Тема: состав реквизитов и виды бланков организационно-распорядительных документов согласно гост р 6.30-2003.

Любой документ состоит из ряда элементов, например, дата, текст, подписи, которые называются реквизитами. Каждый вид документа имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТа. Общее число реквизитов документа равно 30. Данный ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации.

Организационно-распорядительная документация:

1. Организационно-правовая документация (учредительный договор, правила, инструкции)

2. Распорядительная документация (приказы, распоряжения, указания)

3. Информационно-справочная, которая условно подразделена на: - оперативно информационная (письма, факсы, телеграммы) - справочно-информационную (акты, протоколы, отчеты)

4. Документация по личному составу (заявления, трудовой договоры, характеристики, личные карточки).

Организационно-распорядительный документ – это вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций их подразделений и должностных лиц.

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

1. Государственный герб РФ (помещают на бланках в соответствии с законом)

2. Герб субъекта РФ (помещается в соответствии с правовыми актами субъекта РФ)

3. Эмблема организации или товарный знак (эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен государственный герб РФ или герб субъекта РФ)

4. Код организации (должен соответствовать общероссийскому классификатору предприятий)

5. Основной государственный регистрационный номер юридического лица (соответствует документам, выдаваемыми налоговыми органами)

6. Идентификационный номер налогоплательщика\код причины постановки на учет (ИНН\КПП) (соответствует документам, выдаваемыми налоговыми органами)

7. Код формы документа (проставляется по общероссийскому классификатору управленческой документации)

8. Наименование организации (должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации)

9. Справочные данные об организации (почтовый адрес, номер телефона и лругие сведения по усмотрению организации)

10. Наименование вида документа (регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУ; пишется заглавными буквами, проставляется на всех документах, кроме писем)

11. Дата документа (дата подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта – дата события)

12. Регистрационный номер документа (состоит из порядкового номера, который можно дополнять, по усмотрению организации)

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ)

14. Место составления или издания документа (если затрудняемся, где составлен документ)

15. Адресат (в качестве адресата могут быть организации, должностные лица, подразделения, физические лица; инициалы перед фамилией; должность лица указывают в Дат.падеже).

16. Гриф утверждения документа – документ утверждает должностным лицом или должностными лицами или специально издаваемым документом; при утверждении должностным лицом документ должен содержать надпись УТВЕРЖДАЮ, также гриф должен содержать должность, подпись, инициалы и дату утверждения.

17. Резолюция – резолюция, написанная на документе должностным лицом, включает в себя: инициалы исполнителей, содержание поручения, сроки исполнения, подпись и дату.

18. Заголовок к тексту – отражает краткое содержание документа; должен быть согласован с наименованием вида документа.

19. Отметка о контроле – ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документа; отметку о контроле отмечают буквой к, либо словом контроль, либо штампом

20. Текст документа – составляется на государственном языке РФ или на государственном языке субъектов РФ; в соответствии с законодательством РФ или субъектов РФ; оформляется в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. В распорядительных документах организации (приказы, распоряжения) действующих на принципе единоначалия, текст излагают от 1-ого лица, ед.ч. В документах коллегиальных органов текст излагают от 3-его лица, ед.ч (постановляет, решил). В совместных документах текст излагают от 1-ого лица мн.ч (приказываем, решили). Текст протокола излагают от 3-его лица мн.ч (слушали, постановили). В письмах используют следующие формы изложения: 1) от 1-ого лица мн.ч (просим направить) 2) 1-ое лицо ед.ч 3) 3-его лица ед.ч (министерство не возражает)

21. Отметка о наличии приложения – в приложении к распорядительному документы на первом его листе в правом верхнем углу пишут «приложение №1» (Приложение: на 5 л. в 2 экз

Приложение: на 3 л. в 1ый адрес)

22. Подпись – входит: наименование должности лица, подписавшего документ, расшифровка подписи инициалами. Допускается в реквизите подпись центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают в последовательности, соответствующей должностям.

23. Гриф согласования документа – состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

24. Визы согласования документа – визирование документа является формой его внутреннего согласования в пределах конкретной организации. Включает в себя: подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

25. Оттиск печати – оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

26. Отметка о заверении копии – при завершении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, инициалы, дату заверения. Допускается заверение печатью.

27. Отметка об исполнителе – включает в себя: инициалы исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – включает в себя: ссылку на дату и номер документа, «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию – содержит: порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты), может быть в виде штампа.

30. Идентификатор электронной копии документа – является отметкой (колонтитул), проставляется в нижнем правом углу каждой страницы документа и содержит наименования файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

ЛЕКЦИЯ

23.03.2013

Схема расположения реквизитов.

Стандарт рекомендует 2 варианта расположения реквизитов на бланках:

• Продольный – предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с ее центровкой

• Угловой – предполагает их размещение в верхней левой части листа

30.03.2013

ЛЕКЦИЯ

Основные документы управления. Оформление организационно-правовых документов.

Основные группы документов:

1. Организационно-правовые (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание)

2. Распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения)

3. Документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки)

4. Финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, счета)

5. Информационно-справочные документы (акты, справки, телефонограммы, протоколы, докладные записки)

6. От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятия документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды). Это документы составляют отдельную группу – Нормативные документы государственных органов

7. В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы.

Учредительные документы – это обязательные, установленные законом документы, необходимые при создании (учреждении) и в период функционирования юридического лица.

Учредительный договор – это документ, правовой акт, свидетельствующий о волеизъявлении физических или юридических лиц по образовыванию организационно-правовой структуры с целью реализации той или иной предпринимательской идеи.

Разделы Учредительного договора:

1. Вводная часть

2. Цель заключения

3. Наименование и правовая форма организации

4. Предмет деятельности

5. Местонахождение организации

6. Обязанности участников или учредителей по созданию юридического лица

7. Порядок образования имущества

8. Условия об ответственности конкретных участников по обязательствам созданного юридического лица

9. Порядок распределения прибыли и погашения убытков

10. Порядок управления делами юридического лица

11. Права и обязанности участников

12. Ответственность за нарушение договора

13. Условия и порядок выхода участников из состава организации и принятие новых членов

14. Порядок рассмотрения споров

15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганизация и ликвидация юридического лица

Устав – это правовой акт, являющийся одним из учредительных документов, определяющих правовой статус организации, необходимых для ее государственной регистрации. Общие положения об уставе содержаться в первой части Гражданского кодекса РФ. Устав организации утверждается его участниками.

Обязательные разделы устава:

1. Общие положения (цель и задача организации)

2. Организационная структура (это состав структурных подразделений их функций и связей)

3. Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц)

4. Финансово-материальная база (определения размера основных и оборотных средств и т.д.)

5. Отчетная и ревизионная деятельность

6. Порядок ликвидации организации

Положение об организации – это правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета, в том числе органы власти и управления, а также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения, представительства. Обязательные реквизиты:

1. гриф утверждения