1 Общая характеристика предприятия
1.1 Общая характеристика предметной области предприятия
На рисунке 1 представлена структура управления системой менеджмента ООО «НИТРИКС».
Рисунок 1 - Структура управления системой менеджмента ООО «НИТРИКС»
Общее управление системой менеджмента осуществляет генеральный директор с помощью экспертного совета по качеству (ЭСК) и представителя руководства по качеству путем периодической оценки функционирования системы менеджмента качества, контроля исполнения поручений и корректировки документации для более полного выполнения требований потребителей.
Генеральный директор осуществляет свою деятельность на основе единоначалия в соответствии с доверенностью и отвечает за эффективность деятельности предприятия, его конкурентоспособность, экономическое состояние, результативность функционирования системы менеджмента качества, качество продукции. Он делегирует часть своих полномочий в реализации Политики, программ и планов по качеству непосредственно подчиненным ему работникам.
Решения генеральный директор принимает на основе представленной информации, ответственность, за достоверность которой несут соответствующие руководители процессов и руководители подразделений. В системе менеджмента качества предприятия руководители процессов несут ответственность за:
– функционирование процессов;
– обеспечение результативности процессов;
– информирование директора и представителя руководства по качеству о функционировании процессов;
– определение направлений на улучшение;
– корректирующих и предупреждающих действий.
Руководители подразделений несут ответственность за доведение указанных документов до сведения сотрудников подразделений. Все работники ознакомлены с должностными инструкциями под роспись.
1.2 Особенности кадрового учета
Проанализировав предметную область мы пришли к выводу, что система учета кадров ООО «НИТРИКС» не соответствует требованиям сотрудников отдела кадров и имеет в себе ряд недостатков:
минимально учитывается контроль законных прав и интересов при увольнении сотрудника;
процесс оформления нового сотрудника на предприятие (организацию, учреждение), производится длительное время;
используются бумажные архивы, которые приводят к затяжному поиску нужного документа;
завышены трудовые и материальные затраты, на проведение учета кадров;
наблюдаются правовые неточности в документах и в произведении учета кадров;
оперативность, надежность и правовая сторона документов находится на не высоком уровне;
поиск и обработка информации занимает у сотрудников много времени и приводит к торможению работы отдела;
доступ к информации сложен и не эффективен;
временные затраты на оформление документов не соответствуют нормам;
Исходя из вышеперечисленных проблем системы учета кадров предприятия, было принято решение о разработке более новой, современной системы, на наиболее актуальной платформе.
1.3 Взаимодействие отдела кадров с другими подразделениями предприятия
Роль кадровой службы в структуре компании нельзя переоценить. Кадровики общаются со всеми без исключения подразделениями. О масштабах взаимодействия позволяет судить одно перечисление обсуждаемых вопросов. Это подбор персонала, адаптация, обучение, аттестация, внесение изменений в трудовые договоры (например, повышение заработной платы, перевод работника на другую работу), оплата отпусков, командировок, больничных и прочее.
Особые отношения у кадровой службы складываются с бухгалтерией: именно между ними идет основной документооборот. Здесь же, как правило, возникают основные трудности в отношениях. В бухгалтерию кадровики передают сведения о работниках, копии кадровых документов, сдают табель для расчета заработной платы. Поэтому очень важно, чтобы документооборот между службами был четко прописан и выполнялся всеми ответственными лицами. От этого зачастую зависит, вовремя ли работники получают зарплату и другие выплаты.
На рисунке 2 представлена схема взаимодействия отдела кадров с другими подразделениями.
Рисунок 2 - Схема взаимодействия отдела кадров с подразделениями предприятия
Основными задачами отдела кадров являются:
Подбор, расстановка кадров.
Изучение деловых и моральных качеств работников по их практической деятельности.
Создание резерва кадров для выдвижения на руководящие и материально ответственные должности.
Организация и проведение всех видов подготовки и повышения квалификации кадров.
Учет кадров.
Обеспечение прав, льгот и гарантий работников предприятия.
Для сбора информации был проведен анализ документооборота, беседа с ведущими специалистами, знакомство с документальной базой, что позволило выявить основные функции в работе:
Разработка кадровой политики и стратегии предприятия.
Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.
Комплектование предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности.
Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.
Подбор и отбор работников совместно с руководителями заинтересованных подразделений и внесение соответствующих предложений об их назначении на указанные должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой для этого документации.
Разработка конкурсного отбора в соответствии с порядком, установленным законодательством, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.
Информирование работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
Установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости.
Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.
Учет личного состава.
Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.
Ведение установленной документации по кадрам.
Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.
Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.
Контроль за правильностью расстановки работников. Использования их труда в структурных подразделениях предприятия.
Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности.
Организация проведения аттестации работников предприятия. Ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля выполнениями решений аттестационной комиссии.
Подготовка необходимых материалов для рассмотрения на комиссии по установлению выслуги лет.
Подготовка соответствующих документов по пенсионному страхованию и представление их в органы социального обеспечения.
Выдача справок о занимаемой должности и размере заработной платы.
Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.
Составление графиков отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков.
Оформление и учет командировок.
Табельный учет.
Контроль трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдение работниками правил внутреннего распорядка.
Разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирование их выполнения.
Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства.
Принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.