Определение нагрузки и зон ответственности сотрудников деканата с использованием матрицы разу.
Ключевым этапом выполнения научно-инновационного проекта является выравнивание нагрузки персонала подразделения за счет перераспределения зон ответственности сотрудников деканата. Для решения этой задачи используется матрица разделения административных задач управления (матрица РАЗУ).
Это функциональная матрица в управлении проектом, составная часть организационного инструментария управления проектом, позволяющая руководителю разделить задачи управления по подразделениям и исполнителям проекта (внутри команды проекта), а также другим участникам проекта и обеспечить их комплексную реализацию.
Матрица ответственности представляет собой графо-аналитический инструмент, с помощью которого устанавливается ответственность исполнителей за совокупность работ по проекту. Первые упоминания об этом инструменте встречаются уже в 60-х гг. XX века. Матрица ответственности используется в процессном управлении. В управлении проектом матрица ответственности является обязательным инструментом и четко согласована с другими инструментами [14].
Матрица ответственности представляет собой таблицу, в подлежащем которой располагаются наименования должностей, подразделений и служб (работники аппарата управления могут быть указаны конкретно), а в сказуемом перечисляются задачи, выполняемые этими исполнителями. Условным знаком обозначается отношение каждого подразделения, службы или конкретного работника к решению определенной задачи.
Матрицу разделения административных задач управления можно рассматривать как средство согласования входов и выходов системы. В наименованиях столбцов располагаются входы - функциональные подразделения, службы, должности участников процесса управления. В графах наименований строк перечисляются задачи, т.е. виды деятельности, составляющие процесс управления проектом. В поле матрицы условными знаками обозначаются функции преобразования, связывающие совокупности входов и выходов.
В соответствии с приведенной классификацией предлагается список условных обозначений, которые символизируют те или иные аспекты деятельности по осуществлению функций управления.
Условные обозначения для первого аспекта:
Я - единоличное решение и персональная ответственность за решение той или иной задачи (с подписью);
! - персональная ответственность за решение той или иной задачи при коллегиальной форме принятия решения (с подписью);
Р - участие в коллегиальном решении данной задачи без права подписи.
Условные обозначения для второго аспекта:
П - планирование;
О - организация;
К - контроль;
X - координация совместных усилий участников процесса;
А - активизация.
Условные обозначения для третьего аспекта:
С - согласование, визирование;
Т - исполнительство;
М - подготовка предложений;
± - расчетные операции, необходимые для осуществления функции (задачи);
- - в работе не участвует.
В столбце Кт указывается коэффициент трудоемкости решаемых задач, в строке С3 – загруженность должностных лиц и структурных подразделений.
Таблица 5. Матрица РАЗУ.
№ |
Функция |
Заместители декана |
Диспетчеры деканата |
Специалист деканата по УМР |
||||
УР |
УМР |
1 |
2 |
1 |
2 |
3 |
||
1 |
Подготовка информационных писем, регистрация входящей документации факультета |
К |
|
ПОАЯТ |
|
|
|
|
2 |
Подготовка служебных записок, приказов, распоряжений |
КИ |
|
ПОАЯТ |
|
|
|
|
3 |
Оформление справок по месту требования, экзаменационных листов на пересдачу |
ПОКИ |
|
АЯТ |
|
|
|
|
4 |
Проставление оценок (аттестация) |
|
|
ПОКАЯТ |
|
|
|
|
5 |
Функции секретаря |
КИ |
|
ПОАЯТ |
|
|
|
|
6 |
Оформление документации для Декана и его заместителей |
ПОКИ |
ПОКИ |
АТ |
АТ |
АТ |
ПОАЯТ |
АТ |
7 |
Разное* |
|
|
|
|
|
ПОКИАЯТ |
|
8 |
Оформление приложений к дипломам |
|
|
|
|
|
ПОКИАЯТ |
|
9 |
Оформление отчета по результатам итоговой гос. аттестации |
ПОКИ |
|
|
|
|
АЯТ |
|
10 |
Работа в УИС |
|
|
|
|
|
ПОКАЯТ |
|
11 |
Прочее** |
ПОК |
|
|
|
|
|
ПОАЯТ |
12 |
Внесение данных в базу специалиста по УМР |
|
|
|
|
|
|
ПОКАЯТ |
13 |
Работа с дополнительными соглашениями |
ОК |
|
|
|
|
|
ПАЯТ |
14 |
Составление смет доходов и расходов факультета на следующий год |
