Тема № 3. Специальное программное обеспечение для туристического бизнеса.

3.1. Приложения управления и учёта.

Самым популярным и востребованным приложением управления и учёта является программа 1С и её варианты.

1 С: Предприятие – это система прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической основе. Позволяет выбрать типовое решение, соответствующее потребностям предприятия и связана с методологией учёта и управлением предприятием. Существуют однопользовательские, сетевые версии и версии, работающие в схеме ”клиент - сервис”. При установке программ пользователь получает аппаратный ключ, при помощи которого осуществляется защита программы.

3.2. Комплексные системы автоматизации деятельности туристской фирмы. Программные комплексы “Мастер - тур”, ”САМО - Тур“, “САМО – ТурАгент”, TURWIN MULTIPRO (версия 7.0), “Jack”, ”Сам себе тур“,“Туроператор”, “Тур 1”, ”1 С- Рарус: Турагентство“.

Комплексный продукт “Мастер - тур” включает в себя все главные позиции в работе туристского предприятия – это любые расчёты, средства продвижения, различные виды учёта и т.д. Этот комплекс позволяет сформировать данные клиентской базы, контрагентах, поставщиках и расчётах с указанными группами. Также это любые виды транспорта и любой формат отелей.

Турфирма может с помощью “Мастер - тур”:

1. создать туристический продукт в той или иной комплектации;

2. работать со спецпредложениями, горящими турами и системой скидок;

3. производить расчёт прибыли, размера комиссионных и бонусов;

4. удерживать штрафы и аннулировать заказы;

5. вести договорную работу, контролировать сроки заключения и исполнения договоров;

6. вести процедуру оформления и получения виз, её сроки;

7. вносить информацию о туристах при использовании сканеров паспортов;

8. осуществлять депозитные платежи, а также квотировать те услуги, которые входят в турпакет, что исключает риск перепродаж.

Также “Мастер - тур” позволяет производить калькуляцию стоимости турпродукта в различных валютах, квотирование и отслеживание загрузки любой услуги, составляющей тур (не только перелёт или проживание в отеле). Программа имеет довольно простой интерфейс, близкий к интерфейсу стандартных продуктов формы Microsoft, а также предоставляет возможность работы в удалённом режиме доступа в реальном масштабе времени через TCP/IP. Резюмируя можно сказать, что ”Мастер - тур” это порядка 40 стандартных видов туристических документов (отчётов, анкет, листов брони, расселения, турпутёвок).

Данный программный комплекс включает в себя несколько функциональных блоков.

1.Конструктор туров – формирует пакет услуг и программных туров для конкретного сегмента клиентов или для индивидуального заказчика.

2.Реализация турпродукта – происходит после формирования тура и ввода паспортных данных клиента, после чего программа автоматически создаёт все необходимые типы документов (договор, анкета и проч.). Документы делаются в формате генератора отчётов “Report-Sharp-Shooter”, который позволяет редактировать и пересылать.

3.Блок работа с партнерами – формирует базу данных с партнерами турфирмы. Каждому из партнеров присваиваются определённые характеристики, отслеживаются срок действия договора и признаки, назначаются комиссионные.

4.Финансовое состояние – этот блок позволяет формировать и распечатывать любые финансовые и бухгалтерские документы (приходные и расходные кассовые ордера, счета – фактуры, различные финансовые отчетные документы), экспортировать данные с помощью ПК “Мастер центр оплат” в программу 1 С.

5.Администратор по каждому сотруднику фирмы закрепляет и определяет те или иные режимы, туры, направления и проч; настраиваются шаблоны выходных документов (в том числе отчётов).

Имеется так называемый Справочный блок, включающий в себя перечень стран, городов, отелей, куда данные могут добавляться, сортироваться. В основном “Мастер - тур” применяется, начиная с 1995 г. в РФ и странах ближнего зарубежья.

“Само - Тур” является продуктом для автоматизации работы туристических фирм, совместимый с MS Windows. Его функциональные возможности позволяют осуществить учёт и обслуживание клиентов турфирмы. Программный комплекс можно установить как на одном, так и в локальной сети.

Этот продукт имеет блоки – подразделы:

1. “ведение справочников”, что позволяет группировать данные по рубрикам – туры, отели, направления, курорты, туристы, валюты и проч.;

2. “мастера” – специальные программные помощники по поэтапному выполнению действий. Ведение пользователя шаг за шагом настолько подробно, что позволяет работать даже малоквалифицированным пользователям. Позволяет осуществлять формирование, предварительный просмотр и печать выходных документов;

3. “почта” – обмен сообщениями между пользователями сети;

4. “администрирование” – доступ к программе групп (списков) пользователей.

