1.4 Анализ рынка автоматизированных систем учета кадров предприятия

Автоматизация управления персоналом становится такой же насущной задачей, как бухгалтерский или складской учет на предприятии. Специализированные системы для учета кадров в компании позволяют правильно организовать программы повышения квалификации сотрудников, разработать схемы их мотивации, планировать карьерный рост и пр. Реализация всех этих функций приводит к существенному повышению качественного уровня работы сотрудников, а значит, и всей компании в целом.

Современные автоматизированные системы управления персоналом (HRM - Human Resources Management) в первую очередь предназначены для оптимизации работы руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) - они играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов. «Согласно некоторым исследованиям, только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени», - замечает начальник отдела внедрения корпоративных систем ООО «Центр КИС» (Новосибирск) Лариса Якушева. «У нас есть пример, когда на одном из предприятий после внедрения автоматизированной системы управления персоналом произошло сокращение времени на выполнение рутинных операций на 40%», - добавляет руководитель направления внедрения кадровых систем подразделения консалтинга и внедрения информационных систем ООО «Нонолет-КиТ» (Новосибирск) Юрий Палаткин.

«HRM-система решила многие проблемы в работе нашего отдела по работе с персоналом. Она позволила существенно сэкономить временные затраты за счет избавления от бумажной волокиты и ускорения документооборота», - рассказывает начальник управления организационной и кадровой работы Банка «Левобережный» (Новосибирск) Виктор Маханьков. В Банке «Левобережный» автоматизированная система кадрового учета взяла на себя функции организационного кадрового менеджмента: регистрацию приема на работу, увольнения, должностных перемещений сотрудников, ведение реестра сотрудников с набором всех необходимых атрибутов (персональных данных, образования, данных трудовой книжки и т. д.).

В системе ведется картотека личных карточек сотрудников, автоматически обновляется внутренний телефонный справочник банка. Без централизованной автоматизированной системы управления персоналом в условиях широкой сети подразделений банка контролировать процессы, связанные с управлением персоналом, было бы невозможно.

Кроме того, современные системы автоматизации персонала позволяют проводить индикацию отклонений в кадровых процессах и поддержку принятия решений по нормализации процессов. Автоматизированная кадровая система позволяет упорядочить все учетные и расчетные процессы, связанные с персоналом, и снизить возможные потери из-за ухода сотрудников.

Полнофункциональные HRM-системы помогают автоматизировать работу по всем бизнес-процессам, связанным с управлением персоналом. Причем современные решения ориентированы на управление персоналом как стратегическим ресурсом предприятия. Вслед за автоматизацией учетных и расчетных функций российские предприятия начали использовать HRM для управления кадровыми процессами - автоматизируются рекрутинг и обучение, оценка и аттестация персонала, планирование карьеры и разработка мотивационных схем.

Автоматизация кадрового учета в настоящее время не менее востребована, чем автоматизация бухгалтерского или складского учета. В то же время потребность в автоматизации функций управления персоналом сильно зависит от кадровой политики конкретной компании. Каждое предприятие индивидуально определяет, какие бизнес-процессы в каком порядке автоматизировать.

По оценкам экспертов, в 2006 году было автоматизировано не более 50 средних и крупных предприятий. Такие невысокие показатели являются в том числе следствием общего спада интереса ко всему спектру услуг консалтеров в 2006 году. Сейчас же спрос, напротив, начинает набирать обороты.

В целом темп роста сибирского рынка корпоративных систем сопоставим с общероссийскими показателями.

Функционал современной HRM-системы можно условно поделить на три управленческих блока или уровня. К оперативному уровню относятся кадровое делопроизводство, расчет заработной платы и налогов. Основными задачами этого уровня являются описание организационной структуры предприятия, ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников, а также по расчету заработной платы, формированию данных для передачи в государственные органы.

Тактический уровень подразумевает автоматизацию бизнес-процессов, непосредственно связанных с управлением персоналом. Это рекрутинг, обучение, оценка и аттестация персонала, мотивация, планирование кадрового резерва и др.

Стратегический уровень обеспечивает анализ экономико-статистических данных, благодаря которому руководство компании может в режиме реального времени отслеживать состояние человеческих ресурсов, что в дальнейшем позволяет принимать грамотные управленческие решения.

Перед любой HRM-системой ставятся две основные задачи: вести регламентированный кадровый учет в соответствии с законодательством и вести управленческий учет. В результате для выполнения первой задачи HRM-система включает в себя модули регламентированного учета кадров, персонифицированного учета для Пенсионного фонда, модуль штатного расписания и модуль воинского учета. Управленческий же учет может содержать модули подбора кадров, оценки персонала, обучения персонала, планирования потребности в персонале, планирование занятости и др.