ПКИ |
|
|
|
|
|
ОАЯТ |
15 |
Работа в УИС |
|
|
|
|
|
|
ПОКАЯТ |
16 |
Контроль и составление графика |
|
ПОКИ |
|
|
АЯТ |
|
|
17 |
Составление учебных планов студентов |
|
ПОКИ |
|
|
АЯТ |
|
|
18 |
Работа в УИС |
|
|
|
|
ПОКАЯТ |
|
|
19 |
Работа с кафедрами |
|
ПОКИ |
|
|
АЯТ |
|
|
20 |
Другое*** |
|
ПОКИ |
|
|
АЯТ |
|
|
21 |
Подготовка документов по академической мобильности студентов |
ПОКИ |
|
|
АЯТ |
|
|
|
22 |
Подготовка документов по переаттестации дисциплин студентов ускоренной формы обучения |
К |
|
|
ПОАЯТ |
|
|
|
23 |
Подготовка документов по переводу студентов с платной основы обучения на бюджетную |
К |
|
|
ПОАЯТ |
|
|
|
24 |
Подготовка документов по переводу, восстановлению и зачислению студентов внутри ВУЗа (факультета) и с других учебных заведений |
ПОКИ |
|
|
АЯТ |
|
|
|
25 |
Заполнение отчетности |
ПОКИ |
|
|
АЯТ |
|
|
|
В таблице 6 приводится базовая символьная матрица РАЗУ для деканата ИЭФ. Количество символов, обозначающих отношение структурных подразделений и служб к решению конкретных задач управления, а также их содержание, могут быть изменены, так как определяются подходом к деятельности по управлению и условиями функционирования реальных систем управления, которые являются объектами моделирования.
Для того чтобы определить значимость символов, используют один из методов экспертного опроса и дальнейшей обработки экспертных оценок. Одним из наиболее доступных методов экспертного опроса является оперирование матрицей предпочтений (парных сравнений). При помощи этой матрицы определяют сравнительные (весовые) оценки символов.
Деятельность по реализации функций управления при проектировании матрицы РАЗУ заключается в следующем:
ответственность за решение той или иной задачи управления проектом;
содержание деятельности исполнителя по реализации задачи;
содержание деятельности исполнителя по подготовке и техническому обслуживанию реализации задачи.
Для корректности сравнения субъективных оценок трудоемкости задач всех сотрудников деканата, их количество (41) уменьшилось до 5 задач у каждого специалиста (25). Их формулировки также упрощены после укрупнения (табл. 6).
Для деканата ИЭФ была разработана базовая матрица РАЗУ, представленная в табл. 7. Для того чтобы определить значимость символов, используют один из методов экспертного опроса и дальнейшей обработки экспертных оценок. Одним из наиболее доступных методов экспертного опроса является оперирование матрицей предпочтений (парных сравнений). При помощи этой матрицы определяют сравнительные (весовые) оценки символов.
Таблица 6. Упрощения формулировок функций деканата ИЭФ для разработки матрицы РАЗУ.
Таблица 5.3 |
Функции деканата |
Исполнитель |
Оформление различной документации |
Оформление документации для Декана и его заместителей; Оформление приказа о создании стипендиальной комиссии, протоколов заседания комиссии и приказов по гос. (ак. и соц.) стипендии и мат. помощи; Оформление внутренних и внешних академических справок, выписок из зачетных ведомостей; Контроль оформления преподавателями учебной документации (правильности и своевременности); Оформление зачетных книжек и студенческих билетов, а также их дубликатов в случае утраты студентом. |
Специалист 2 деканата по УМР |
Разное* |
Планирование ожидаемого выпуска факультета на следующий учебный год; Оформление отчета по результатам итоговой гос. аттестации; Актуализация (внесение изменений) списков студентов по учебным группам. |
Специалист 2 деканата по УМР |
Прочее**
|
Сверка с бухгалтерией данных об оплате образовательных услуг; Заключение/перезаключение договоров на оказание платных образовательных услуг; Предоставление реестра групп в бухгалтерию. |
Специалист 3 деканата по УМР |
Другое***
|
Проверка отдельных разделов годовых отчетов и планов кафедр; Сбор материалов для составления годового отчета и плана факультета; Отдельные служебные поручения деканата. |
Специалист 1 деканата по УМР |
В приведенной матрице символы сравнивают один с другим. При этом используют следующие обозначения:
более предпочтительному символу присваивается 2;
менее предпочтительному - 0;
если символы равны по значимости, то каждому из них присваивается - 1.
