Сохранение нескольких версий документа
В предыдущих версиях Microsoft Word для сохранения различных версий файла использовалась команда “Сохранить как”. В Word 97 появилась возможность сохранить разные версии документа в одном файле. Такая функция позволяет просматривать предыдущие версии документа, и, что особенно ценно, видеть, кто и когда вносил исправления. Можно настроить Word таким образом, что он будет автоматически сохранять версию документа при закрытии файла. Чтобы сохранить текущую версию документа необходимо:
1. Выбрать команду “Файл, Версии”.
2. Нажать кнопку “Сохранить”.
3. В текстовом поле “Заметки к версии”ввести те комментарии, которые относятся для данной версии документа.
4. Для сохранения текущей версии документа нажать кнопку “ОК”.
После сохранения нескольких версий документа в одном файле может потребоваться сохранение одной версии в отдельном файле.
При сохранении нескольких версий документа в одном файле проводится его архивация. Невозможно изменить сохраненную версию документа. Если впоследствии может возникнуть необходимость исправлений в ранней версии файла, то следует делать копии файла в отдельных файлах с помощью команды “Файл, сохранить как”.
Если нужно составить список лиц, вносивших изменения, и зафиксировать время правки, то следует установить автоматическое сохранение версии при закрытии документа. Для этого необходимо выбрать команду “Файл, Версии”, установить флажок “Автоматически сохранять версию при закрытии” и нажать кнопку “Закрыть”. Теперь при каждом сохранении файла Word будет автоматически создавать версию документа, а в поле заметок будет записано “Автоматическая версия”.
Если нужно, чтобы Word выполнял сравнение версий документа, то необходимо сохранять версии документа в разных файлах, а затем выбрать команду “Сервис, Исправления, Сравнить версии”, что описано ранее.
Работа с примечаниями
Исправления полезны для отслеживания изменений в документе, а примечания предназначены для присоединения комментариев к документу. Примечания е печатаются вместе с документом, если только об этом не указано специально.
Таблица 1Работа с примечаниями
Работа с примечаниями |
Операции |
Вставка примечаний |
Вставка – Примечание |
Изменение примечания |
Щелкните в выноске примечания, которое требуется изменить. Внесите в текст нужные изменения. |
Удаление примечаний |
Выделить знак примечания в документе (иначе удаление не произойдет) и нажать клавишу delete |
Удаление всех примечаний |
Выполнить команду Правка – заменить; Нажать кнопку Специальный; Выбрать из списка элемент Символ примечания в поле Найти, а поле Заменить не оставьте пустым; Нажмите кнопку Заменить все – все примечания будут удалены.
|
Поиск примечаний
|
Найти знак определенного примечания можно с помощью, например, панели инструментов Рецензирование, на которое имеются кнопки Предыдущее замечание и Следующее примечание. |