19. Организация деловых коммуникаций

Коммуникация - это процесс обмена информацией, включающий субъекты коммуникации (отправителя и получателя), способ коммуникации и объект коммуникации (передаваемую информацию).

Эффективные коммуникации являются необходимым условием достижения цели организации, выполнения основных функций управления.

Коммуникационные потребности организации зависят от:

- характеристик внешней среды организации (ее динамичности, сложности, неопределенности);

- задач, решаемых организацией (например, если ставится задача выпустить качественно новый товар, захватить новые рынки сбыта, осуществить модернизацию производства, диверсификацию деятельности, то потребность в коммуникациях резко возрастает);

- основных характеристик организации - масштабов, структуры, сферы деятельности, характера производимой продукции (услуг), степени диверсификации, позиции в отрасли и т.д.

Средства коммуникации включают технические средства связи (телефон, телефакс, телекс, почту, электронную почту), а также служебные записки, отчеты, справочные и рекламные материалы. Классификация коммуникаций осуществляется в зависимости от:- средств коммуникации;- целей и задач, решаемых в процессе коммуникаций.- субъектов коммуникации (внешних и внутренних); Внешние коммуникации: Потребители, Поставщики ресурсов, Государственные органы, Другие органы, Общественность, пресса.

Основной объем коммуникаций, особенно в сложных организациях, составляют коммуникации внутри организации.

Внутренние коммуникации: Межуровневые (по вертикали), Одного уровня (по горизонтали), Руководитель - рабочая группа, Руководитель- подчиненный.

Межуровневые коммуникации используются для доведения до исполнителей плановых заданий, решений о реорганизации (от вышестоящего уровня вниз, к исполнителям); предоставления отчетов о выполненной работе, использовании ресурсов, предложений (от исполнителя вверх, к руководителю).

Наряду с формальными в организации существуют неформальные коммуникации.

Коммуникационный процесс. В процессе обмена информацией можно выделить четыре элемента: - отправитель информации; - сообщение в формализованном виде; - средство передачи информации (канал связи); - получатель информации, который интерпретирует ее.

Отправитель информации должен точно оценить меру ее готовности для дальнейшего использования. Каналы связи включают использование средств передачи речи и письменных материалов, электронные средства связи (компьютерные сети, электронная почта), видеоленты, видеоконференции. Возможно дублирование сообщения.

Межличностные коммуникации. Основная часть времени руководителя приходится на прямой межличностный обмен информацией. Поэтому очевидна значимость повышения эффективности межличностных коммуникаций, анализа возникающих преград.

Менеджер - это не только отправитель информации в форме решений. Прежде всего он получатель информации от своих подчиненных. Недостаточно лишь внимательно выслушать их; необходимо поощрять предложения, например, по совершенствованию работы организации.

Плохая обратная связь или ее отсутствие может привести к искажению информации, ошибочным действиям.

Повышению эффективности межличностных коммуникаций способствуют:

- тщательный анализ передаваемой информации, использование точных формулировок целей, критериев оценки действий, имеющихся ограничений;

- правильное использование жестов, интонаций;

- внимание к проблемам других, открытость;

- установление эффективной обратной связи, в частности, путем контроля понимания полученной информации либо первых результатов.

Эффективность межличностных коммуникаций в значительной мере определяется коммуникационным стилем, то есть способом взаимодействия индивида с другими индивидами. Важными характеристиками этого стиля являются:

1) открытость индивида по отношению к другим членам организации;

2) адекватность обратной связи, то есть насколько часто и открыто индивид высказывает свои оценки поведения и действий коллег.

Организационные коммуникации. Включают обмен информацией внутри организации между ее подразделениями.

Участники таких коммуникаций образуют коммуникационную сеть - соединение подразделений организации с помощью коммуникационных потоков. Главная задача организационных коммуникаций - это не передача отдельных символов, конкретного сообщения, а формирование и совершенствование информационных потоков.

Коммуникационная сеть организации включает горизонтальные, вертикальные и диагональные связи. Вертикальные связи устанавливаются между руководителем и исполнителями. Примером таких связей является цепь команд (сверху вниз) и предоставление отчетной информации (снизу вверх). Горизонтальные коммуникации существуют между подразделениями организации или ее членами, принадлежащими к одному уровню организационной структуры. Диагональные коммуникации - это связи с подразделениями других уровней организации, не относящиеся к вертикальным связям.

Для совершенствования организационных коммуникаций необходимо:

- регулировать информационные потоки на основе точной оценки информационных потребностей (своих и подчиненных);

- совершенствовать систему обратной связи - в частности для сбора, учета и использования предложений персонала;

- использовать управленческую деятельность для более эффективного обмена информацией;

- использовать дополнительные источники информации (выпуск бюллетеней, видеофильмов, газет) с разъяснениями деятельности организации.

20. Конфликты и стрессы в работе менеджера

Общее определение конфликта (от лат. conflictus — столкновение) — столкновение противоречи­вых или несовместимых сил. Более полное определение — противоречие, возникающее между людьми, коллекти­вами в процессе их совместной трудовой деятельности из-за непонимания или противоположности интересов, отсутствие согласия между двумя или более сторонами.

Организационный конфликт может принимать множе­ство форм. Какой бы ни была природа организационного конфликта, менеджеры должны проанализировать его, по­нять и уметь управлять им. Большинство ассоциируют конфликт с агрессией, спо­рами, враждебностью, войной и т.п. В результате бытует мнение, что конфликтов по возможности необходимо избе­гать или немедленно разрешать, как только они возникнут.