Таблица 7. Трудоемкость задач структурного подразделения.
№ |
Трудо-емкость |
Функция |
1 |
20 |
Подготовка информационных писем, регистрация входящей документации факультета |
2 |
15 |
Подготовка служебных записок, приказов, распоряжений |
3 |
30 |
Оформление справок по месту требования, экзаменационных листов на пересдачу |
4 |
20 |
Проставление оценок (аттестация) |
5 |
15 |
Функции секретаря |
6 |
18,5 |
Оформление различной документации |
7 |
2,5 |
Разное |
8 |
13 |
Заполнение ведомости оценок для приложения к диплому |
9 |
30 |
Оформление приложений к дипломам |
10 |
36 |
Работа в УИС |
11 |
33 |
Прочее |
12 |
20 |
Внесение данных в базу специалиста по УМР |
13 |
12 |
Работа с дополнительными соглашениями к договору |
14 |
15 |
Составление смет доходов и расходов факультета на следующий год |
15 |
20 |
Внесение данных в УИС |
16 |
19 |
Контроль и составление графика проверки проведения занятий преподавателями факультета |
17 |
19 |
Составление учебных планов |
18 |
15 |
Создание и редактирование учебных планов в УИС |
19 |
27 |
Работа с кафедрами |
20 |
20 |
Другое |
21 |
10 |
Подготовка документов по академической мобильности студентов |
22 |
25 |
Подготовка документов по переаттестации дисциплин студентов ускоренной формы обучения |
23 |
20 |
Подготовка документов по переводу студентов с платной основы обучения на бюджетную |
24 |
25 |
Подготовка документов по переводу, восстановлению и зачислению студентов внутри ВУЗа(факультета) и с других учебных заведений |
25 |
20 |
Заполнение отчетности |
Техника заполнения заключается в следующем [14]. Прежде всего заполняется диагональ, где символы сравниваются сами с собой, по диагонали ставится «1», затем заполнение проводится построчно. Если символу присваивается «2», по горизонтали в столбце сравниваемого символа ставится «0» и т.д. Таким образом, сначала заполняются 1-я строка и 1-й столбец, затем 2-я строка и 2-й столбец и т.д.
В следующей матрице попарных сравнений (табл. 8) представлена трудоемкость показанных выше функций деканата.
Таблица 8. Матрица попарных сравнений символов.
Символ |
Я |
! |
Р |
П |
О |
К |
Т |
А |
И |
Сумма |
Значимость |
Я |
1 |
1 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
2 |
2 |
7 |
8,6 |
! |
1 |
1 |
2 |
0 |
0 |
1 |
0 |
2 |
2 |
9 |
11,1 |
Р |
2 |
0 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
2 |
1 |
6 |
7,4 |
П |
2 |
2 |
2 |
1 |
1 |
2 |
1 |
2 |
2 |
15 |
18,5 |
О |
1 |
2 |
2 |
1 |
1 |
2 |
1 |
1 |
1 |
12 |
14,8 |
К |
2 |
1 |
2 |
0 |
0 |
1 |
0 |
2 |
1 |
9 |
11,1 |
Т |
2 |
2 |
2 |
1 |
1 |
2 |
1 |
2 |
2 |
15 |
18,5 |
А |
0 |
0 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
1 |
1 |
3 |
3,7 |
И |
0 |
0 |
1 |
0 |
1 |
1 |
0 |
1 |
1 |
5 |
6,2 |
Сумма |
11 |
9 |
12 |
3 |
6 |
9 |
3 |
15 |
13 |
81 |
|
Проверка правильности заполнения матрицы [14]:
1) сумма оценок символов должна равняться квадрату количества символов;
2) сумма оценок любого символа по горизонтали и вертикали должна равняться удвоенному количеству символов.
