5.2. Розробка системи бюджетів

Розробка системи бюджетування після прийняття рішення про його запровадження передбачає послідовність робіт, які стосуються вдосконалення загальної системи управління господарюючим суб’єктом:

а) виділення центрів відповідальності на основі структуризації виробничого та комерційного циклу господарюючого суб’єкта. Комплексне планування діяльності підприємства починається з виділення структурних підрозділів, кожний з яких має чітко окреслені функції, які потребують фінансування, і кількісно виражені показники результативності.

На основі таких виділених підрозділів формуються центри відповідальності і визначаються місця виникнення витрат.

Технологія бюджетування побудована на плануванні діяльності в розрізі центрів відповідальності, для яких визначаються обсяги фінансування і цільові результативні показники, що підлягають контролю.

Центром відповідальності системи управління господарюючого суб’єкту є окремий підрозділ, якому доводиться план:

• зі збільшення виручки,

• зниженню витрат;

• нарощуванню активів і для якого встановлюється відповідальність за виконання показників, визнаних релевантними для цього підрозділу.

На виділенні центрів відповідальності побудована також система контролінгу, з якою бюджетування тісно пов'язане.

Практика управління виділяє такі типи центрів відповідальності:

• центри витрат;

• центри виручки;

• центри прибутку;

- центри інвестицій;

б) опис і паспортизація бізнес-процесів. Структуризація бізнес-процесів з виділенням центрів відповідальності завершується їх паспортизацією з детальним описом.

Під описом бізнес-процесу розуміється визначення переліку операцій, розрядів робіт, умов праці, час операцій, перелік і основні характеристики використовуваних машин і устаткування тощо, тобто всього, що характеризує кожен процес.

Опис бізнес-процесу є обов'язковим для виробничих процесів і продажів.

Опис, зроблений за стандартною для галузі формою, являє собою паспорт бізнесу-процесу.

Паспортизація необхідна для планування попроцесних витрат ресурсів і є основою створення нормативної бази бюджетування;

в) створення бюджетного комітету. Бюджетний комітет – це робочий орган, створений для загального керівництва процесом бюджетування, розробки його методичного забезпечення, підготовки разом з відповідними функціональними підрозділами проекту бюджету і подання його на затвердження керівництвом;

г) розробка бюджетного регламенту. Бюджетний регламент – це затверджена процедура розробки зведеного та часткових бюджетів, включаючи порядок обміну інформацією між функціональними підрозділами, методи контролю та оцінки виконання бюджету, заходи мотивації ефективної роботи.

Бюджетний регламент об'єднує процес планування роботи підрозділів всіх рівнів керівництва господарюючого суб’єкта у цілісну систему бюджетування;

д) розробка організаційно-фінансової моделі бюджетування. Планування методами бюджетування використовує специфічні для кожного господарюючого суб’єкта алгоритми розробки часткових і зведеного бюджетів.

Особливості організації виробництва і збуту визначають організаційно-фінансову модель бюджетування, яка будується починаючи з вищого рівня управління підприємством визначенням цільових показників розвитку виробництва в цілому.

На нижчих рівнях моделі бюджетування формуються алгоритми руху ресурсів та коштів за центрами відповідальності.

Організаційно-фінансова модель господарюючого суб’єкта за всіма рівнями включає перелік показників, методи їх розрахунку, черговість розрахунків, характер їх взаємозв'язку. Ця модель закладена в проект автоматизації розробки плану діяльності підприємства;

е) автоматизація аналізу виконання бюджету. Система бюджетування утворюється системою чисельних показників, при зміні одного з яких змінюються інші за ланцюгом виробничих зв'язків. Це пояснює, складність розробки обґрунтованого зведеного бюджету та внесення змін у нього, що вирішується автоматизацією розрахунків;

є) створення системи мотивацій виконання бюджетів. Система мотивацій працівників всіх рівнів управління господарюючого суб’єкта включає матеріальні та моральні стимули і є індивідуальною для кожного підприємства.