2.2 Анализ организационной структуры

Организационная структура ООО «Автоцентр Транзит» (см. приложение А)⁴ является линейно-функциональной. Основу этой структуры составляет так называемый «шахтный» принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации. По каждой из них формируется иерархия служб («шахт»), пронизывающая всю организацию сверху до низу. Результаты работы каждой службы аппарата управления организацией оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач.

Функции управляющего директора:

1. Организует работу и эффективное взаимодействие всех подразделений компании.

2. Определяет стратегию развития предприятия.

3. Работает с подрядчиками технически сложных направлений: компьютерные сети, Интернет, телефонная связь, видеонаблюдение, охранные и пожарные сигнализации и т.п.

4. Заключает договоры:

• с банками;

• с поставщиками и партнёрами по бизнесу;

• с рекламными компаниями;

• со средствами массовой информации.

5. Привлекает инвестиции федеральных и муниципальных фондов, банков, предприятий-партнёров.

6. Осуществляет корпоративную безопасность (контролирует деятельность предприятия с помощью видеонаблюдения, взаимодействует с органами внутренних дел, следствия и т.п.).

7. Подбирает и закупает техническое оборудование, оргтехнику.

8. Проводит совещание для руководителей всех подразделений компании.

9. Обеспечивает наличие документации, предусмотренной нормативными требованиями, на здания, помещения, оборудование предприятия.

10. Осуществляет приемку новых и отремонтированных объектов.

Функция главного бухгалтера:

Ведёт и контролирует все финансовые потоки предприятия.

Функции технического директора:

1. Организует хозяйственно-строительную деятельность предприятия.

2. Обеспечивает техническую эксплуатацию зданий и технического оборудования.

3. Обеспечивает наличие документации, предусмотренной нормативными требованиями, на здания, помещения, оборудование предприятия.

4. Обеспечивает своевременное проведение ремонтно-строительных работ и наличие, а при необходимости, и подготовку необходимой технической документации для проведения этих работ.

5. Организует планирование ремонтно-строительных работ, технический и финансовый контроль за сроками, качеством производства ремонтно-строительных работ.

6. Осуществляет приемку новых и отремонтированных объектов.

7. Обеспечивает наличие строительных и ремонтных материалов, запасных частей и прочего при проведении работ, контролирует их рациональное использование.

8. Планирует, согласовывает объемы, сроки, организует и обеспечивает своевременное проведение текущего ремонта.

9. Обеспечивает повседневный контроль исправности электропроводки, электрооборудования, бесперебойность электроснабжения, оправданное и экономное расходование электроэнергии.

10. Обеспечивает бесперебойную работу систем водоснабжения, отопления, канализации и вентиляционного оборудования на предприятии. Следит за оправданным и экономным расходованием воды и теплоэнергии.

11. Разрабатывает и представляет на утверждение инструкции и предложения по принятию мер по улучшению противопожарной и противоаварийной безопасности, устранению нарушений по технике безопасности.

12. Осуществляет ежедневный (до открытия предприятия) контроль готовности предприятия к работе, в том числе состояния зданий, помещений, оборудования.

13. Информирует исполнительного директора об имеющихся недостатках в работе предприятия, принимаемых мерах по их ликвидации.

14. Соблюдает сам и контролирует соблюдение работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены, требований противопожарной, противоаварийной безопасности, гражданской обороны.

15. Обеспечивает доведение до сведения работников и исполнение ими распоряжений и приказов администрации предприятия, касающихся вопросов, относящихся к функциональным обязанностям Технического директора.

16. Контролирует порядок на всём предприятии.

17. Проводит совещание с механиками и инженерно-техническими работниками.

18. Контролирует обслуживание и ТС транспорта.

19. Внедряет новое оборудование.

Функции директора по персоналу:

1. Организует управление формированием, использованием и развитием персонала.

2. Формирует основы корпоративной культуры, управляет ее развитием.

3. Изучает конъюнктуру рынка труда.

4. Проводит прогнозирование и планирование потребности предприятия в кадрах.

5. Подбирает кадры на должности руководителей подразделений.

6. Принимает меры по повышению мотивации работников, по улучшению условий труда, повышению его производительности, вносит предложения по рационализации системы оплаты труда и материального стимулирования.

7. Проводит работу по рационализации организационной структуры и штата предприятия, разработке положений об отделах и должностных инструкций персонала.

8. Осуществляет контроль состояния трудовой дисциплины работников предприятия и его филиалов, соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, проводит необходимую работу по укреплению трудовой дисциплины.

Функции зам.директора по персоналу:

1. Ведёт установленную документацию по кадрам:

• документы при приёме на работу,

• документы при увольнении,

• трудовые книжки,

• личные дела работников,

• трудовые договоры,

• больничные листы.

• табельный учет.

2. Подготавливает материалы для представления персонала к поощрениям и штрафам.

3. Составляет все приказы предприятия.

Функции менеджера по работе с корпоративными клиентами:

1. Регулярно обзванивает и лично посещает существующих и потенциальных клиентов, проводит с ними все необходимые переговоры об условиях продажи товара и порядке проведения расчетов.

2. Организует подготовку и заключение договоров с новыми клиентами, в случае необходимости — переоформление договоров с существующими клиентами.

3. Лично принимает заказы всех ключевых клиентов.

4. Консультирует клиента по оптимальному составлению заказа, исходя при этом из специфики бизнеса данного клиента и из стратегической нацеленности компании на долгосрочное сотрудничество с данным ключевым клиентом.

5. Ведет учет исполнения сделанных заказов и взаиморасчетов со своими клиентами. Анализирует случаи возвратов и отказов. Принимает меры к недопущению подобных случаев в будущем.

6. Обеспечивает своевременный и полный возврат дебиторской задолженности своих клиентов. Принимает все возможные меры к немедленному и полному взысканию просроченной дебиторской задолженности.

7. В случае необходимости и в соответствии с принятыми на предприятии правилами, участвует в составлении актов и других документов на недостачу, пересортицу и возврату товара.

8. Ведет историю продаж по каждому своему клиенту, а также собирает и систематизирует всю доступную информацию о существующих и потенциальных клиентах в своем сегменте рынка, их потребностях, о перспективах развития торговых отношений с ними.

9. Самостоятельно распределяет бонусы среди клиентов в пределах сумм, согласованных с управляющим директором.

10. Собирает и систематизирует всю доступную информацию о конкурентах, всегда старается быть в курсе всех изменений на рынке, всегда готов адекватно реагировать на действия конкурентов.

11. По запросам руководства дает оценку перспективам сбыта в закрепленном за ним сегменте рынка, готовит предложения по корректировке ассортимента и цен.

мероприятия по введению в должность и адаптации новых сотрудников.

Функции управляющего автосервиса:

1. Организовывает бесперебойную работу СТО.

2. Занимается развитием и расширением услуг автосервиса.

3. Регулирует расценки на услуги СТО.

4. Ведёт финансовую деятельность на СТО.

5. Выполняет другие поручения руководителя предприятия.