Далее находят относительную значимость каждого символа, например (табл. 7):
VK1=29/622*100=4,66;
VK2=12/622*100=1,93
Потом обрабатывают экспертные оценки. Для этого записывают индивидуальные оценки (суммы баллов по символам). Так как все оценки принадлежат группе участников, но являются индивидуальными, необходимо найти коллективную оценку. Наиболее приемлемый метод получения коллективных оценок - нахождение либо средней арифметической величины, либо моды, которая, несомненно, отличается от оценок, полученных более точными методами обработки экспертных данных.
Коэффициенты
трудоемкости решения управленческих
задач (
)
рассчитывают способом, аналогичным
изложенному, т.е. используя матрицу
предпочтений. Коэффициент
заносят в столбец матрицы.
Имея рассчитанные веса операций (V0) и коэффициенты трудоемкости решения управленческих задач ( ), можно определить трудоемкость решения каждой задачи:
где:
- коэффициент трудоемкости решения j
задачи;
-
сумма весов операций j
- го структурного подразделения или
должностного лица j-й
задачи;
- перечень должностных
лиц и структурных подразделений;
Определяя трудоемкость решения управленческих задач, можно ранжировать все задачи по степени трудности их исполнения. Определяя загруженность должностных лиц и структурных подразделений аппарата управления, можно выделить наиболее загруженные отделы и провести оптимизацию функциональной структуры, учитывая при этом, например, фонд заработной платы структурных подразделений (Fj). Для этого необходимо рассчитать норму загруженности отдела [14]:
Для определения загруженности должностных лиц и структурных подразделений необходимо посчитать суммарную трудоемкость задач подразделения:
,
где
- перечень
управленческих задач, решаемых аппаратом
управления.
Чтобы уравнять нормы загруженности отделов, требуется либо изменить фонды заработной платы структурных подразделений, либо передать некоторые операции наиболее загруженных отделов в менее загруженные.
Далее, кроме матриц предпочтений (парных сравнений), в проекте рассчитана итоговая матрица трудоемкости функций и задач деканата ИЭФ.
В итоге заполнения матриц определена общая трудоемкость функций, реализуемых каждым сотрудником деканата. Итоговые данные представлены в таблице 10.
Таблица 9. Матрица попарных сравнений задач.
№ |
К1 |
К2 |
К3 |
К4 |
К5 |
К6 |
К7 |
К8 |
К9 |
К10 |
К11 |
К12 |
К13 |
К14 |
К15 |
К16 |
К17 |
К18 |
К19 |
К20 |
К21 |
К22 |
К23 |
К24 |
К25 |
сумма |
доля |
К1 |
1 |
2 |
0 |
1 |
2 |
2 |
2 |
2 |
0 |
0 |
0 |
1 |
2 |
2 |
1 |
2 |
2 |
2 |
0 |
1 |
2 |
0 |
1 |
0 |
1 |
29 |
4,66 |
К2 |
0 |
1 |
0 |
0 |
1 |
0 |
2 |
2 |
0 |
0 |
0 |
0 |
2 |
1 |
0 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
2 |
0 |
0 |
0 |
0 |
12 |
1,93 |
К3 |
2 |
2 |
1 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
0 |
0 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
45 |
7,23 |
К4 |
1 |
2 |
0 |
1 |
2 |
2 |
2 |
2 |
0 |
0 |
0 |
1 |
2 |
2 |
1 |
2 |
2 |
2 |
0 |
1 |
2 |
0 |
1 |
0 |
1 |
29 |
4,66 |
К5 |
0 |
1 |
0 |
0 |
1 |
0 |
2 |
2 |
0 |
0 |
0 |
0 |
2 |
1 |
