Анализ бизнес-процессов деканата инженерно-экономического факультета сибгау
Сегодня на предприятиях всего мира осуществляется переход от традиционного функционального управления к процессному, поскольку процессный подход к управлению предприятием в полной мере соответствует новой парадигме управления и построен на новых принципах управления: направленность на постоянное улучшение качества конечного продукта и удовлетворение клиента, взаимная ответственность за результат бизнес-процесса между всеми его участниками, эффективная система мотивации работы персонала, снижение значимости и силы действия бюрократического механизма и др. Важно подчеркнуть, что этот переход стал возможен благодаря бурному прогрессу в информационных технологиях и их прикладной адаптации в сфере производства и управления [8].
Процессный подход удовлетворяет положениям новой парадигмы управления организацией, реализует в себе новые принципы научного управления, а также включает в себя основные научные подходы к управлению предприятием. Процессный подход – явление новое, и переход предприятия к нему требует сложных преобразований в организации, однако, в современных условиях этот подход может обеспечить создание такой системы управления предприятием, которая необходима для эффективного функционирования организации [17].
Ключевым понятием процессного подхода к управлению является бизнес-процесс. Мы понимаем под бизнес-процессом устойчивую, целенаправленную, повторяющуюся в определенной последовательности, совокупность горизонтально и вертикально взаимосвязанных функций организации, которая по заданной технологии в установленный период времени преобразует ресурсы в готовые продукты или услуги, представляющие ценность для потребителя [8].
Для российской экономики проблема перехода к процессному подходу в управлении предприятием достаточно нова. В силу отсутствия сформированной понятийно-методологической базы, а также успешного опыта перехода к процессному подходу на отечественных предприятиях, многие аспекты данной проблемы требуют систематизации и дополнительной проработки. Несмотря на подробное освещение этой темы за рубежом, многие вопросы, связанные с переходом к процессному подходу, требуют специального изучения, в связи с чем, возникает необходимость разработки методических основ перехода к процессному подходу в управлении предприятиями.
Управление бизнес-процессами организации невозможно без использования современных информационных технологий. В процессном подходе к управлению организацией для моделирования бизнес-процессов принято использовать графические схемы, с помощью которых отражается структура бизнес-процессов организации. Такие графические схемы называют нотациями. Для автоматизации работ по моделированию бизнес-процессов на основе нотаций используются соответствующие программные средства – инструменты [12].
В настоящее время существует достаточно большое количество разнообразных нотаций и инструментов для моделирования бизнес-процессов. Предлагаемое разработчику бизнес-процессов многообразие нотаций и инструментов, каждое из которых имеет свои достоинства и недостатки, ставит его перед проблемой выбора оптимального их сочетания для своего проекта.
Среди всего многообразия нотаций наиболее часто и эффективно применяются DFD и SADT. DFD (Data Flow Diagrams) – это диаграммы потоков данных совместно со словарями данных и спецификациями процессов (миниспецификациями). Также, для решения специальных задач, используются следующие модификации нотации DFD: ERD (Entry-Relatioship Diagrams) – диаграммы «сущность-связь» и STD (State Transition Diagrams) – диаграммы переходов состояний. Все они содержат графические и текстовые средства моделирования: первые – для удобства отображения основных компонентов модели, вторые – для обеспечения точного определения ее компонент и связей [16].
В этой ситуации применяется семейство методологий IDEF, являющееся государственным стандартом в США. Данное семейство состоит из методологии функционального моделирования IDEF0 и методологии информационного моделирования IDEF1X. Собственно с широким применением IDEF (и предшествующей методологии - SADT) и связано возникновение основных идей понятия BPR (бизнес-процесс реинжиниринг) [13].
Широкая сфера применения (телекоммуникации, производство, управление и контроль, обработка данных и др.) выделяет SADT- IDEF среди прочих методологий описания систем. Это объясняется тем, что она легко отражает такие общесистемные характеристики, как управление, обратная связь, исполнители, и имеет развитые процедуры поддержки коллективной работы (рис. 2). SADT (Structured Analysis and Design Technique) – метод структурного анализа и проектирования – процедурно-ориентированный метод, используемый для построения информационных систем вообще, а не только их программной компоненты. Если моделируются не автоматизированные системы управления предприятием, а системы общего вида, то метод SADT находится вне конкуренции [4].
Рис. 2. Принципиальная схема SADT-модели бизнес-процесса.
SADT использовали уже в таких сферах и областях деятельности, как телекоммуникации, производство, долгосрочное и стратегическое планирование, контроль, управление финансовыми потоками и материально-техническим снабжением, обработка данных, разработка организационных структур и др.
Такие масштабы распространения метода объясняются тем, что он:
легко отражает такие общесистемные характеристики, как управление, обратная связь, исполнители;
применяется на ранних стадиях создания системы;
имеет развитые процедуры поддержки коллективной работы;
в отличие от других функционально-структурных методов, «выросших» из проектирования программного обеспечения, изначально возник на базе проектирования систем общего вида;
благодаря использованию графического языка сочетается с другими функционально-структурными методами;
разработка организационной структуры предприятия, характеризующейся четким распределением функций между структурными единицами, исключающим дублирование функций различными исполнителями и «зависание» функций, которые не имеют конкретного исполнителя;
проектирование системы документооборота;
разработка взаимоувязанной и непротиворечивой внутрифирменной нормативной базы (положения, порядки, инструкции и т.д.);
оптимизация бизнес-процессов по различным критериям (стоимость, время и др.) и т.д.
На основе методологии SADT-моделирования было разработано семейство стандартов IDEF. С их помощью можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина обследования процессов в системе определяется самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными [14].
Программное средство All Fusion Process Modeler (BPWin), используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов, поддерживая нотации IDEF0, IDEF3, DFD. Модель, созданная средствами BPWin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур [2].
Инженерно-экономическое образование СибГАУ считается одним из лучших в Сибири. Образовательные программы ИЭФ имеют международную аккредитацию в Европейском Совете по бизнес-образованию (ECBE) и в Американской Ассоциации бизнес-школ и программ (ACBSP), что обеспечивает успешное трудоустройство наших выпускников на российских и зарубежных предприятиях.
Согласно концепции Болонского соглашения в вузах должна быть внедрена система менеджмента качества, одним из элементов которой является создание моделей бизнес-процессов подразделений университета и их постоянное совершенствования.
Деятельность факультета регламентирована комплексом нормативных документов, в частности основным регламентом деятельности деканата является Положение о деканате [10]. Анализ этого Положения а также интервьюирование сотрудников деканата (основной метод сбора данных для моделирования бизнес-процессов) позволил выявить следующие 41 функцию деканата ИЭФ:
Подготовка информационных писем, регистрация входящей документации факультета;
Подготовка служебных записок, приказов, распоряжений;
Оформление справок по месту требования, экзаменационных листов на пересдачу;
Проставление оценок (аттестация);
Функции секретаря-делопроизводителя;
Оформление документации для Декана и его заместителей;
Оформление приказа о создании стипендиальной комиссии, протоколов заседания комиссии и приказов по гос. (ак. и соц.) стипендии и мат. помощи;
Учет студентов, относящихся к льготным категориям(сироты, РБПР, инвалиды);
Оформление зачетных книжек и студенческих билетов, а также их дубликатов в случае утраты студентом;
Контроль оформления преподавателями учебной документации (правильности и своевременности);
Актуализация (внесение изменений) списков студентов по учебным группам;
Оформление внутренних и внешних академических справок, выписок из зачетных ведомостей;
Заполнение сводной ведомости оценок для приложения к диплому, подготовка и оформление распоряжения о допуске к итоговой аттестации;
Оформление приложений к дипломам;
Формирование отчета по результатам итоговой гос. аттестации;
Планирование ожидаемого выпуска факультета на следующий учебный год;
Оформление документов для работодателя (справка-вызов на экзаменационную сессию);
Подготовка и оформление приказов по личному составу;
Подготовка документации по организации учебного процесса;
Обработка результатов рейтинговой оценки успеваемости студентов, зачетной недели и экзаменационной сессии, итоговой государственной аттестации;
Регистрация Договоров в книге учета;
Заключение/перезаключение договоров на оказание платных образовательных услуг;
Предоставление реестра групп в бухгалтерию;
Внесение данных в базу специалиста по УМР;
Заключение дополнительных соглашений к договору;
Регистрация дополнительных соглашений в книге учета студентов;
Размещение дополнительных соглашений в Дело №18-15 "Договоры на обучение студентов";
Возврат денежных средств заказчику по договору;
Сверка с бухгалтерией данных об оплате образовательных услуг;
Составление смет доходов и расходов факультета на следующий год;
Контроль и составление графика проверки проведения занятий преподавателями факультета;
Составление индивидуальных учебных планов студентов;
Составление расписания для магистрантов, обучающихся по модульной системе;
Разработка учебных планов к прохождению экспертизы в ФГБУ "ИМЦА";
Создание и редактирование учебных планов в УИС;
Разработка учебных планов по направлениям подготовки бакалавров, магистров в соответствии с ФГОС ВПО;
Проверка правильности составления изменений к учебным планам;
Ежеквартальное заполнение электронной версии комплексного плана факультета;
Составление графика прохождения всех видов практик студентами факультета на учебный год;
Составление планов учебной работы для кафедр, обзоров преподавания дисциплин;
Проверка объемов учебной работы кафедр, контроль правильности расчетов и соответствия нормам времени;
Проверка правильности составления штатного расписания кафедрами факультета;
Контроль распределения учебной нагрузки кафедр;
Составление и корректировка графика учебного процесса факультета;
Проверка отдельных разделов годовых отчетов и планов кафедр;
Сбор и обработка материалов для составления годового отчета и плана факультета;
Отдельные служебные поручения деканата;
Подготовка документов по академической мобильности студентов;
Подготовка документов по переаттестации дисциплин студентов ускоренной формы обучения;
Подготовка документов по переводу студентов с платной основы обучения на бюджетную;
Подготовка документов по переводу, восстановлению и зачислению студентов внутри ВУЗа (факультета) и с других учебных заведений;
Заполнение отчетности.
Все эти функции реализуются по трем направлениям: учебная работа, учебно-методическая работа, воспитательная работа. У декана факультета три заместителя, а также два диспетчера и три специалиста по учебно-методической работе.