Однако следует иметь в виду, что конфликт наряду с проблемами может приносить и пользу организации. В связи с этим менеджеры часто сознательно стимулируют конфликт, чтобы оживить организацию, которая "загнива­ет". Считается, что если в организации, трудовом коллек­тиве нет конфликтов, то там что-то не в порядке. В жизни не бывает бесконфликтных организаций. Важно, чтобы конфликт не был разрушительным. Если люди избегают конфронтации, то организация нездорова. Поэтому задача менеджера - спроектировать конструктивный, решаемый конфликт. Для организации считается здоровым наличие конфликта. И, чтобы извлечь выгоду из конфликта, нужна открытая, невраждебная, полная поддержки окружающая среда. Если такие ингредиенты существуют, то организация от конфликтов становится лучше, поскольку разнообразие точек зрения дает дополнительную информацию, помогает выявить больше альтернатив или проблем.

Однако не следует сбрасывать со счетов и тот факт, что отдельные, чаще всего межличностные конфликты, носят разрушительный характер. Об этом также должен знать менеджер, так как в совместной деятельности участвуют люди, различные по своей профессиональной подготовлен­ности, жизненному опыту, индивидуальным чертам харак­тера и темперамента и т.п. В некоторых случаях столкновения оценок и мнений заходят столь далеко, что интересы дела отходят на задний план, все мысли конфликтующих направлены на борьбу, которая становится самоцелью, что в конечном счете отрицательно сказывается на развитии организации.

В основе любого конфликта лежит ситуация, включающая либо противоположные позиции сторон по какому-то вопросу, либо проти­воположные цели или средства их достижения в данных обстоятельствах, либо -несовпадение интересов, желаний, влечений оппонентов и т.п. Конфликтная ситуация, таким образом, обязательно включает объекты и субъекты конфликта. Это и есть база конфликта.

Чтобы конфликт начал развиваться, необходим инци­дент, когда одна из сторон начинает действовать, ущемляя интересы другой. Инцидент может возникнуть как по ини­циативе субъектов конфликта (оппонентов), так и незави­симо от их воли и желания, вследствие либо объективных обстоятельств, либо случайности.

Конфликт может быть функциональ­ным, полезным для членов трудового коллектива и органи­зации в целом и нефункциональным, снижающим произ­водительность труда, личную удовлетворенность и ликви­дирующим сотрудничество между членами коллектива.

Результат конфликта в основном зависит от того, на­сколько эффективно им управляет менеджер. Поэтому нуж­но знать не только природу, но и типы конфликтов.

Типы конфликтов. Существует четыре основных типа конфликтов:

1. Внутриличностный конфликт. Он возникает тогда, когда к одному человеку предъявляются противоречивые требования. Например, заведующий секцией может потре­бовать, чтобы продавец все время находился на рабочем месте и "работал" с покупателем. Позже заведующий уже выражает недовольство тем, что продавец тратит слишком много времени на покупателей и не занимается подсорти­ровкой товара.

2. Межличностный конфликт. Этот тип конфликта, пожалуй, самый распространенный. Чаще всего это борьба руководителя за ограниченные ресурсы, рабочую силу, финансы и т.п. Каждый считает, что если ресурсы ограни­чены, то он должен убедить вышестоящее начальство вы­делить их именно ему, а не другому руководителю.

3. Конфликт между личностью и группой. В связи с тем, что производственные группы устанавливают нор­мы поведения и выработки, бывает так, что ожидания группы находятся в противоречии с ожиданиями отдель­ной личности.

4. Межгрупповой конфликт. Как известно, организа­ции состоят из множества как формальных, так и нефор­мальных групп. Даже в самых лучших организациях между ними могут возникнуть конфликты.

Скрытые конфликты затрагивают обычно двух чело­век, которые до поры до времени стараются не показывать вида, что конфликтуют. Но как только у одного из них "сдают" нервы, скрытый конфликт превращается в откры­тый. Различают также случайные, стихийно возникающие и хронические, а также сознательно провоцируемые конф­ликты.

Причины конфликтов. Каждый конфликт имеет свою причину (источник) возникновения. Причины, порождающие конфликты, можно сгруппировать:

1. Недостаточная согласованность и противоречивость целей отдельных групп и работников. Чтобы избежать конфликта, необходимо уточнить цели и задачи каждого подразделения и работника, передав соответствующие предписания в устной или письменной форме.

2. Устарелость организационной структуры, нечеткое разграничение прав и обязанностей. Следствием этого является двойное или тройное подчинение исполнителей.

3. Ограниченность ресурсов. Даже в самых крупных организациях ресурсы всегда ограничены. Руководство ре­шает, как правильно распределить материалы, людские ресурсы, финансы и т.п. между различными группами, чтобы достигнуть целей организации.

4. Недостаточный уровень профессиональной подготов­ки. В этом случае возможность конфликта существует из-за неподготовленности подчиненного.

5. Необоснованное публичное порицание одних и незас­луженная (авансированная) похвала других сотрудников.

6. Противоречия между функциями, входящими в круг должностных обязанностей работника, и тем, что он вы­нужден делать по требованию руководителя.

7. Различия в манере поведения и жизненном опыте. Встречаются люди, которые постоянно проявляют агрессив­ность и враждебность по отношению к другим и которые готовы оспаривать каждое слово.

8. Неопределенность перспектив роста. Если сотрудник не имеет перспективы роста или сомневается в ее сущест­вовании, то работает он без энтузиазма, а трудовой процесс становится для него тягостным и бесконечным.

9. Неблагоприятные физические условия. Посторонний шум, жара или холод, неудачная планировка рабочего места могут служить причиной конфликта.

10. Недостаточность благожелательного внимания со сто­роны менеджера. Причиной конфликта могут быть нетерпи­мость менеджера к справедливой критике, невнимание к нуждам и заботам подчиненньи, публичный "разнос" и т.п.

11. Психологический феномен. Чувство обиды и зависти (у других все лучше, другие удачливее, счастливее и т.д.).