0 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
2 |
0 |
0 |
0 |
0 |
12 |
1,93 |
К6 |
0 |
2 |
0 |
0 |
2 |
1 |
2 |
2 |
0 |
0 |
0 |
0 |
2 |
2 |
0 |
0 |
0 |
2 |
0 |
0 |
2 |
0 |
0 |
0 |
0 |
17 |
2,73 |
К7 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
1 |
0,16 |
К8 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
2 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
2 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
2 |
0 |
0 |
0 |
0 |
7 |
1,13 |
К9 |
2 |
2 |
0 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
1 |
0 |
0 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
43 |
6,91 |
К10 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
1 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
49 |
7,88 |
К11 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
0 |
1 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
47 |
7,56 |
К12 |
1 |
2 |
0 |
1 |
2 |
2 |
2 |
2 |
0 |
0 |
0 |
1 |
2 |
2 |
1 |
2 |
2 |
2 |
0 |
1 |
2 |
0 |
1 |
0 |
1 |
29 |
4,66 |
К13 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
2 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
2 |
0 |
0 |
0 |
0 |
5 |
0,80 |
К14 |
0 |
1 |
0 |
0 |
1 |
0 |
2 |
2 |
0 |
0 |
0 |
0 |
2 |
1 |
0 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
2 |
0 |
0 |
0 |
0 |
12 |
1,93 |
К15 |
1 |
2 |
0 |
1 |
2 |
2 |
2 |
2 |
0 |
0 |
0 |
1 |
2 |
2 |
1 |
2 |
2 |
2 |
0 |
1 |
2 |
0 |
1 |
0 |
1 |
29 |
4,66 |
К16 |
0 |
2 |
0 |
0 |
2 |
2 |
2 |
2 |
0 |
0 |
0 |
0 |
2 |
2 |
0 |
1 |
1 |
2 |
0 |
0 |
2 |
0 |
0 |
0 |
0 |
20 |
3,22 |
К17 |
0 |
2 |
0 |
0 |
2 |
2 |
2 |
2 |
0 |
0 |
0 |
0 |
2 |
2 |
0 |
1 |
1 |
2 |
0 |
0 |
2 |
0 |
0 |
0 |
0 |
20 |
3,22 |
К18 |
0 |
1 |
0 |
0 |
1 |
0 |
2 |
2 |
0 |
0 |
0 |
0 |
2 |
1 |
0 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
2 |
0 |
0 |
0 |
0 |
12 |
1,93 |
К19 |
2 |
2 |
0 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
0 |
0 |
0 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
1 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
41 |
6,59 |
К20 |
1 |
2 |
0 |
1 |
2 |
2 |
2 |
2 |
0 |
0 |
0 |
1 |
2 |
2 |
1 |
2 |
2 |
2 |
0 |
1 |
2 |
0 |
1 |
0 |
1 |
29 |
4,66 |
К21 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
2 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
1 |
1 |
0 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
5 |
0,80 |
К22 |
1 |
2 |
0 |
1 |
2 |
2 |
2 |
2 |
0 |
0 |
0 |
1 |
2 |
2 |
1 |
2 |
2 |
2 |
0 |
1 |
2 |
1 |
0 |
1 |
0 |
29 |
4,66 |
К23 |
1 |
2 |
0 |
1 |
2 |
2 |
2 |
2 |
0 |
0 |
0 |
1 |
2 |
2 |
1 |
2 |
2 |
2 |
0 |
1 |
2 |
2 |
1 |
0 |
1 |
31 |
4,98 |
К24 |
2 |
2 |
0 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
0 |
0 |
0 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
0 |
2 |
2 |
1 |
2 |
1 |
2 |
38 |
6,11 |
К25 |
1 |
2 |
0 |
1 |
2 |
2 |
2 |
2 |
0 |
0 |
0 |
1 |
2 |
2 |
1 |
2 |
2 |
2 |
0 |
1 |
2 |
2 |
1 |
0 |
1 |
31 |
4,98 |
итог |
20 |
38 |
5 |
20 |
38 |
33 |
49 |
43 |
7 |
1 |
3 |
20 |
45 |
38 |
20 |
31 |
31 |
38 |
9 |
20 |
47 |
16 |
19 |
12 |
19 |
622 |
|
Таблица 10. Итоговая матрица трудоемкости функций и задач реальной модели.