Работа с программным комплексом “Само - Тур” включает следующие процедуры:

1. Подготовку справочников по различной тематике (отели, направления, рейсы, цены и т.п.).

2. Формирование турпакетов: описание маршрутов, указание предоставляемых услуг и т.п.

3. Оформление номерных блоков в гостиницах, мест в транспорте и проч.

4. Оформления заявки на клиента, а именно:

- выбор стандартного или формирование индивидуального маршрута;

- определение даты поездки;

- фиксация анкетных данных туристов;

- партнер – покупатель тура;

- бронирование услуг тура и указание цены каждой услуги;

- оформление скидок, комиссий и доплат, наконец, формирование суммарной стоимости тура.

5.Печать документов, необходимых для организации тура: авиабилеты, страховку, анкеты в посольство, заявка на бронирование, списки туристов и проч.

6.Регистрация оплаты заявок, печать бухгалтерских документов.

7.Ежедневный контроль оплаты туров по каждой заявке, по партнеру и в целом по туру.

ПК “Само - Тур” имеет и дополнительные функции:

1)изменение статуса заявки: отмена, штрафные санкции, восстановление отмены;

2)формирование цены тура и информации об оплате в разных валютах;

3)формирование скидок и комиссий для партнеров в зависимости от сегментного клиентского рынка;

4)оценка эффективности загрузки рейсов и их оптимизация;

5)оценка эффективности рекламных компаний;

6)хранение иллюстраций и дополнительных описаний для отелей и туров;

7)оценка и контроль оформления заявок;

8)отбор данных по параметрам, их поиск;

9)сохранение индивидуальных профилей пользователей;

10)обмен сообщениями между пользователями;

11)возможность экспорта или импорта данных в таблицы ПК “Само - Тур” или другие таблицы Paradox, DBase, текстовые.

“Само - Тур” рассчитан на большое число пользователей, любой из которых может получить специальные права, позволяющие осуществлять доступ к определенной информации и функциональным режимам. Некоторым пользователям администратор может назначать специальный доступ для отдельных функций.

Программа позволяет контролировать все действия пользователя при помощи системного журнала. Где отображаются сведения о действиях пользователя (добавление или удаление данных), дата и время работы с программой.

Скрашивает работу в этом программном продукте наличие забавных картинок, также можно наладить либо русский, либо английский интерфейс.

“Само - ТурАгент” – программный комплекс для автоматизации турфирмы. Не требуется заполнять классификаторы и справочники, - работает сразу после инсталляции. Может выполнять учёт:

- заказанных туров;

- произведённых оплат;

- постоянных клиентов;

- выданных дисконтных карт;

- пожеланий клиентов.

Оформление выбора тура и документов производится в присутствии клиента, т.е. договор, приходный кассовый ордер, путёвку формы ТУР – 1, сделать отметку по базе оплаты тура. Автоматический учёт данных позволяет учитывать максимально оперативно:

-списки туристов;

-статистические отчёты;

- платежи турагенств за услуги туроператоров, платежей клиентов.

ПК “Само - ТурАгент” позволяет автоматизировать:

1. создание туров в зависимости от пожеланий клиента.

2. контроль финансового состояния турагенства посредством учёта всех задолженностей по платежам по приходным и расходным ордерам;

3. ведение общей базы клиентов;

4. автоматическая система отчётов.

Существует несколько версий ПК “Само - ТурАгент”, отличающиеся друг от друга по функциональным возможностям.

“Само - ТурАгент” взаимодействует с “Само – Тур” следующим образом:

1)модуль бронирования в реальном времени позволяет осуществлять обмен данными;

2) “Само – Тур” рассчитывает цены туристических пакетов, отображающихся в электронном каталоге. Каталог размещается на web-сайте туроператора и пользователь “Само - ТурАгент”, оформляя бронь на web-сайте туроператора, может отправить заявку.

Программа “Turwin MultiPro” – это приложение к системе управления базами данных Microsoft Access. Данный ПК обладает широкими возможностями в работе с данными. Это так называемая адаптивная программа – обеспечивает лёгкое, быстрое, эффективное управление туристической компанией и столь же своевременное реагирование на изменение конъюнктуры рынка, спроса и предложения на туристические продукты и услуги. Позволяет интегрироваться с MS Offise и повышает эффективность использования ПК в локальной сети турфирмы.

