4.2 Управление материальными запасами

Управление запасами – это принятие управленческих решений по оптимизации размера и структуры запасов товарно-материальных ценностей, минимизации затрат по их обслуживанию и обеспечении контроля за их использованием.

Управление запасами состоит из этапов.

На первом этапе проводится анализ запасов товарно-материальных ценностей в предшествующем периоде. Основная задача при этом: выявление обеспеченности производства и реализации продукции соответствующими запасами товарно-материальных ценностей в предшествующем периоде и оценка эффективности их использования. Этот этап включает:

1. изучение показателей общей суммы запасов товарно-материальных ценностей (темпы динамики, удельный вес в объеме оборотных активов и т.д.);

2. изучение структуры запасов в разрезе их видов и основных групп, выявление сезонных колебаний их размеров;

3. изучение эффективности использования различных видов и групп запасов и их объема в целом, которая характеризуется показателями их оборачиваемости;

4. изучение объема и структуры текущих затрат по обслуживанию запасов в разрезе отдельных видов этих затрат.

На втором этапе определяются цели формирования запасов.

Запасы товарно-материальных ценностей могут создаваться на предприятии с разными целями:

1) обеспечение текущей производственной деятельности (текущие запасы сырья и материалов);

2) обеспечение текущей сбытовой деятельности (текущие запасы готовой продукции);

3) накопление сезонных запасов, обеспечивающих хозяйственный процесс в предстоящем периоде (сезонные запасы сырья и материалов, готовой продукции).

На третьем этапе происходит оптимизация размера основных групп текущих запасов. Вся совокупность запасов товарно-материальных ценностей делится на два вида: запасы сырья и материалов и запасы готовой продукции. В разрезе каждого вида определяются запасы текущего хранения – это постоянно обновляемая часть запасов, регулярно формируемые и равномерно потребляемые в процессе производства и реализации продукции.

Для оптимизации размера текущих запасов используются различные модели, среди которых наибольшее распространение получила «Модель экономически обоснованного размера заказа» (Economic ordering quantity – EOQ model). Суть этой модели: минимизация совокупных затрат по закупке и хранению запасов на предприятии. Затраты делятся на две группы: затраты по размещению заказов, включая расходы по транспортировке и приемке товаров и затраты по хранению товаров на складе.

С одной стороны, предприятию выгодно завозить сырье и материалы крупными партиями, т.к. чем больше размер поставки, тем ниже затраты по размещению заказов (оформлению заказов, доставке заказанных товаров на склади их приемке на складе). Это подтверждает расчет суммы затрат по размещению заказов (ОЗ_РЗ), которая определяется определяется по формуле:

ОЗ_РЗ = (ОПП / РПП) * С_РЗ,

где ОПП – объем производственного потребления сырья и материалов в рассматриваемом периоде, РПП – средний размер одной партии поставки товаров, С_РЗ – средняя стоимость размещения одного заказа.

С другой стороны, большой размер одной партии поставки сырья и материалов вызывает рост затрат по хранению товаров на складе, т.к. при этом увеличивается период хранения запасов на складе. Сумма затрат по хранению товаров на складе (ОЗ_ХТ ) определяется по формуле:

ОЗ_ХТ = (РПП / 2) * С_Х,

где РПП – средний размер одной партии поставки товаров, С_Х – стоимость хранения единицы товара в рассматриваемом периоде.

Таким образом, с ростом размера одной партии поставки товаров снижаются затраты по размещению заказа и возрастают затраты по хранению товаров на складе. Модель EOQ оптимизирует пропорции между этими затратами так, чтобы совокупная их сумма была минимальной. Оптимальный средний размер партии поставки определяется (РПП_О) по формуле:

РППо = ,

где ОПП – объем производственного потребления сырья и материалов в рассматриваемом периоде, С_РЗ – средняя стоимость размещения одного заказа, С_Х – стоимость хранения единицы товара в рассматриваемом периоде.

Исходя из этой модели оптимальный средний размер производственного запаса (ПЗо) определяется по формуле:

ПЗ_О = РПП_О / 2

Для запасов готовой продукции определяется оптимальный размер партии производимой продукции. Расчет в этом случае производится аналогично по Модели EOQ, но вместо объема производственного потребления используется показатель планируемого объема производства продукции.

На четвертом этапе проводится оптимизация общей суммы товарно-материальных ценностей, включаемых в состав оборотных активов. Расчет оптимальной суммы запасов каждого вида (З_П) на конец рассматриваемого периода осуществляется по формуле:

З_П = (Н_ТХ * О_О) + З_СХ + З_ЦН ,

где Н_ТХ – норма запасов текущего хранения в днях оборота, О_О – однодневный объем производства (для запасов сырья и материалов) или реализации (для запасов готовой продукции) в предстоящем периоде, З_СХ – планируемая сумма запасов сезонного хранения, З_ЦН – планируемая сумма запасов целевого назначения других видов.

На пятом этапе проходит построение эффективных систем контроля за движением запасов на предприятии.

Основная задача системы контроля – это своевременное размещение заказов на пополнение запасов и вовлечение в хозяйственный оборот излишне сформированных их видов.

Наиболее широко используется такая система контроля – как «Система АВС». Ее суть заключается в разделении всей совокупности товарно-материальных ценностей на три категории, с точки зрения обеспечения бесперебойности операционной деятельности предприятия и формирования конечных финансовых результатов [2].

Категория «А» включает наиболее дорогостоящие виды запасов с продолжительным циклом заказа, которые требуют постоянного мониторинга в связи с серьезностью финансовых последствий, вызываемых их недостатком. Частота завоза этой категории запасов определяется на основе «Модели EOQ». Круг этих запасов ограничен и требует еженедельного контроля.

Категория «В» включает товарно-материальные ценности, имеющие меньшую значимость в обеспечении бесперебойного операционного процесса и формировании конечных результатов финансовой деятельности. Эти запасы контролируются обычно раз в месяц.

Категория «С» включает все остальные товарно-материальные ценности с низкой стоимостью, не играющей значительной роли в формировании конечных финансовых результатов. Контроль за их движением осуществляется один раз в квартал.

На шестом этапе проводится обоснование учетной политики оценки запасов.

Реальное отражение в финансовом учете стоимости запасов товарно-материальных ценностей в условиях инфляции необходимо для того, чтобы в условиях инфляции не происходило занижение реальной стоимости запасов, а соответственно и реального размера инвестированного в них капитала, необходимо корректировать цены на них к моменту их производственного потребления или реализации этих активов.

Для отражения реальной стоимости запасов может быть использован метод ЛИФО или метод ФИФО.