№ |
зам. декана по УР |
зам. декана по УМР |
дисп. 1 |
дисп. 2 |
спец. 1 |
спец. 2 |
спец. 3 |
сумма |
доля |
1 |
54,7 |
|
316,2 |
|
|
|
|
371,0 |
4,9 |
2 |
34,1 |
|
126,5 |
|
|
|
|
160,6 |
2,0 |
3 |
324,2 |
|
197,7 |
|
|
|
|
521,8 |
6,4 |
4 |
|
|
401,4 |
|
|
|
|
401,4 |
4,9 |
5 |
34,1 |
|
126,5 |
|
|
|
|
160,6 |
2,0 |
6 |
174,5 |
174,5 |
76,6 |
76,6 |
76,6 |
221,4 |
76,6 |
877,0 |
3,4 |
7 |
|
|
|
|
|
40,1 |
|
40,1 |
0,5 |
8 |
|
|
|
|
|
62,0 |
|
62,0 |
1,0 |
9 |
299,2 |
|
|
|
|
182,4 |
|
481,7 |
5,9 |
10 |
|
|
|
|
|
561,9 |
|
561,9 |
6,9 |
11 |
306,5 |
|
|
|
|
|
442,7 |
749,3 |
6,9 |
12 |
54,7 |
|
|
|
|
|
352,7 |
407,5 |
4,9 |
13 |
25,5 |
|
|
|
|
|
48,7 |
74,2 |
1,0 |
14 |
70,5 |
|
|
|
|
|
90,0 |
160,6 |
2,0 |
15 |
|
|
|
|
|
|
346,7 |
346,7 |
4,9 |
16 |
|
199,5 |
|
|
121,6 |
|
|
321,1 |
3,9 |
17 |
|
|
|
|
296,8 |
|
|
296,8 |
3,9 |
18 |
|
|
|
|
146,0 |
|
|
146,0 |
2,0 |
19 |
|
299,2 |
|
|
182,4 |
|
|
481,7 |
5,9 |
20 |
|
249,3 |
|
|
152,0 |
|
|
401,4 |
4,9 |
21 |
49,9 |
|
|
30,4 |
|
|
|
80,3 |
1,0 |
22 |
54,7 |
|
|
243,3 |
|
|
|
298,0 |
4,9 |
23 |
30,4 |
|
|
243,3 |
|
|
|
273,7 |
4,9 |
24 |
299,2 |
|
|
182,4 |
|
|
|
481,7 |
5,9 |
25 |
249,3 |
|
|
152,0 |
|
|
|
401,4 |
4,9 |
|
2 062 |
923 |
1 245 |
928 |
975 |
1 068 |
1 357 |
8 558 |
|
Из таблицы видно, что при одинаковой занятости сотрудников деканата трудоемкость выполняемых ими функций разная. При этом, очевидно, что у специалистов и диспетчеров она сопоставима, а у заместителя декана по УР выше примерно вдвое. Чтобы нормализовать нагрузку персонала необходимо принять ряд мер:
передать часть полномочий заместителя декана по УР диспетчерам и специалистам деканата (возможна переквалификация персонала);
передать полномочия заместителя декана по УМР заместителю декана по УР и специалисту деканата по УМР;
создать вузовскую централизованную структуру управления культурой организации (в работе не рассмотрена деятельность этого подразделения);
квалифицировать работу специалиста 2 деканата по УМР как более трудоемкую ввиду использования УИС.
Далее в итоговой таблице 11 приводятся суммарные значения трудоемкости всех функций каждого сотрудника деканата. Из таблицы видно, что нагрузка между персоналом подразделения распределена неравномерно и требует выравнивания.
Таблица 11. Итоговая трудоемкость функций сотрудников деканата ИЭФ.
Должность сотрудника деканата ИЭФ СибГАУ |
Общая трудоемкость |
Зам. декана по УР |
2 061,67 |
Зам. декана по УМР |
922,58 |
Диспетчер 1 |
1 244,91 |
Диспетчер 2 |
928,05 |
Специалист 1 деканата по УМР |
975,49 |
Специалист 2 деканата по УМР |
1 067,93 |
Специалист 3 деканата по УМР |
1 357,42 |
В представленной далее идеальной модели бизнес-процессов деканата в части «Учебно-методическая работа» нами предложены изменения организационной структуры, согласующиеся с существующим Положением. Можно также усовершенствовать структуру подразделения и за счет реорганизации воспитательной работы (в «Положении о деканате» о ней также напрямую не говорится). «Воспитательная работа» также требует пересмотра.
