6.Функция контроля и регулирования

Контроль - одна из основных функций менеджмента, его задачей является проверка степени достижения плановой цели и принятие корректирующих мер, если это необходимо.

Главные инструменты реализации этой функции – наблюдение, проверка, учет и анализ.

Контроль обеспечивает обратную связь с исполнителями, позволяющую руководству своевременно обнаружить и разрешить возникшие проблемы раньше, чем они станут слишком серьезными и существенно повлияют на эффективность работы организации.

Необходимость управленческого контроля обусловлена и тем, что планы – это только желаемое состояние объекта управления. Из-за высокой динамичности внешней и внутренней среды может потребоваться корректировка планов, а некоторые цели организации могут стать несоответствующими обстановке. Хорошо организованный контроль помогает менеджерам предсказывать, наблюдать и приспосабливаться к изменяющимся условиям.

Главная цель контроля – не исправление, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле, поэтому современная ситуация требует того, что бы контроль и планирование были тесно связаны между собой и осуществлялись непрерывно.

Процесс контроля включает в себя 3 этапа:

1. установление контролируемых стандартов деятельности, т.е. поддающихся измерению целей и сроков их реализации (основано на планах)

2. измерение показателей деятельности организации и их сравнение с заданными стандартами [Если отклонения существенны, то осуществляется регулирование - корректировка]

3. корректировка (регулирование) деятельности организации, например, перераспределение заданий, совершенствование технологии и процесса управления, пересмотр планов, модификация целей.

Для того чтобы контроль мог выполнить свою главную задачу – обеспечение достижение целей организации, он должен быть:

• стратегически направленным (способствовать решению стратегических задач)

• нацелен на достижение конкретных результатов

• ориентирован на человеческий фактор (объективность, доброжелательность, открытость, гласность)

• своевременным

• гибким (увязанным с планированием и изменениями в структуре организации и системе управления)

• простым

• экономичным (выгоды приносимые контролем должны превышать затраты на его проведение)

В практике управления применяется три основных вида контроля:

1. предварительный,

2. текущий

3. заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до начала работ, с экономических позиций является самым желанным, т.к. он позволяет предотвратить возможные потери. На практике он реализуется в виде соблюдения различных требований, правил, процедур и стандартов, например:

- по отношению к материальным ресурсам – это контроль количества и качества поступающего сырья и материалов, обеспечение гарантированности поставок (требования к поставщикам)

- по отношению к трудовым ресурсам: контроль профессиональных знаний, навыков и личных качеств при приеме на работу, обучение и инструктаж перед началом работы (т.е. контролируется способность персонала решить предусмотренные планом задачи)

- по отношению к финансовым ресурсам: составляется бюджет или смета позволяющие проверить надежность источников поступления средств и обоснованность предстоящих расходов.

Текущий контроль осуществляется в ходе выполнения работы и обычно имеет форму контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. В наибольшей степени он характерен для производственных процессов, где благодаря ему выявляется необходимость в регулировании хода производства. Текущий контроль требует быстрого и постоянного поступления информации по каналу обратной связи.

Заключительный контроль обычно проводится, когда рабо­та уже выполнена и полученные результаты можно сопоставить с заданными. Конечно, заключительный контроль проводится слиш­ком поздно для того, чтобы отреагировать на проблемы, возникшие в ходе работы. Однако он все же позволяет, во-первых, учесть эти проблемы в будущем при планировании и выполнении анало­гичной работы и, во-вторых, осуществить вознаграждение работни­ков за полученные результаты.

Положение контролирующего субъекта и контролируемого объекта относительно друг друга может быть разным, поэтому выделяют:

• внешний контроль – осуществляется представителями контрольных органов, занимающих соответствующее положение во внешней среде данной организации, например, государственные органы осуществляют надзор, инспекции, налоговые проверки и т.д. [судебные органы контролируют выполнение их решений, имеет место нелегитимный контроль (преступные структуры, мафия)]

• внутренний контроль осуществляется лицом или органом, относящимся к данной организации, т.е. являющийся элементом ее внутренней среды (ревизионная комиссия, менеджер, специалист отдела технического контроля и т.д.) К данному виду контроля относят: контроль производства и качества, финансовый контроль, административный контроль (оценка деятельности персонала - контроль исполнения).

• самоконтроль является разновидностью внутреннего контроля – исполнители сами следят за своей работой и ее результатами и вносят по мере необходимости коррективы.

Контроль для менеджера является прямой служебной обязанностью, при его проведении нужно проявлять заботу о деле и людях, поощрять за позитивные результаты, это стимулирует рост производительности труда сотрудников, их стремление к самосовершенствованию.

Контроллинг – непрерывная оценка разных сторон деятельности организа-ции, ее подразделений, руководителей, сотрудников, охватывающая учет, анализ, контроль как интегрированную функцию

18