Лекція №1 (повна)
Категорії інформаційних
Роль структури керування у формуванні ІС
Від переробки даних до аналізу
Робочі системи знання й автоматизації діловодства
Керуючі інформаційні системи
Категорії інформаційних систем
Інформаційні системи (ИС) можуть дуже сильно розрізнятися за своїми функціями, архітектурі, реалізації залежно від конкретної області застосування. Однак можна виділити принаймні дві властивості, які є загальними для всіх інформаційних систем.
По-перше, будь-яка інформаційна система призначена для збору, зберігання й обробки інформації. Тому в основі будь-якої інформаційної системи лежить середовище переробки, зберігання й доступу до даних. Середовище повинна забезпечувати рівень надійності зберігання й ефективність доступу, що відповідають області застосування інформаційної системи. Помітимо, що у звичайних обчислювальних програмних системах наявність такого середовища не є обов'язковим.
По-друге, інформаційні системи орієнтуються на кінцевого користувача, наприклад, банківського клерка, працівника складу, бухгалтера або чиновника міської адміністрації. Такі користувачі можуть бути дуже далекі від миру комп'ютерів. Для них термінал, персональний комп'ютер або робоча станція є всього лише засобом забезпечення професійної діяльності. Тому інформаційна система зобов'язана володіти простим, зручним, легко освоюваним, "комфортним" інтерфейсом, що повинен надати кінцевому користувачеві всі необхідні для його роботи функції, але в той же час не дати йому можливості виконувати які-небудь дії, які могли б завдати шкоди інформаційній системі.
Конкретні завдання, які повинні вирішуватися інформаційною системою, залежать від тої прикладної області, для якої система призначена. Області застосування інформаційних додатків різноманітні: банківська справа, страхування, медицина, транспорт, утворення, державне керування, розробка програмного забезпечення й т.д. Важко знайти область ділової активності, у якій сьогодні можна було б обійтися без використання інформаційних систем. З іншого боку, конкретні завдання, розв'язувані банківськими інформаційними системами, відрізняються від завдань, для рішення яких створюються медичні або транспортні інформаційні системи.
Поєднує всі ці системи одна основна обставина: керівництво компаній відчуває потребу в достовірній інформації про різні аспекти бізнесу компанії й зовнішнього середовища з метою підтримки прийняття рішень. Від цього залежить якість керування компанією, можливість ефективного планування її діяльності, виживання в умовах твердої конкурентної боротьби. При цьому критично важливими є наочність форм подання інформації, швидкість одержання нових видів знання, можливість аналізу поточних і історичних даних.
Роль структури керування у формуванні іс
Створення й використання інформаційної системи для будь-якої організації припускає виконання наступних умов:
структура ИС, її функціональне призначення повинні відповідати цілям, що коштують перед організацією. Наприклад, у комерційній фірмі (ІС) - ефективний бізнес, добування максимальної вигоди; на державному підприємстві - рішення економічних і соціальних завдань;
інформаційна система повинна контролюватися людьми, які розуміють її призначення, мети й завдання, і використовуватися відповідно до основних соціальних і етичних принципів;
ИС повинна забезпечувати виробництво достовірної, надійної, систематизованої й своєчасної інформації.
Таким чином, для створення й використання ИС необхідно спочатку зрозуміти й вибудувати структуру, функції й політику підприємства, мети керування й прийнятих рішень, можливості застосовуваної технології. Ключові елементи будь-якого підприємства - структура й органи керування, стандартні процедури, персонал, корпоративна культура. Побудова ИС повинне починатися з аналізу структури керування організацією.
Координація роботи всіх підрозділів підприємства здійснюється через органи керування різного рівня. Під керуванням розуміють забезпечення поставленої мети за умови реалізації наступних управлінських функцій: організаційного, планового, облікової, аналізу, контрольної, стимулювання. Розглянемо коротко їхній зміст.
Організаційна функція полягає в розробці організаційної структури й комплексу нормативних документів: штатний розклад фірми, відділу, лабораторії, групи із вказівкою підпорядкованості, відповідальності, сфери компетенції, прав, обов'язків і т.п. Найчастіше це викладається в положенні по відділі (лабораторії) або в посадових інструкціях.
Планування (планова функція) складається в розробці й реалізації планів по виконанню поставлених завдань. Наприклад, бізнес-план для всієї фірми, план виробництва, план маркетингових досліджень, фінансовий план, план проведення науково-дослідної роботи (і т.д.) на різні строки (рік, квартал, місяць, день).
Облікова функція полягає в розробці або використанні вже готових форм і методів обліку показників діяльності фірми: бухгалтерський, фінансовий, управлінський, складський і т.п. У загальному випадку облік можна визначити як одержання, реєстрацію, нагромадження й надання інформації про реальні господарські процеси.
Аналіз, або аналітична функція, зв'язується з вивченням підсумків виконання планів і замовлень, визначенням факторів, що впливають, виявленням резервів, дослідженням тенденції розвитку й т.д. Виконується аналіз різними фахівцями залежно від складності й рівня аналізованого об'єкта або процесу. Аналіз результатів господарської діяльності фірми за рік і більше проводять фахівці- аналитики, а на рівні цеху, відділу, - менеджер цього рівня (начальник або його заступник) спільно з фахівцем- економістом.