Таблица 12. Матрица РАЗУ для идеальной модели бизнес-процессов деканата.
№ |
Функция |
Заместители декана по УР |
Диспетчеры деканата |
Специалист деканата по УМР
|
||||
1 |
УР |
1 |
2 |
3 |
||||
1 |
Подготовка информационных писем, регистрация входящей документации фак-та |
К |
|
ПОАЯТ |
|
|
|
|
2 |
Подготовка служебных записок, приказов, распоряжений |
КИ |
|
ПОАЯТ |
|
|
|
|
3 |
Оформление справок по месту требования, экзаменационных листов на пересдачу |
ПОКИ |
|
АЯТ |
|
|
|
|
4 |
Проставление оценок (аттестация) |
|
|
ПОКАЯТ |
|
|
|
|
5 |
Функции секретаря |
КИ |
|
ПОАЯТ |
|
|
|
|
6 |
Оформление документации для Декана и его заместителей |
ПОКИ |
|
АТ |
АТ |
АТ |
ПОАЯТ |
АТ |
7 |
Разное |
|
|
|
|
|
ПОКИАЯТ |
|
8 |
Оформление приложений к дипломам |
|
|
|
|
|
ПОКИАЯТ |
|
9 |
Оформление отчета по результатам итоговой гос. аттестации |
ПОК |
|
|
|
|
ИАЯТ |
|
10 |
Работа в УИС |
|
|
|
|
|
ПОКАЯТ |
|
11 |
Прочее |
ПОК |
|
|
|
|
|
ПОАЯТ |
12 |
Внесение данных в базу специалиста по УМР |
|
|
|
|
|
|
ПОКАЯТ |
13 |
Работа с дополнительными соглашениями |
ОК |
|
|
|
|
|
ПАЯТ |
14 |
Составление смет доходов и расходов факультета на следующий год |
ПКИ |
|
|
|
|
|
ОАЯТ |
15 |
Работа в УИС |
|
|
|
|
|
|
ПОКАЯТ |
16 |
Контроль и составление графика |
К |
|
|
|
ПОИАЯТ |
|
|
17 |
Составление учебных планов студентов |
К |
|
|
|
ПОИАЯТ |
|
|
18 |
Работа в УИС |
|
|
|
|
ПОКАЯТ |
|
|
19 |
Работа с кафедрами |
К |
|
|
|
ПОИАЯТ |
|
|
20 |
Другое |
К |
|
|
|
ПОИАЯТ |
|
|
21 |
Подготовка документов по академической мобильности студентов |
К |
|
|
ПОИАЯТ |
|
|
|
22 |
Подготовка документов по переаттестации дисциплин студентов ускоренной формы обучения |
К |
|
|
ПОАЯТ |
|
|
|
23 |
Подготовка документов по переводу студентов с платной основы обучения на бюджетную |
К |
|
|
ПОАЯТ |
|
|
|
24 |
Подготовка документов по переводу, восстановлению и зачислению студентов внутри ВУЗа (факультета) и с других учебных заведений |
К |
|
|
ПОИАЯТ |
|
|
|
25 |
Заполнение отчетности |
К |
|
|
ПОИАЯТ |
|
|
|
Чтобы выровнять нагрузку штатных сотрудников деканата, можно передать часть полномочий заместителя декана по УР непосредственным исполнителям в части планирования, организации и активации выполнения соответствующих функций (табл. 12.). Для реализации дополнительных обязанностей и компетенций необходимо повысить уровень квалификации исполнителей.
В идеальной модели бизнес-процессов нами предложены изменения организационной структуры деканата (согласующиеся с существующим Положением). Мы предлагаем передать бизнес-процесс «Учебно-методическая работа» под контроль зам. декана ИЭФ по УР (новое названия бизнес-процесса «Учебно-методическое планирование» идеальной модели – Приложение 2).
В рамках этапа был разработан способ оформления иерархии функций, выбраны признаки, по которым должна быть составлена их классификация. В соответствии с принятым решением задачи требовалось представить в виде матрицы функций, сгруппированных по следующим критериям: анализ, оценка, планирование, организация, учет и контроль. Данная модель призвана систематизировать данные и сделать их удобными для чтения, анализа и обработки.
