7. Значение безупречного заполнения первичных документов для расчетов с подотчетными лицами

Рассмотренная выше начальная операция с подотчетными лицами не имеет связи с бухгалтерским учетом на предприятии.

Учитывая, что в учете нет мелочей, отметим большое значение именно этой первой операции. Осуществляемые при её проведении процедуры - издание приказов, выдача распоряжений, установление цели привлечения подотчетного лица, заключение договора о материальной ответственности в необходимых случаях, составление должностных инструкций, формулирование служебных обязанностей работника, установление сроков привлечения работника, расчеты сумм денежных средств, заполнение удостоверений, регистров, журналов, ведомостей и т.п. - предполагают соблюдение известных правил оформления документов.

При проверках контролирующих органов первичные документы, не относящиеся на стадии их составления непосредственно к ведению бухгалтерского учета, также являются объектом ревизии. От последовательного и тщательного заполнения всех реквизитов в первичных документах и регистрах во многом зависит проведение учетных процедур. Ошибки и неточности, допущенные при этих операциях, в последующих операциях исправить невозможно.

Поэтому в дальнейшем изложении материала урока внимание уделено отражению операций с подотчетными лицами в бухгалтерском учете и составлению документов и регистров, на основании которых эти операции совершаются.

8. Выдача денежного аванса подотчетному лицу под отчет

Наличные деньги под отчет выдаются на следующие цели:

- на административно-хозяйственные нужды;

- на закупку сельскохозяйственной продукци;

- на расходы по служебным командировкам.

Распоряжение руководителя (приказ, служебная записка, устное распоряжение, указание, расчет и т.д.) является основанием для выдачи денежного аванса подотчетному лицу, т.е. происходит второй этап отношений. Эта стадия отношений находит отражение в бухгалтерском учете (см. таблицу 1).

Таблица 1

Последовательность операций по расчетам с подотчетным лицом предприятия Операции Основные первичные документы, оформляемые при осуществлении операций с подотчетными лицами

1. Получение задания подотчетным лицом для данного предприятия Утверждение списка лиц, получающих наличные денежные средства на хозяйственные нужды. Оформление отношений работника с предприятием, работник - член руководящего органа - приказ об оформлении расчетов с подотчетными лицами. Устное или письменное распоряжение, приказ о служебной командировке.

Оформление, при необходимости, доверенности предприятия. У

тверждение расчета суммы необходимых денежных средств для выполнения задания. Оформление командировочного удостоверения и регистрация его в журнале регистрации служебных командировок

2. Получение денежного аванса для оплаты расходов Расходный кассовый ордер с указанием цели расходования средств или платежная ведомость. Регистрация в журнале контроля подотчетных сумм

3. Направление работника на другое предприятие Приобретение проездных документов, оформление документов на провоз багажа или иного груза и других документов, необходимых для проезда до места назначения командировки

4. Оформление документов на полученные ценнос- ти, работы или услуги на другом предприятии:

- передача полученных под отчет наличных в уплату за ценности, работы или услуги;

- получение ценностей, работ или услуг;

- выполнение задания по служебной командировке Оформление квитанций (в том числе к приходному кассовому ордеру), кассо-вого чека, акта закупки, товарного чека, накладной на отпуск ТМЦ, акта купли-продажи, акта выполненных работ, товаротранспортной накладной, налоговой накладной.

Выполнение предусмотренных заданием действий на другом/других предприятиях. Возможно на данном этапе получение перечисленной заработной платы командированным лицом по его заявлению

5. Возвращение работника из командировки. Передача материальных ценностей материально ответственному лицу своего предприятия:

- передача документов на их получение и оплату в бухгалтерию предприятия;

- передача документов, подтверждающих командировочные расходы подотчетного лица в бухгалтерию предприятия Приобретение проездных документов, оформление документов на провоз багажа или иного груза и других документов, необходимых для проезда от места командировки до места постоянной работы командированного работника.