Контрольна функція найчастіше здійснюється менеджером відповідного рівня: контроль виконання планів, витрати матеріальних ресурсів, використання фінансових засобів і т.п.
Стимулювання (мотиваційна функція) припускає розробку й застосування різних методів стимулювання праці підлеглих працівників:
фінансові стимули - зарплата, премія, акції, оплата путівок і т.п.;
психологічні стимули - підвищення в посади, обрання в закритий клуб, подяки, дипломи, звання, ступені й т.п.
Стандартні процедури в організації - точно певного правила виконання завдань у різних ситуаціях. Вони охоплюють всі сторони функціонування організації, починаючи від технологічних операцій по складанню документів на вироблену продукцію й закінчуючи розбором скарг споживачів.
Корпоративна культура - сукупність подань, етичних принципів, типів поводження, виконання бізнес-правил. Особливу роль грає важлива її складова - інформаційна культура персоналу й підприємства в цілому. Це знаходить висвітлення в інформаційній системі, тому що існує взаємозалежність між стратегією, правилами, процедурами організації й апаратними, програмними, телекомунікаційної частинами ИС. Тому на етапі впровадження й проектування ИС дуже важливим є активна участь менеджерів, що визначають коло передбачуваних для рішення проблем, завдань і функцій по своїй предметній області.
Будь-яке підприємство є складним організмом, що складається з великої кількості різнорідних об'єктів і процесів, що мають власні керуючі органи. Для узгодження функціонування всього підприємства необхідна загальна багаторівнева система керування. У практиці менеджменту прийнято виділяти три основних рівні керування (ієрархії управлінської діяльності): стратегічний, тактичний, операційний. Управлінська піраміда, що відбиває рівні зростання влади, відповідальності й динаміку прийняття рішень, показана на рисунке 1.1.
Рис. 1.1. Управлінська піраміда підприємства
Кожний з "поверхів" керування характеризується власним набором функцій, рівнем компетентності й відповідальності й має потребу у відповідній інформаційній підтримці (рис. 1.2).Це знаходить висвітлення в тім, що інформаційні системи загального призначення містять у собі локальні управлінські підсистеми відповідного рівня. Варто відразу виділити два складові успіхи в інформаційній діяльності на всіх рівнях керування - організаційну й технологічну.
Рівні керування визначаються складністю розв'язуваних завдань. Ніж складніше завдання, тим більше високий рівень керування потрібно для її рішення. Необхідно також ураховувати динаміку реалізації прийнятих рішень, що дозволяє розглядати керування під кутом тимчасового фактора.
Рис. 1.2. Управлінська піраміда й інформаційні підсистеми керування
Стратегічний рівень забезпечує виробіток управлінських рішень, спрямованих на досягнення довгострокових стратегічних цілей організації. Оскільки результати прийнятих рішень проявляються через тривалий час (місяці, роки), особливе значення на цьому рівні має така функція керування, як стратегічне планування. Відповідальність за прийняття управлінських рішень надзвичайно велика й визначається не тільки результатами аналізу з використанням спеціального математичного апарата й інформаційних систем підтримки ухвалення рішення, але й професійною інтуїцією менеджерів.
Тактичний рівень забезпечує рішення завдань, що вимагають попереднього аналізу великої кількості різнорідної інформації, що надходить із верхнього й нижнього рівнів. На цьому рівні особливого значення набуває така функція керування, як аналіз. Обсяг розв'язуваних завдань зменшується, але зростає їхня складність і відповідальність за результати. При цьому не завжди вдається виробити потрібне рішення оперативне - потрібне додатковий час на осмислення, збір відсутніх відомостей і т.п. Керування пов'язане з деякою затримкою між моментом надходження інформації й прийняттям рішень і їхньою реалізацією, а також між моментом реалізації рішень і одержанням реакції на них.
Функціонально-операційний рівень керування забезпечує рішення багаторазово повторюваних завдань і операцій і швидке реагування на зміни вхідної поточної інформації. На цьому рівні досить великий як обсяг виконуваних функціональних операцій, так і динаміка прийняття управлінських рішень. Цей рівень керування часто називають оперативним - через необхідність швидкого реагування на зміну ситуації. На рівні оперативного керування великий обсяг займають облікові завдання.
Приклад облікових завдань: облік витрат часу, сировини й матеріалів при виконанні окремих виробничих операцій; облік зробленої й проданої продукції; бухгалтерський облік і т.д.
Рис. 1.3. Відповідність рівнів ИС рівням керування компанії
На рисунке 1.3 показано, як інформаційні технології й системи вписуються в систему керування сучасним підприємством. Зміни в одному компоненті неминуче викликають зміни в інші. Іноді на "ув'язування" таких змін ідуть місяці й роки, що приводить до серйозних кризових явищ. Відповідно до ієрархії керування компанії інформаційні системи повинні мати відповідні рівні поділу й використання інформації.
