбудеться фільтрація, і в таблиці залишаться тільки ті записи, які мають дані, що співпадають з виділеними. Можна здійснити фільтрацію за умовою «не містить виділене значення», для чого необхідно виконати команду меню «Записи» → «Фильтр» → «Исключить выделенное». Відмінити (не знищити!) дію фільтра і побачити всі записи таблиці можна за допомогою команди «Записи» → «Удалить фильтр» або натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів. Фільтр можна в будь-який момент застосувати повторно, виконавши «Записи» → «Применить фильтр» або повторно натиснути ту ж саму кнопку на панелі інструментів. Ця кнопка фіксується у двох положеннях: «Удалить фильтр», «Применить фильтр». Використання простих фільтрів Для створення звичайного фільтра необхідно виконати дії: відкрити потрібну таблицю; виконати команду «Записи» → «Фильтр» → «Изменить фильтр» або натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів; у вікні фільтра, що відкриється, будуть встановлені умови, задані для поточного фільтра. Перед створенням нового фільтра потрібно знищити попередній, інакше результатом фільтрації буде виконання умов двох (і більше) фільтрів. У верхній частині вікна розташовано рядок з назвами всіх полів вибраної таблиці. Другий рядок містить задані умови фільтрації. У цьому рядку можна відредагувати існуючі умови або ввести нові. Умови відбору можуть вводитися з клавіатури або із списку вибору, який відкривається при натисканні кнопки ▼, що справа у відповідному полі. Використання розширеного фільтра .У розширеному фільтрі зберігаються встановлені ще до його використання умови фільтрації і сортування. Для знищення фільтра потрібно виконати вище описані дії. Для створення розширеного фільтра виконують такі дії: відкрити потрібну таблицю; виконати команду «Записи» → «Фильтр» → «Расширенный фильтр».

У верхній частині вікна відображається список полів поточної активної таблиці. В нижній частині вікна відображається бланк запиту, в якому задаються умови відбору записів. В рядку «Поле» вводяться назви полів, в яких будуть встановлюватися умови фільтрації. Вводити поля можна шляхом вибору із списку, який відкривається після натискання на кнопку ▼. У рядку «Сортировка» можна вибрати тип сортування для одного або кількох полів. У рядку «Условие отбора:» вводяться умови фільтрації, в рядку «Или» — додаткові умови. Наприклад, щоб відібрати учнів з прізвищами, що закінчуються на «енко» або «чук», з іменами, що починаються на букву «М» або «З», потрібно виконати такі дії: у першій комірці рядка «Поле» вибрати із списку «Прізвище»; у відповідній комірці рядка «Условие отбора» записати «*енко»; нижче у комірці рядка «Или» записати «*чук», в рядку «Поле» в наступній комірці вибрати із списку Імя, у відповідній комірці рядка «Условие отбора» записати «М*»; нижче у комірці рядка «Или» записати «З*».

.Запуск процедури пошуку. Пошук даних за зразком Пошук даних за зразком проводиться у такій послідовності: відкрити таблицю для проведення в ній пошуку даних;встановити курсор на довільну комірку стовпчика, де буде проводитися пошук; виконати команду «Правка» → «Найти» або натиснути кнопку «Найти» на панелі інструментів; у вікні, що з'явиться, вибрати вкладку «Поиск »; у поле «Образец:» ввести зразок даних, що шукаються; у полі «Поиск в:» буде знаходитися назва стовпчика, де буде проводитися пошук (для проведення пошуку в усій таблиці відкрити відповідний список і назву таблиці); у полі «Совпадение:» (на мал. воно відкрите) вибрати «Поля целиком» або «С любой частью поля» або «С начала поля»; натиснути кнопку «Найти далее», в таблиці виділиться текст, який співпадає із заданим взірцем; для продовження пошуку натиснути кнопку «Найти далее». Якщо не буде знайдено ні одного запису із заданим взірцем, виведеться повідомлення «Поиск … завершен. Образец не найден». За допомогою кнопки «Больше>>» можна уточнити напрям пошуку у вікні, що відкриється.