Результатом работы стал перечень задач, сгруппированных на основе фундаментальной классификации функций по видам деятельности. Полученная классификация требовала доработки, так как являлась списком задач, а не конкретных функций, кроме того, сам способ разбиения задач по видам деятельности был слишком общим, не отвечающим требованиям дальнейшей аналитической работы.
Далее по вышеописанному методу РАЗУ произведен расчет трудоемкости функций и задач идеальной модели бизнес-процессов деканата ИЭФ (табл. 13).
Таблица 13. Итоговая матрица трудоемкости функций и задач идеальной модели.
№ |
зам. декана по УР |
зам. декана по УМР |
дисп. 1 |
дисп. 2 |
спец. 1 |
спец. 2 |
спец. 3 |
сумма |
доля |
1 |
54,7 |
|
316,2 |
|
|
|
|
370,98 |
4,93 |
2 |
34,1 |
|
126,5 |
|
|
|
|
160,55 |
1,97 |
3 |
324,2 |
|
197,7 |
|
|
|
|
521,80 |
6,40 |
4 |
|
|
401,4 |
|
|
|
|
401,39 |
4,93 |
5 |
34,1 |
|
126,5 |
|
|
|
|
160,55 |
1,97 |
6 |
174,5 |
|
76,6 |
76,6 |
76,6 |
221,4 |
76,6 |
702,43 |
3,45 |
7 |
|
|
|
|
|
40,1 |
|
40,14 |
0,49 |
8 |
|
|
|
|
|
62,0 |
|
62,03 |
0,99 |
9 |
262,7 |
|
|
|
|
218,9 |
|
481,66 |
5,91 |
10 |
|
|
|
|
|
561,9 |
|
561,94 |
6,90 |
11 |
306,5 |
|
|
|
|
|
442,7 |
749,26 |
6,90 |
12 |
54,7 |
|
|
|
|
|
352,7 |
407,47 |
4,93 |
13 |
25,5 |
|
|
|
|
|
48,7 |
74,20 |
0,99 |
14 |
70,5 |
|
|
|
|
|
90,0 |
160,55 |
1,97 |
15 |
|
|
|
|
|
|
346,7 |
346,65 |
4,93 |
16 |
43,8 |
|
|
|
277,3 |
|
|
321,11 |
3,94 |
17 |
43,8 |
|
|
|
277,3 |
|
|
321,11 |
3,94 |
18 |
|
|
|
|
160,6 |
|
|
160,55 |
1,97 |
19 |
65,7 |
|
|
|
416,0 |
|
|
481,66 |
5,91 |
20 |
54,7 |
|
|
|
346,7 |
|
|
401,39 |
4,93 |
21 |
10,9 |
|
|
69,3 |
|
|
|
80,28 |
0,99 |
22 |
54,7 |
|
|
243,3 |
|
|
|
298,00 |
4,93 |
23 |
30,4 |
|
|
243,3 |
|
|
|
273,67 |
4,93 |
24 |
65,7 |
|
|
416,0 |
|
|
|
481,66 |
5,91 |
25 |
91,2 |
|
|
310,2 |
|
|
|
401,39 |
4,93 |
|
1 802,6 |
|
1 244,9 |
1 358,6 |
1 554,5 |
1 104,4 |
1 357,4 |
8 422 |
|
И в заключение метода РАЗУ был проведен перерасчет трудоемкости функций сотрудников деканата ИЭФ с учетом предложенных мероприятий по их совершенствованию. В результате полученные данные иллюстрируют выравнивание нагрузки сотрудников деканата, что показывает решение одной из задач НИП (табл. 14).
Таблица 14. Итоговая трудоемкость функций сотрудников деканата ИЭФ.
Должность сотрудника деканата ИЭФ СибГАУ |
Общая трудоемкость |
Зам. декана по УР |
1 802,6 |
Диспетчер 1 |
1 244,9 |
Диспетчер 2 |
1 358,6 |
Специалист 1 деканата по УМР |
1 554,5 |
Специалист 2 деканата по УМР |
1 104,4 |
Специалист 3 деканата по УМР |
1 357,4 |