Акт приемки, приходный ордер, авансовый отчет и передача с ними всех сопроводительных документов,подтверждающих осуществленные расходы, в бухгалтерию и/или на склад

6. Составление отчета об использовании полученных денежных средств:

- составление отчета о выполнении задания;

- утверждение авансового отчета подписью руководителя;

- получение перерасходованных наличных денег или возврат неизрасходованных наличных денег;

- бухгалтерские операции по расчетам с подотчетным лицом Отчет о проделанной работе в командировке. Утверждение и отражение в Журнале-ордере №7 по кредиту субсчета 372 "Расчеты с подотчетными лицами" авансового отчета подотчетного лица.

Полный расчет с подотчетным лицом по авансовому отчету и в связи с этим оформление приходного (на возврат неиспользованных денежных средств) или расходного (на покрытие произведенного и признанного перерасхода денежных средств подотчетным лицом) кассового ордера.

Отражение осуществлённых операций бухгалтерскими проводками с занесением их в Главную книгу

Денежный аванс - это денежная сумма в национальной или иностранной валюте, выданная подотчетному лицу в счет предстоящих платежей за выполненные работы, оказанные услуги, на покупку ценностей, покрытие затрат по командировке. Как правило, денежный аванс составляет 100 % от величины предстоящих платежей. Однако возможен и другой вариант - выполнение задания подотчетным лицом, а затем расчет с ним предприятия на основании авансового отчета. (Эти варианты и их комбинации рассмотрим в следующих уроках.)

Выдача денежного аванса под отчет может осуществляться из следующих источников:

- из кассы предприятия, при этом возможны два варианта:

а) выдача наличных денежных средств из кассы предприятия за счет остатка в кассе или поступившей выручки;

б) выдача наличных денежных средств из кассы предприятия за счет полученных кассиром по чеку денежных средств с текущего счета предприятия в банке на командировочные расходы в национальной или иностранной валюте, хозяйственные нужды, закупку сельскохозяйственной продукции, закупку товаров, оплату услуг и выполненных работ;

- по денежному чеку с текущего или валютного счета в учреждении банка; при этом в бланк денежного чека заносятся паспортные данные подотчетного лица как получателя денежных средств по чеку;

- денежным (почтовым или телеграфным) переводом через учреждение связи в место нахождения подотчетного лица;

- с помощью гарантированного платежного поручения через банк

Отметим, что три последних источника, т.е. получение средств исключительно из учреждений банка, предусмотрены для предприятий, имеющих налоговую задолженность (п. 4.5 Порядка №21).

Из кассы предприятия подотчетному лицу в соответствии с распоряжением руководителя может выдаваться денежный аванс только на указанные в распоряжении цели (возможен вариант выдачи аванса одновременно для решения производственных вопросов предприятия и на командировочные расходы, если это предусмотрено руководителем).

Выдача наличных денег из кассы предполагает два варианта: с использованием расходного кассового ордера и выдачу по ведомости. В случае оформления кассиром расходного кассового ордера, в нем указывается цель, на достижение которой выдаются наличные деньги подотчетному лицу (командировка, приобретение ценностей и т.п.). Если на документе - приложении к расходному ордеру (приказ, распоряжение, расчет и т.д.) есть разрешительная подпись руководителя, на расходном кассовом ордере его подпись не обязательна. Этот вариант чаще используется при разовых выплатах подотчетным лицам.

Второй вариант - это выдача средств под отчет, на служебные командировки по платежно-расчетным (платежным) ведомостям, без оформления кассовых ордеров.

Выдача средств лицам, которые отсутствуют в списочном составе (совместители, исполнители трудовых договоров (контрактов), члены органов управления и др.) может осуществляться или по расходным кассовым ордерам на каждого такого работника или по отдельной ведомости. Порядок устанавливается руководителем предприятия.

Неиспользованные суммы наличных, выданные под отчет на хозяйственные нужды (п.7 Порядка №21), должны быть возвращены подотчетным лицом в кассу предприятия не позже следующего дня после их выдачи. Возврат оформляется приходным кассовым ордером.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета данного отчетного лица по ранее выданным под отчет суммам. Факт наличия задолженности подотчетного лица устанавливается бухгалтерией.