Звичайно це рівні: експлуатаційний, знання, управлінський і стратегічний. Ділові завдання й відповідний інформаційний супровід визначаються для кожної функціональної області: маркетингу й продажів, планування, виробництва, фінансів, бухгалтерського обліку, людських ресурсів, забезпечення якості й т.д. (рис. 1.4)
Рис. 1.4. Відповідність рівнів ИС рівням керування компанії
Наприклад, "комерційна" система на експлуатаційному рівні регулярно робить запис щоденних комерційних даних і обробляє замовлення. Системи рівня знання створюють поля інформації для дослідження й аналізу діяльності фірми й галузі. Системи рівня керування відслідковують щомісячні комерційні дані всіх комерційних територій і виділяють ті території, де продаж перевищує очікувані рівні або падає нижче їх. Система прогнозу пророкує комерційні тренди - обслуговує стратегічний рівень.
Інформаційні системи (підсистеми) стратегічного рівня - інструмент допомоги керівникам вищого рівня. З їхньою допомогою підготовляють стратегічні дослідження, аналізують тривалі тренди, тенденції й у справах фірми, і в діловому оточенні. Їхнє основне призначення - приводити у відповідність зміни в умовах зовнішнього середовища з існуючою організаційною можливістю одержання переваг. Який буде рівень зайнятості через п'ять років? Які тривалі промислові фінансові тренди й де можливі наші підйоми й спади? Які вироби ми повинні робити через три роки, через п'ять років? Акції яких компаній варто придбати розраховуючи на довгострокову перспективу?
Системи (підсистеми) рівня тактичного керування розробляють для контролю, керування, прийняття прямих рішень і адміністративних дій середніх менеджерів. Основні питання, адресовані їм: чи добре працюють керовані об'єкти? потрібно чи поліпшувати систему керування? які зв'язки стали непотрібними? які бізнес-процеси мають потребу в поліпшенні? Системи рівня керування звичайно дуже швидко забезпечують періодичні звіти, виконані по затверджених шаблонах. Приклад - система керування станом об'єктів і систем, що повідомляє про переміщення й розподіл загальної кількості продукту діяльності фірми, рівномірності роботи торговельного відділу й відділу, що фінансує витрати для службовців у всіх розділах компанії, відзначаючи ті області діяльності, де фактичні витрати перевищують бюджети.
Системи рівня керування підтримують у деяких випадках і прийняття нестандартних рішень. Вони призначені для роботи з менш формалізованими даними, щоб розробляти на їхній основі менш структуровані рішення, для яких інформаційні вимоги не завжди ясні. Ці системи часто відповідають на питання "що, якщо...?". Що відбудеться з виробничим календарним планом, якщо ми подвоїмо продаж у грудні? Що трапиться з нашим дивідендом, якщо оплата буде відстрочена протягом шести місяців? Відповіді на ці питання часто вимагають нових даних, які не можуть бути отримані від існуючих систем експлуатаційного рівня.
Системи (підсистеми) рівня знання підтримують працівників знання, аналітиків поточної інформації й оброблювачів даних в організації. Ціль систем рівня знання полягає в тому, щоб допомогти фірмі інтегрувати нове знання в бізнес і управляти підсистемами знання, необхідними в поточній і перспективній діяльності компанії. Розробка систем рівня знання, особливо у формі робочих станцій і офісних систем, сьогодні є однієї з найбільш привабливих областей розробки додатків в інформатизації бізнесу.
Системи (підсистеми) операційно-експлуатаційного рівня підтримують керування операціями, стежать за елементарними діями організації, такими як продажу, платежі, робота з депозитами, платіжними відомостями, кредитування оперативних фінансових рішень, і регулюють потік матеріалів на виробництві. Основна мета систем на цьому рівні полягає в тому, щоб відповісти на звичайні питання й проводити потоки транзакцій через підприємство. Для відповіді на організаційні, технологічні й виробничі питання інформація повинна бути доступна, оперативна й точна. Це найбільше природно автоматизируемая частина будь-якого підприємства.
Інформаційні системи можуть також бути диференційовані функціональним образом. Головні організаційні функції, типу продажу й маркетингу, виробництва, фінансів, бухгалтерського обліку й людських ресурсів, можуть обслуговуються невеликими власними інформаційними системами.
У більших організаціях подфункции кожної із цих головних функцій також мають власні локальні інформаційні підсистеми. Наприклад, функція виробництва могла б мати системи для керування запасами, керування процесом обслуговування заводу, автоматизованої розробки й матеріального планування вимог. Все залежить від конкретних способів формування інформаційних потоків і пучків, а також інформаційного поля підприємства.
На рисунке 1.5 представлено загальну схему концептуального (пошарового) подання інформаційної системи.
Рис. 1.5. Рівні подання ИС
Інформаційні системи, що мають деяке число функціональних підсистем, які рознесені територіально по підрозділах і філіям компанії, мають власну архітектуру й конфігурацію, програмно-апаратні засоби, систему керування й персонал, називаються розподіленими інформаційними системами (Distributed Information Systems - DIS).