16. Характеристика общих функций менеджмета

Общие функции менеджмента отражают общий порядок управления деятельностью организации и характеризует содержание основных стадий процесса управления деятельностью организации на всех иерархических уровнях. Процесс управления начинается с формирования системы целей и задач деятельности организации на определенный период времени, что осуществляется путём планирования соответствующих мероприятий. Реализация запланированных мероприятий требует создания определенных организационных структур, привлечения исполнителей, координации и регулирования их работы во времени и в пространстве. Успешное выполнение предусмотренных мероприятий требует постоянного контроля за ходом осуществляемых процессов деятельности организации.

Функция планирования связана с определением целей фирмы и выявлением путей и средств их достижения. Выполнение этой функции позволяет получить ответ на 3 вопроса:

1. где мы находимся в настоящее время? Анализируются сильные и слабые стороны деятельности организации в финансовой, производственной, маркетинговой и др. деятельности и определяется рамками возможностей (SWOT – анализ).

2. куда мы хотим двигаться? Изучаются факторы внутренней среды, включая технологию, экономические условия, социальные изменения и т.д., а также определяется, какие следует поставить цели и что может помешать их достижению.

3. как мы собираемся это сделать? В общих и конкретных чертах решается, что должны делать работники организации для выполнения поставленной цели и за счет каких ресурсов.

Планирование делится на два вида: перспективное (долгосрочное) – от 3 до 5 и более лет; текущее (краткосрочное) – в пределах 1 года. Обычно в организациях процесс текущего планирования проводится после принятия перспективного плана и на его основе.

В настоящее время все более широкое распространение получают 2 новых вида планирования: стратегическое планирование– предусматривает разработку наиболее важных перспективных направлений развития организации на долговременной основе (до 15-20 лет и более); бизнес-планирование - разрабатывается организацией по конкретному направлению с целью его детальной проработки и воздействия на потенциальных инвесторов для привлечения необходимых средств по осуществлению и развитию этого дела.

Функция организации представляет собой вид управленческой деятельности, направленной на обеспечение нормального функционирования фирмы. Эту функцию можно определить как процесс создания такой структуры управления, которая дает возможность сотрудникам фирмы работать совместно для достижения поставленных целей. Функция включает определенное сочетание и количество необходимых людских, материальных, финансовых ресурсов, требуемых для выполнения намеченных планов.

Процесс организации включают следующие стадии: определение целей и задач фирмы; определение видов работ, которые необходимо решить для выполнения поставленных задач; оценка имеющихся ресурсов; группировка функций (видов работ) и ресурсов в организационные структуры – на основе линейной и функциональной департаментизации; выявление и оценка степени ответственности и полномочий управленческого персонала по уровням управления; оформление и утверждение положений по подразделениям, по должностным инструкциям, схемам нормативов и т.д.

Функцию координации можно определить как процесс согласования действий многочисленных исполнителей стратегических и текущих планов в соответствии с целями организации. Задачей данной функции является обеспечение слаженной работы всего персонала организации. Обычно координация в управлении осуществляется путем налаживания взаимоотношений между подразделениями организации. К функции координации относят деятельность по регулированию, диспетчированию и маневрированию материалами и финансовыми потоками и ресурсами. Так, регулирование, являясь частью работ по координации, должно быть направлено на поддержание требуемого соответствия между различными элементами организации и на ликвидацию возможных отклонений от плановых заданий, стандартов, графиков, норм.

Контроль как общая функция управления представляет собой процесс обеспечения достижения организацией поставленных целей и характеризует системы наблюдения и проверки соответствия процесса управления объекта управления принятым решениям. Другими словами, процесс, при котором руководство получает необходимую информацию о действительном состоянии дел по выполнению планов и решению поставленных задач.

Процесс контроля включает установление стандартов, измерение фактически достигнутых результатов, установление расхождений между результатом и стандартом, а также корректировку действий при выявлении этих расхождений.

В управленческой деятельности принято различать 3 вида контроля:

1. предварительный (осуществляется до фактического начала работ и представляет собой контроль, заранее проверяющий все элементы системы с целью выявления оптимальных вариантов будущего управленческого процесса);

2. текущий или оперативный (осуществляется от начала управленческого процесса до момента достижения требуемого результата);

3. заключительный (дает руководству информацию, необходимую для дальнейшего планирования деятельности и способствует повышению эффективности управления и мотивации персонала).

Технология процесса контроля включает в себя следующие стадии: выбор концепции контроля (система, процесс, частная проверка); определение целей контроля (эффективность, целесообразность, продуманность); установление норм контроля (промышленные, правовые, этические); выбор методов контроля (диагностический, предварительный); определение области и объема контроля; осуществление контроля; анализ процесса контроля.