15. Функции контроля

Слово контроль, означает ограничение. Тем не менее, контроль позволяет удерживать работника в определенных рамках, для того, чтобы, организация достигала своих целей, т.е. контроль позволяет выявить проблему до того, как эта проблема перерастет в кризис, и дает возможность скорректировать деятельность организации, т.е. контроль - это процесс обеспечения достижения организации своих целей.

Контроль должен быть всеобъемлющим, т.е. осуществляться по 3 направлениям:

• Контроль над человеческими ресурсами

• Контроль над материальными ресурсами

• Контроль над финансовыми ресурсами

Существует 3 типа контроля:

• Предварительный

  • Над человеческими ресурсами, по существу проводится тщательный анализ деловых и профессиональных качеств претендента на должность и отбор наиболее подготовленных.

  • Над материальными ресурсами, осуществляется на основе выработке стандартов минимально допустимых уровней качества поступающих материалов и проверка на соответствие этим стандартам.

  • Над финансовыми ресурсами - определение источников денежных средств при открытии фирмы.

• Текущий осуществляется в ходе проведения работ.

  • Основным объектом, являются подчиненные, для этого контроля характерна обратная связь – данные о полученных результатах. Примером является замечание рук-ля, что подчиненный делает, что-то не так и он обязан скорректировать свою деятельность.

  • Контроль над материальными ресурсами, обычно осуществляется в результате инвентаризации, которую необходимо проводить не реже 1 раза в год.

  • Контроль над финансовыми ресурсами осуществляется бухгалтерией. Основными документами бухгалтерского отчета и отчетности являются бухгалтерский баланс, отчет о движение денежных средств, отчет о прибыли и убытках.

• Заключительный, здесь обратная связь используется после того, как работа выполнена. По истечению определенного периода сравнивают фактически полученные рез-ты с плановыми. Этот контроль дает руководству информацию, необходимую, для планирования, в случае если аналогичные работы будут проводиться в будущем.

Функция контроля это процесс, который имеет 3 этапа:

• Установление стандартов. Стандарты – это конкретные цели, которые поддаются количественному измерению. Цели характеризуются наличием временных рамок, в которые должна быть выполнена работа

• Сопоставление достигнутых рез-тов с установленными стандартами. На этом этапе рук-ль должен определить насколько допустимы или безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. В связи с этим необходимо определить масштаб допустимых отклонении, в пределах которого отклонение не должно вызывать тревоги. Если будет взят слишком большой масштаб, то отклонения могут приобретать грозные очертания. Если слишком маленький масштаб, то организация будет реагировать, на небольшие отклонения, тогда процесс контроля станет не эффективным. Поэтому для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным и вестись по принципу исключения, т.е. система контроля должна срабатывать при наличии заметных отклонений. После выявления отклонения, рук-ль должен выбрать линию поведения:

  • Ничего не предпринимать, если цель достигается

  • Устранить отклонения

  • Пересмотреть стандарты