В первую очередь заказчики требуют организовать регламентированный учет кадров, чтобы он соответствовал текущему российскому законодательству. Следующим шагом является настройка системы на устоявшийся кадровый документооборот предприятия. Последующие шаги связаны с внедрением и развитием управленческого учета кадров.

Заказчиками также высоко востребованы функции автоматизированной подготовки отчетности в государственные органы (Пенсионный фонд, налоговую инспекцию и др.).

Время внедрения кадровой системы зависит от масштаба предприятия, наличия филиалов, количества работников и численности персонала кадровых служб. В процессе внедрения необходимо обучить персонал работе с системой и, как правило, загрузить в новую систему существующие кадровые данные.

Если предприятие небольшое, полный цикл внедрения занимает 1–2 месяца. Для средних предприятий этот срок составляет 2–4 месяца. Для внедрения кадровой системы на крупном предприятии может потребоваться 4–8 месяцев.

Обычно кадровая система тесно связана с системой расчета заработной платы. Обе они внедряются, как правило, одновременно. Так как на новую систему расчета заработной платы удобнее всего переходить с начала года, то заключительный этап внедрения должен заканчиваться декабрем текущего года.

Стоимость внедрения HRM-системы обычно складывается из стоимости программного обеспечения, услуг по его настройке и адаптации, стоимости обучения персонала, а также переноса данных.

Политика лицензирования, определяющая стоимость ПО для одного рабочего места, у разных производителей сильно отличается, поэтому имеющийся разброс цен - от 9 тыс. до 36 тыс. руб. «Единых цифр по стоимости внедрений не существует. Исходя из нашей практики подобных внедрений можно обозначить только диапазон цен - в пересчете на одно рабочее место стоимость внедрения может составлять от 20 тыс. до 100 тыс. рублей

Подавляющее большинство комплексных корпоративных информационных систем (КИС) зарубежной разработки (впрочем, как и почти все отечественные КИС) построены по модульному принципу и имеют в своем составе модуль управления персоналом, реализующий автоматизированное управление кадрами (нередко управление кадрами объединено также с расчетом зарплаты). Можно назвать такие известные в мире системы, имеющие в своем составе Human Resources (HR) модули, как SAP R/3, Baan, Oracle Applications и др. Cуществуют и автономные программные пакеты управления персоналом, одним из примеров которых является ПО Renaissance CS Human Resources.

В общем случае принято считать, что ощутимый эффект от внедрения HR-систем заметен, когда численность персонала предприятия превышает 1000 человек. Западными разработчиками КИС утверждается, что внедрение HR-модулей позволит предприятию получить организационные, экономические и социальные эффекты (следует отметить, что эти эффекты присущи всем современным системам управления персоналом, в том числе и наиболее продвинутым отечественным HR-системам).Организационные эффекты заключаются в следующем:

• сокращении времени принятия решений на всех уровнях управления предприятием;

• повышении качества кадровых решений;

• оперативности подготовки отчетности для органов государственного управления в соответствии с российскими законодательными и нормативными требованиями.

В свою очередь, влияние экономических эффектов от внедрения HR-модулей позволяет:

• снизить затраты на управление персоналом;

• повысить производительность труда персонала;

• оптимально использовать профессиональные качества конкретного сотрудника предприятия.

Социальный эффект от внедрения HR-модулей состоит в следующем:

• персональном учете пенсионных накоплений сотрудников предприятия;

• ведении полной индивидуальной трудовой истории персонала предприятия;

• подготовке руководящего резерва и продвижении по службе наиболее перспективных сотрудников предприятия.

Безусловно, западные разработчики вложили в создание данных НR-модулей огромные человеческие и материальные ресурсы, а также накопили опыт их внедрения на сотнях и тысячах зарубежных предприятий. В то же время, существуют определенные ограничения для распространения этих модулей на российских предприятиях (не принимая во внимание такие факторы, когда собственниками предприятия являются западные инвесторы, а внедряемая система принята в качестве корпоративного стандарта). Основными из этих ограничений являются:

• высокая цена внедрения и поддержки (например, стоимость расчета зарплаты для одного сотрудника предприятия может достигать нескольких тысяч долларов);

• функциональная избыточность (например, данные HR-модули включают такие невостребованные пока на российских предприятиях функции, как индивидуальное планирование служебного роста сотрудника предприятия; отображение долгосрочных тенденций в потенциале сотрудника; учет снижения квалификации сотрудника (в зависимости от продолжительности его перерыва в работе по специальности), влияющий на размер его зарплаты; планирование мероприятий по повышению квалификации персонала с заблаговременным резервированием помещений и др.);

• недостаточная скорость адаптации к динамически изменяющемуся российскому законодательству (особенно, налоговому);

• в некоторых случаях, недостаточная полнота локализации интерфейсов.

Тем не менее, в настоящее время зарегистрировано немалое число внедрений (достигающее десятков) HR-систем западной разработки на крупных российских предприятиях. Ниже будут кратко рассмотрены некоторые из данных систем.