Губина Оксана Владимировна - основной преподаватель

Иванова Мария Александровна - замена

***

ЛЕКЦИЯ 1

‎16.‎02.‎2013

Тема: документ и его функции.

Документ - это зафиксированное на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ выполняет след.функции: 1) информационную - в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека 2) организационная - с помощью документа обеспечивается взаимодествие на группы людей для организации и координации их действий 3) коммуникативная - данная функция обеспечивает внешние связи предприятий и организаций 4) юридическая - содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрение спорных вопросов сторонами деловых отношений 5) воспитательная - документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организаций в глазах деловых партнеров

Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством определенной совокупности документов, например учет - в виде составления обработки бухгалтерской и статистической документации; контроль - путем сбора сведений, с целью проверки соответствия чего-либо.

Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности единных требований оформления.

Унифицированная система документации - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для применения в определенной сфере деятельности.

Слово "документ" с лат. означает "свидетельство", "способ доказательства".

Рекомендация для современного российского предпринимателя: "В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям, только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ, является гарантом успешной сделки!".

История становления делопроизводства в России.

Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в 10 веке в древнерусском гос-ве была определенная культура подготовки документов (например, договоры с Византией, купчие грамоты). К началу 17 века в России сложилось приказное делопроизводство. При Петре 1 сложилось коллежское делопроизводство, сложилась журнальная форма регистрации документов. В начале 19 века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. В данный период сложилось исполнительное или министерское делопроизводство, появились бланки служебных документов, создавались архивы. В годы Советской власти - централизованное делопроизводство. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования в форме и структуре документов, установлен типовой состав информационных элементов документа или реквизитов. В настоящее время сложившаяся система делопроизводства в России развивается с учетом рыночных отношений и массовой компьютеризации управления.

02/03/2013

ЛЕКЦИЯ 2

Делопроизводство и его структура.

Делопроизводством называют сферу деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.

Документирование – это часть делопроизводства, непосредственно связанная с записью информации на определенном носителе с соблюдением установленных правил.

Документооборот – это движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять контроль и учет исполнения.

Деятельность по организации хранения документов, обладающих значимостью для общества и имеющих ценность для собственника, относят к архивному делу.

Совокупность правил работы с документами в организации, подкрепленных соответствующими нормативно-правовым, материальными и кадровым обеспечением, составляет систему документационного обеспечения управления (ДОУ) данной организации (или систему делопроизводства).

Задачи службы ДОУ:

1. Внедрение на предприятие единого порядка работы с документами

2. Осуществление методического руководства организацией работы с документами

3. Обеспечение действующего контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами

4. Совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами