4Исправления, версии, примечания
4.1Исправления
Работа с большими документами, как правило, носит коллективный характер и продолжается достаточно долго. Рассмотрим важные средства эффективной работы с большим документом – исправления, версии, примечания.
Исправления позволяют отслеживать те изменения, которые делаются в документе. Каждый удаленный или добавленный фрагмент текста помечается датой, временем и инициалами автора. Пометки исправлений фактически фиксируют протокол правки документа.
Версии позволяют фиксировать определенные состояния документа в процессе работы над ним. Даже если документ не содержит пометки исправлений, их можно создать, сравнив текущую версию документа с исходной.
Примечания позволяют добавлять вопросы и замечания к тексту которые отображаются в специальном окне. Примечания не искажают исходный текст, а только присоединяются к документу. Каждое примечание помечается инициалами автора [2,4].
Работа с исправлениями
Средства для выполнения исправлений позволяют увидеть, какие исправления внесены в документ. Если несколько человек просматривают документ, то можно отмечать эти исправления разным цветом текста. Чтобы использовать указанные средства и сделать исправления видимыми, необходимо выбрать команду “Сервис, Исправления, Выделить исправления”. Появится диалоговое окно “Исправления”. Чтобы добавить отметки исправлений, нужно установить флажок “Записывать исправления” и щелкнуть по кнопке “ОК”. По умолчанию введенный текст подчеркивается, а удаленный текст зачеркивается, все исправления отмечаются на полях вертикальной линией.
Чтобы принять исправления и удалить отметки исправлений из документа, необходимо выбрать команду “Сервис, Исправления, Принять/Отклонить исправления” и щелкнуть по кнопке “Принять все”. Чтобы отказаться от всех исправлений, внесенных в документ, надо щелкнуть по кнопке “Отказ от всех”. Чтобы просмотреть каждое исправление, нужно щелкнуть по кнопке “Найти”. Возможно использование соответствующих кнопок на панели инструментов Рецензирование
Панель инструментов Рецензирование
В документе выделяется исправление, при этом в диалоговом окне “Просмотр исправлений” в секции “Описание” выводится описание данного исправления. Для того чтобы принять исправление, необходимо нажать кнопку “Принять”, в противном случае — кнопку “Отказаться”. С помощью кнопок “Найти” можно перемещаться от исправлений к исправлению как вперед по документу, так и назад. По окончании работы с исправлениями нужно нажать кнопку “Закрыть”, чтобы вернуться к работе со всем документом.
Если над документом работают несколько человек, то каждый из них может сохранить свою версию документа под другим именем (не выделяя своих исправлений). Чтобы просмотреть исправления, внесенные каждым пользователем, можно открыть исходный файл, затем выбрать команду “Сервис, Исправления, Сравнить версии” и выделить все версии файла. Все изменения будут выведены описанным выше способом. Чтобы их просмотреть, следует воспользоваться приведенными ранее инструкциями.i
4.2Сохранение нескольких версий документа
В предыдущих версиях Microsoft Word для сохранения различных версий файла использовалась команда “Сохранить как”. В Word 97 появилась возможность сохранить разные версии документа в одном файле. Такая функция позволяет просматривать предыдущие версии документа, и, что особенно ценно, видеть, кто и когда вносил исправления. Можно настроить Word таким образом, что он будет автоматически сохранять версию документа при закрытии файла. Чтобы сохранить текущую версию документа необходимо:
1. Выбрать команду “Файл, Версии”.
2. Нажать кнопку “Сохранить”.
3. В текстовом поле “Заметки к версии”ввести те комментарии, которые относятся для данной версии документа.
4. Для сохранения текущей версии документа нажать кнопку “ОК”.
После сохранения нескольких версий документа в одном файле может потребоваться сохранение одной версии в отдельном файле.
При сохранении нескольких версий документа в одном файле проводится его архивация. Невозможно изменить сохраненную версию документа. Если впоследствии может возникнуть необходимость исправлений в ранней версии файла, то следует делать копии файла в отдельных файлах с помощью команды “Файл, сохранить как”.
Если нужно составить список лиц, вносивших изменения, и зафиксировать время правки, то следует установить автоматическое сохранение версии при закрытии документа. Для этого необходимо выбрать команду “Файл, Версии”, установить флажок “Автоматически сохранять версию при закрытии” и нажать кнопку “Закрыть”. Теперь при каждом сохранении файла Word будет автоматически создавать версию документа, а в поле заметок будет записано “Автоматическая версия”.
Если нужно, чтобы Word выполнял сравнение версий документа, то необходимо сохранять версии документа в разных файлах, а затем выбрать команду “Сервис, Исправления, Сравнить версии”, что описано ранее.