К основным функциональным характеристикам Turwin MultiPro относятся:

• осуществление разнообразных операций для работы с данными;

• оптимизация и автоматизация управления туристическим предприятием с учётом контроля процесса продаж, изменений конъюнктуры рынка;

• формирование различных туристических программ: групповых, индивидуальных; по одной или нескольким странам и проч.;

• определение порядка расчёта тура;

• оперативное оформление заказов;

• автоматическое комплектование турпакета и формирование прайс – листов в формате MS Excel;

• создание справочников по любому сегменту туристского продукта;

• контроль загрузки рейсов и отелей с учётом квот мест;

• строгий учёт движения денежных средств;

• печать основных бухгалтерских документов: счетов, счетов – фактур, приходных кассовых ордеров, кассовых отчётов.

Эта программа позволяет работать не одному пользователю, но создать корпоративную локальную сеть. Кроме того, существует две модификации: файл – сервер и клиент – сервер. Разница в том, что в первом случае работа с системой осуществляется в пределах одного офиса, во втором – на базе удалённого доступа к информации.

В Turwin MultiPro 7.0. существует разграничение на четыре группы пользователей:

- администратор;

- бухгалтер;

- менеджер;

- продавец.

Jack – программный комплекс немецкой компании Bewotec. Чаще используется в Европе.

Главное преимущество данной программы – совместимость со всеми основными глобальными компьютерными системами бронирования и резервирования (Amadeus, Worldspan, Galileo, Sabre). Резервирование и бронирование, произведенное в одной из этих систем, автоматически импортируется в программу Jack и происходит формирование необходимой документации по туру (авиабилеты, счета и счета – фактуры, отчёты и проч.). Это в полной мере агентская программа, поддерживающая главные функции, - формирование и ведение справочников, поиск данных по параметрам, подготовка отчётов. Резюмируя, можно сказать, что программа Jack используется или не используется в зависимости от деятельности агентства по бронированию и резервированию.

Программный комплекс “Тур1” может быть использован для автоматизации деятельности турагентства, бронирования туров, авиабилетов, железнодорожных билетов и отелей.

“Тур1” поддерживает: телефонию, sms – сервис и туристическую icq. Данный продукт ориентирован на повышение скорости обслуживания клиентов при помощи автоматизации деятельности.

ПК “Тур1” включает в себя следующие технологии:

• поисковые системы по турам;

• системы бронирования отелей;

• системы бронирования билетов;

• систему оплаты связи сотовых операторов, Интернета и проч.;

• страхование;

• интеллектуальную телефонию по стандартам ATC и call – центров;

• справочные системы;

• дистанционное обучение работе с программой.

Особенность “Тур1” в том, что для пользователей регистрация проходит по паролю, присвоенному в этой системе бронирования. Все функции программы подбираются индивидуально для каждого турагентства в зависимости от его потребностей.

Программа “Сам себе тур” предоставляет следующие возможности:

• все сотрудники туристической компании могут одновременно работать с программой, осуществляя доступ к базе данных по локальной сети;

• выдаёт приходные кассовые ордера, счета на предоплату, что позволяет учитывать поступление денег от клиентов;

• позволяет выдавать:

- туристические путёвки в соответствии с разными вариантами форм;

- договора в соответствии с требованиями туристических операторов;

- заявки на обслуживание;

• программа позволяет выводить на печать бланки документов, содержащие реквизиты компании;

• можно добавлять в базу новые формы документов (в качестве дополнительной услуги);

• программа автоматически заполняет клиентскую базу, хранит информацию о каждом туре и клиенте (персональные данные, предпочтения).

Программа “Туроператор” выполняет следующие операции:

• квотирование на туры, гостиницы и прочее;

• формирование турпакета по интересам клиента;

• приём и оформление заявок клиентов;

• расчет комиссии туроператора;

• оформление документов клиента, необходимых для поездки;

• расчёт комиссионного вознаграждения клиентам;

• контроль за сроком действия заявок клиентов;

• формирование заявок и их дальнейшая пересылка в гостиницы с целью бронирования номеров;

• составление полных списков,

• состыковка с кассовым модулем;

• ведение учёта платежей;

• администрирование системы с учётом особенностей, а именно:

- права доступа в зависимости от полномочий сотрудников организации,

- правила контроля менеджеров по продажам,

- предпочтения пользователей, т.е. изменение интерфейса и т.д.

• использование стандартного редактора печатных форм.

Всё вышеперечисленное может использоваться для оптимизации работы туристской фирмы, но каждое предприятие вольнó самостоятельно выбирать необходимый ПК в зависимости от особенностей его деятельности.

3.3. Кассовые аппараты.

В соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 г. №54 “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт” контрольно – кассовая техника применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями.

Кассовый аппарат или контрольно – кассовая машина – это устройство, оснащённое фискальной памятью. Обеспечивает некорректируемую ежесуточную (ежесменную) регистрацию и энергозависимое долговременное хранение итоговой информации, необходимой для полного учета наличных денежных расчетов и расчётов с платёжными картами в целях правильного исчисления налогов.